執業以來，經常被問到：存證信函要怎麼寫？有存證信函的範本嗎？寄存證信函的流程？如果對方拒收存證信函怎麼辦？存證信函無人招領、被退回，還有效嗎？收到存證信函怎麼辦？一定要回應嗎？
因此，決定寫篇文章幫大家解答以上各種疑惑。
圖：存證信函樣式
首先，先來了解存證信函是什麼？有什麼效力？什麼時候應該要寄存證信函？寄存證信函時，需要準備一式三份，採用雙掛號寄出，其中一份寄件人自己留存、一份會留在郵局、最後一份寄給收件人，日後要是發生訴訟，寄件人就可以透過存證信函上的寄信日和內容，作為其已將特定內容告知收件人的證據。因此，所謂存證信函，就是將雙方間的溝通過程作為證據保存的文書。
法律上沒有規定存證信函具有特別的效力。只是寄件人選擇用存證信函正式告知，通常已經預見將來可能採取進一步的法律行動，準備拿存證信函當作證據，所以存證信函經常帶有警告的意味。要是收到存證信函，千萬不要直接忽略，建議依存證信函的內容進行必要的回應。
什麼情況下，會需要寄存證信函呢？
原則上沒有任何的限制，只要希望寄件人藉由存證信函達到警告、或保存告知的證據的目的，都可以寄存證信函。常見的情況，像是：
(1)限期要求對方履行義務、出面協商或一定的作為（例如最近高端疫苗對於媒體近日報導其產線像家庭代工，高端疫苗就發存證信函要求該媒體網路新聞立刻更正並下架該不實報導）；
(2)向對方提出請求（例如請求還款、給付貨款）或行使權利（例如解除契約）；
(3)通知對方已經完成某項特定事物（例如通知已為對方辦理提存）等。
存證信函怎麼寫？
一.格式方面：
可以到郵局臨櫃購買存證信函的紙張，直接手寫；
也可以在郵局網站下載存證信函檔案，以電腦打字完成。
二.內容方面，主要注意以下原則：
- 明確特定存證信函所涉及的事項（例如：究竟是針對哪一筆借款、哪一個專案）
- 清楚、完整地表達己方訴求（例如：希望對方在何時、完成什麼事）
- 內容精簡、注意用字遣詞，切勿寫出對自己不利的內容。
因為自己寄出的存證信函，也可以被對方拿來作為證據使用，所以得要特別注意內容，針對必要事項加以說明即可，避免長篇大論，以免將來拿存證信函作為反駁自己或攻擊自己的證據，反倒成為訴訟上的弱點。
三.存證信函有範本嗎？照抄範本好嗎？
網路上雖然有很多存證信函的範本，但除非案例事實完全相同，否則不建議直接照抄範本內容。畢竟雙方走到要寄發存證信函／收到存證信函的地步，後續很可能產生訴訟，那麼最好事前推演後續可能的發展情形、評估雙方的訴訟資源，通盤擬定訴訟策略，再決定實際撰寫的方向、內容和寄出的時點。
另外，存證信函將來可能作為證據使用（不論是作為己方或被對方作為證據），所以不但需要謹慎選擇用詞，保護好自己，也可以透過寄發存證信函誘導對方回應、設法取得更多資訊或證據，進一步調整後續的訴訟策略。因此，建議和律師充分討論後，再委由律師援引相關的法條、證據，撰寫完善的存證信函會比較好。
四. 存證信函怎麼寄？
- 份數：
依照收件人數，再加上寄件人留存的１份、郵局存證１份。
舉例：若收件人３人（正本收件人１人、副本收件２人），則總共準備５份。 - 蓋章：
寄件人要在存證信函首頁右上角蓋章（法人要蓋大小章）。若存證信還有兩頁以上，每一頁之間蓋上騎縫章。 - 寄交：
郵寄前可以先準備好信封（一般信封即可、每一個收件人一個信封）。向郵局窗口表示要寄存證信函，等窗口核對數份存證信函的內容都相同、登記好存證號碼後，就可以裝進信封裡，稍後郵局會以「掛號附回執」的方式寄出。 - 收件地址：
最好同時寄送收件人的戶籍地址和通訊地址。 - 費用：
(1)存證信函本身的費用：
存證信函的費用第一頁50元，續頁每頁或附件則是每張30元。
(2)郵資：
根據信件重量和地區不同（註：存證信函也可以寄送到國外）。
(1)+(2)就是寄存證信函的費用了。
五. 保存好回執卡：
等郵局把存證信函寄給收件人，郵局會將回執寄回寄件人。寄件人要把掛號回執收好，將來可以作為對方已經收到存證信函的證明。
六. 郵局會保留存證信函多久？
郵件處理規則第 34 條第 2 項規定，自交寄日起，由郵局保存３年，期滿後銷燬之。在郵局保存期限內，寄件人得交驗原執據，申請查閱留存在郵局的存證信函副本（郵務營業規章第117條)。
存證信函被退回怎麼辦？
完整保留遭退回的存證信函，不要拆封。郵局會在退回信件的信封上蓋印並註記退件的理由（例如：查無此人、遷移不明、地址欠詳、查無此址拒、收等）。
- 【查無此人、遷移不明、地址欠詳、查無此址】：
若無法查到收件人的正確收受地址，則可以把被退回的存證信函作為「應送達處所不明」的證明，向法院聲請公示送達。 - 【收件人拒收存證信函】：
法院實務見解認為信件既然處於對方可以支配的範圍、對方隨時可以接受，則應該認為信件內容已經送達而發生效力，不會因為收件人故意不收而有所影響（參考資料：最高法院86年度台抗字第628號裁定）。
不僅如此，通常在訴訟上會把拒收存證信函的行為，作為收件人惡意逃避或避不出面的佐證，影響法官的心證。 - 【因逾期招領而退回】：
最高法院延續前述「信件已經進入收件人的支配範圍，收件人可以隨時了解內容的狀態」的理論，認為：
原則上，當招領通知單貼在收件人的住居所或營業地址時，可以合理期待收件人會前往郵局領取信件，處於收件人可以隨時了解內容的狀態，所以應該讓寄件人的意思表示發生效力（即便收寄人沒有實際領回信件、甚至信件因為逾期招領而遭退回），以免收件人刻意逾期前往郵局領取信件，刻意讓信件無法送達。
例外在收件人可以證明客觀上有不能領取郵件之正當事由時，才會不發生送達的效果。
結論：收到招領通知時，別以為不去領就沒事了。當招領通知貼上的那一刻，法院原則上就當作收件人已經收到信了，所以要記得時常收信、收到招領通知，要趕緊到郵局領回信件呀！
（參考資料－最高法院109年度台上大字第908號裁定新聞稿：
民法第 95 條第 1 項關於非對話意思表示之生效時點，係採達到主義。所謂達到，係指意思表示已進入相對人之支配範圍，置於相對人隨時可以了解其內容之客觀狀態。掛號郵件招領通知單雖非表徵意思表示之郵件本身，惟依郵件處理規則第 50 條第 1 項規定，可知掛號郵件通知招領前，必經郵務機關按址投遞而無法投遞，始製作招領通知單通知招領郵件，如該招領通知單經置於相對人之住居所或營業所，依一般社會觀念，可期待相對人受通知後，於郵局營業時間前往領取郵件，該郵件自斯時起進入相對人之支配範圍，置於相對人可隨時了解內容之狀態，應認表意人之意思表示已到達相對人而發生效力，不以相對人實際領取郵件為必要，亦與該郵件事後是否經招領逾期退回無涉，並可避免相對人以任意性行為左右非對話意思表示效力之發生時點。惟基於相對人並非掛號郵件之發動者，其如能證明受招領通知時客觀上有不能領取郵件之正當事由，自不在此限，以兼顧其權益。）
收到存證信函怎麼辦？一定要回應嗎？有回覆期限嗎？可以不理會存證信函嗎？
雖說存證信函只是寄件人的主張，收件人並沒有回應的義務，即便置之不理，不會違法，也不會有罰則。但收到的存證信函內容若與事實不符，不予理會、未予以反駁／澄清，將來訴訟時，便可能會被對方指控是惡意逃避或默認存證信函的內容，影響法官的心證，所以如果收到存證信函，建議及時回應比較妥當。
至於回應的格式不拘，要使用一般書信、電子郵件或通訊軟體都可以，但考量雙方既然有可能發生訴訟，將來可能得上法院釐清事實、解決紛爭，建議同樣以存證信函回覆、留存證據會比較合適。
（本文最後更新日期：2021/6/28）
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