EP.05 | 公文的處理流程與簽辦方式

閱讀時間約 1 分鐘
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啟稟聖上,卑職略說公文的處理流程與簽辦方式,請鈞參。
機關收發單位接獲公文,不論是紙本或電子公文,經由專人分文經辦單位後,即由經辦單位判斷後續處理方式。
處理方式首先確認是否需要發文,倘需發文則判斷發文種類為何,並決定簽辦方式,分三種如下:
  1. 以稿代簽:寫稿不寫簽,處理一般案情簡單或例行承轉之案件。
  2. 簽稿併陳:簽與稿一起陳報,屬於文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述案件,或依法准駁但案情特殊須加說明之案件,或是須限時辦發不及先行請示之案件。
  3. 先簽後稿:最為謹慎,先簽請同意後,再擬稿發文,用於處理屬於政策性或重大興革案件、牽涉較廣且會商未獲結論案件、擬提決策會議討論案件、重要人事案件、及其他性質重要必須先行簽請核定案件。

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無需發文,則只簽不稿,有三種簽辦方式如下:
  1. 大簽:應按「主旨」、「說明」、「擬辦」3 段式辦理。
  2. 小簽(簡簽便簽角簽):凡案情較簡單或對來文之處理案件,以條列式或敘述式簽辦處理意見。
  3. 小簽(簽稿會核單):凡簽擬意見需會簽較多單位表示意見時使用。
(趁著聖上還沒打嗑睡前,趕快拿出今日特別準備的法寶,嘿嘿!!)

為利聖上明瞭整體公文處理流程,卑職特地製作流程圖如下:
在地球學到的懶人包圖示法派上用場了
(看到我精心製作的流程圖,吾皇果然眼睛一亮,好久沒看到聖上這麼有精神了,正所謂文不如表,表不如圖啊。)
以上即為公文處理的流程及相關簽辦方式,謹呈明鑒,卑職告退。
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公文怎麼寫,讓卑職提供一點微小的建議。
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啟稟聖上,卑職略說撰擬公文前的基本認知,請鈞參。 公文為處理公務案件溝通聯繫的重要工具,溝通意見首重讓對方迅速讀懂,因此文采辭藻非其重點,祇要合乎公文程式,讓大家意見傳達無誤即可,在撰擬前先思考行文原則、原因、依據、目的、立場與布局。
啟稟聖上,卑職略說公文製作的基本原則,請鈞參。 公文製作目的是為處理公務案件,並非自由發揮的文學創作,應避免長篇大論、重複累贅,也不宜過度講求辭藻華麗,造成艱深難懂、詰屈聱牙,應以「簡單明瞭」、「清楚達意」為主,才能確實達成公務上的目的。
啟稟聖上,卑職略說「公文」的種類與功能,請鈞參。 稱公文者,謂處理公務之文書,分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」6種。
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