如何用 Notion 管理專題分頁?

2021/12/27閱讀時間約 8 分鐘
最近在臉書分享的 Notion 貼文又開始有人在按讚(神奇的演算法),為了感謝大家的這一年來的支持,想要在年末的時候教大家一些我常用的 Notion 小技巧!
這篇教學有很多設定是在先前的兩篇文章有非常詳細地講解過的,所以這篇文章會省越大部分的步驟,以講解概念為主。如果對 Notion 還不太熟悉的話,可以先到以下兩篇文章參觀後再回來唷!

🙋‍♀️:「專題分頁是什麼?」
👩‍🏫:「在方格子上幫文章分類的一個小東西

這次就一邊示範我平時如何建造模板,順便一邊整理我方格子上的文章!
有方格子帳號的孩紙們,可以一起動手做!
文章一如往常地冗長,歡迎各位善用左方的章節跳來跳去。
那麼我們開始囉

整理文章

❶(DATABASE)建立收納用的資料庫

詳細設定方式可以參考:初學者也能輕鬆打造網美牆
首先先新增兩個 DATABASE
  • 上面新增一個「專題管理」的資料庫
  • 下面新增一個「文章管理」的資料庫
專題管理的部分,可以先將你目前有的專題都新增好,文章管理的部分就先依照上圖新增好你可能會用到的 Properties

❷(Relation)建立關聯資料庫

在上方新增一個 Relation 的 Property 跟下方的資料庫做連動。
詳細設定方式可以參考:初學者也能輕鬆打造進度條
小 Tips:
你可以在「文章管理」的資料庫裡頭新增一個「文章管理」的關聯資料庫,選擇上方的「Create a new property」當你有在文章內引用其他文章時就可以一目瞭然。
資料庫內會互相關聯

❸(Save to Notion)用網頁擷取工具匯入文章

使用 chrome 的人可以先去安裝一個超讚的擴充功能「Save to Notion」,未來想要儲存網頁的時候也可以用得到的超強大工具。
如果沒辦法使用 Save to Notion 的人也不要慌張,可以使用 Notion Web Clipper ,其他細項用手動輸入。Notion Web Clipper ,其他細項用手動輸入。Notion Web Clipper ,其他細項用手動輸入。
下載好擴充功能之後,點選右上角的那個紙飛機就會出現 Save to Notion 的管理介面,點選下方的「Add New Form」就可以為匯入文章做詳細的設定。
依照以上步驟新增 Field
儲存設定後就可以正式進入匯出文章的部分啦!
點選剛剛做好的「文章管理」後,依序選擇你要將文章放入的專題,以及這個文章有設定的 Tags,他就會被漂亮的整理到你剛剛建立好的資料庫裡,因為剛才有設定關聯資料庫(Relation),所以兩個資料庫會被同時更新。
因為是示範所以沒有把全部的 Tags 新增進去
文章全數匯入完之後會長這樣,覺得項目內容換行看起來會太冗可以把右下角的「Wrap cells」關起來。

❹(Rollup)計算專題內有多少文章

在上方的專題管理資料庫新增一個 Rolloup , 依序設定好關聯資料庫後,最後選擇「Count all」,就可以看到那個專題內有多少文章。

❺(Hide)把不需要顯示的欄位隱藏起來

❻(Formula)計算關鍵字數

方格子文章的關鍵字(Tags)一次最多只能貼 8 個,所以在整理文章分類的時候可以用這個來算 Tag 是否還夠用。因為公式用到了還有一些我沒有搞得很懂的部分,所以大家可以直接複製貼上使用!
if(length(prop("Tags")) > 0, length(replaceAll(prop("Tags"), "[^,]", "")) + 1, 0)
記得欄位名稱要設定為「Tags」才可以直接複製貼上使用,可以先將算式代入後再重新更換成你原本想要設定的名稱。
舉手發問,知道的請留言告訴我🥺
想知道 replaceAll(prop("Tags"), "[^,]", "") 裡頭的 "[^,]" 代表什麼意思?
測半天好像有點懂又好像沒有很懂(搔頭)

感謝網友 Notion Your College 解惑!!
詳細回覆在這一則貼文的留言處,社團內真的一堆高手的說(〃v〃)

中場休息


整理專題分頁

❶(Filter)將不同專題的文章分開

點選 DATABASE 左上方的「Add a view」將不同專題的文章用 Filter 做篩選
若點開你設定好的 view 選擇最下方的 Duplicate 就可以將複製剛剛的設定
更改 view 的名稱
再更改 Filter 即可
最後再新增一個未加入出版專題的 view 就大功告成啦!
會這樣整理是因為想俯視專題內所有文章,方便思考未來可以怎麼做分類。

❷(Tags)重新思考出版專題分頁

有鑒於我之前的 Tags 真的是太雜亂無章,所以打算直接砍掉重練,慶幸拖更的我只有 22 文章需要整理。當然,這邊只是方便你管理 Tags 一個可以讓你沙盤推演的地方,全部想好之後還是要到文章裡頭重新下 Tags ,還有去出版專題裡頭設定專題分頁需要用的標籤。設定方式請左轉參考 ▷ 專題分頁是什麼?
若想要一次貼多個標籤的話可以全選後,選擇「Edit property」一次編輯某一個 欄位。
在專題管理處新增一個 Notion tips 的 view 後開始想未來想要有哪些專題分頁。

❸(contains)符合條件時自動打勾勾

接著就是常常會令人覺得神奇的部分,首先先新增一個 Formula 並且將欄位名稱取為你想要設定的專題分頁名稱。
然後填上下面這行的算式
contains(porp("Tags"), "初學者")
意思為:若 Tags 的欄位中包含「初學者」三個字的話請打勾。
然後 Notion 就會乖乖幫你打勾
接著把專題管理的的初學者欄位改成 Rollup
依照以下的樣子做設定後,資料庫就會自動計算出這個專題內有多少文章有被使用過這個 Tag,也就是說可以知道這個專題分頁中有多少文章。
其他專題也是依照同樣的步驟做設定,以後只要你替文章下好關鍵字,上面就會幫你計算每個專題分頁有幾篇文章。(我通常都會把會自動打勾勾欄位隱藏起來)
文章太少看起來沒魄力QQ

❹(or)符合其中一個條件就打勾勾

如果你的專題分頁中的 Tag 設定很多的話可以使用 or 只要條件中的 Tag 有出現過,那一欄就會被自動打勾勾。
文章太少看起來沒魄力QQ
條件A=contains(prop("Tags"), "書籍")
條件B=contains(prop("Tags"), "百分比")
or(條件A,條件B)
or(contains(prop("Tags"), "書籍"), contains(prop("Tags"), "百分比"))
若 Tags 的欄位中包含「書籍」「百分比」的話就會被打勾。

重點總結

  • 擷取網頁的時候可以用 Save to Notion
  • 計算總共用了幾個 Tag 的話用
if(length(prop("Tags")) > 0, length(replaceAll(prop("Tags"), "[^,]", "")) + 1, 0)
  • 滿足某個條件下時被打勾的話,用 contains
  • 滿足其中一個條件下時被打勾的話,用 contains + or

一開始想做一個模板出來,但是怎麼想都覺得做不出一個大家都可以通用的格式,畢竟大家專題的管理方式不同,所以決定把這個機會讓給各位練習~
相信各位只要照著以上步驟,沒事的時候一步一步自己做看看,做成功之後就你就摸透了 60% 的 Notion 了。
依照慣例(也才第六篇wwww),只要有人看不懂提出疑問的話,我會把內文補齊,希望這篇文章最後會變成大家都可以看得懂的樣子💪
結果這篇寫完之後沒力氣整理自己的文章跟專題了QQ
贊助支持創作者,成為他繼續創作的動力吧!
數字的八、注音的ㄦ、力氣的力,或是你也可以叫我「 ハルカ」。 一個在日本出生,台灣長大的台日混血兒。 一個開口閉口就 Notion、人類圖的怪人。 一個技能樹亂點,找不到專長的傻勇者。 一個愛讀書的生活白痴,努力學習成為聰明的勇者。
一個愛寫Formula的文組人,當初爬文爬得很辛苦,希望可以把自己學會的Notion小技巧分享給各位新手們。 大家一起蓋資料庫蓋起來~
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