美業經營趨勢 — 如何挑選適合的線上預約系統？
閱讀時間約 11 分鐘
當競爭對手都在嘗試透過數位轉型，研究新的科技並努力節省時間及員工成本，而您仍還安於現狀感到滿足？無論是事業剛起步或業績持續成長，身為美業經營者的你，是時候該考慮導入線上預約系統來管理預約排程，這不僅能幫助您在營運初期節省人力成本，隨著業務擴張，在使用系統化管理的情況下，更能有效的掌握整體的營運績效，以漸漸朝著經營目標前進。
線上預約系統可為美業經營者帶來什麼好處？
若您仍對導入預約排程管理系統持觀望態度，讓我們將透過以下資訊，讓您快速了解潛在的優勢：
- 簡化管理流程
- 更專注為客戶提供服務
- 減少預約衝突（影響品牌形象）
- 提昇預約出席率（降低業績損失）
- 24 小時自動化接單 — 消費者想約就約，無需私訊或致電
- 搭配行銷功能，如：提供加購升級選項，以提昇收入
明確定義什麼是您需要的預約系統
您理想中的預約網頁所具備的功能有什麼？您希望預約系統能為您做什麼？您的客戶來源、營運規模、員工數量以及提供的服務類型為何？
若無法定義需求，將難以找到適合的預約系統。
市面上有許多不同性質的預約系統，有些預約系統甚至專注在經營美業市場，但您在試用後會發現，有些廠商滿足了您 80% 的需求，但您最需要的功能卻沒有，或者是該廠商支援您最需要的功能，可是卻無法彈性自訂品牌視覺等。因此，在一開始就先清楚知道「需要的」及「必要的」預約功能，將幫助您更快速找到適合的線上預約系統。
預約系統最低需求 — 缺一不可
SimplyBook.me 累積超過十年以上的預約排程管理經驗，不僅每月處理過百萬的預約訂單，也協助數以萬計的美業品牌導入預約系統，以下將分享我們認為所有預約系統都需具備的「基本」預約功能及服務，如果您在測試系統時沒有下列功能，我們也建議您可以不用將該系統放在考慮名單中。
24 小時自動接單
至少 40% 的客戶會在非營業時間預約服務
這也代表若在休息時間沒有安排員工接單，您將錯過 40% 的潛在業績！以身體 Spa 為例，客戶往往是在睡前保養時段或早上起床身體感到僵硬時，意識到該預約按摩紓壓，但當客戶想到預約時，您是否能第一時間回覆確認客戶的需求呢？
因此，線上預約系統最最最基本的功能，絕對是 24 小時自動接單，無論是否有員工能接聽電話或回覆私訊，系統都能自動顯示「可預約時段」給潛在客戶。另外，透過導入線上預約系統，您甚至可以減少每日接聽電話時間，也無需安排額外人力回覆客戶，不僅讓工作更有效率，也能降低溝通成本！
自動提醒通知
在傳統的預約流程中，當客戶預約完成後，店家還須安排人力致電或傳訊息提醒客戶記得來店，這個工作流程不但瑣碎，還非常沒有效率。
大多數預約系統都會提供「自動提醒通知」功能，針對每筆預約，透過電子郵件或簡訊，發送提醒通知給公司（經營者）、被預約的員工及客戶。除了預約成功通知外，一般還會包含：預約提醒、預約取消提醒和預約重新排程提醒等，以讓主顧雙方隨時掌握最新的預約狀態。
線上預約網站
對於美業來說，雖然社群平台仍是主要與消費者溝通的管道，但以預約網站做為品牌線上門面及導流最終站，並匯集潛在搜尋流量，將會是數位經營的首選方式。
而預約網站除了要有專業度及美感外，還須具備可客製性，讓您可以上傳品牌 Logo、主視覺及自訂網頁色系，才能讓預約網頁呈現與品牌調性更相近的風格，帶給客戶一致的消費體驗。
社群平台整合
如先前提到的，社群媒體絕對是美業觸及新客或是與熟客維繫關係的橋樑，因此，若能在其中置入預約按鈕或是連結，將有效降低客戶的預約門檻，目前 SimplyBook.me 也有與 Facebook、Instagram、Google 地圖 及 LINE 官方帳號 完成整合串接，讓您可以打通所有數位行銷管道，引導消費者用最直覺的方式完成線上預約。
簡單易用好上手
如果預約系統介面，在使用起來對您或員工甚至是客戶來說，都不直覺且友善，那麼就算它提供再棒的功能，都於事無補。從後台管理介面來說，以員工的角度來使用時，若系統操作複雜，則您將浪費時間來提供員工更多的教育訓練。
而如果是從前台預約頁面來說，如果預約流程不順暢，導致客戶在預約時失去耐心，則您也將會失去該筆訂單，間接造成業績流失。因此，預約系統的功能可以完善，但您一定要期待該系統在員工或客戶使用時，一定要直覺簡單，才能成為您長期經營的重要數位工具！
客服支援團隊
透過有效管理排程、服務資源等，線上預約系統將成為您經營中的支柱。但在您有使用問題需要協助時，具備客戶服務團隊的預約系統廠商，將幫助您更快釐清並解決疑難雜症！
因此，在挑選線上預約系統時，不妨與系統廠商安排線上諮詢，同時試著與他們的客服團隊互動，將客戶服務品質當做選擇預約系統的依據。另外，您也可以到 GetApp、G2 或 Trustpilot 等第三方軟體評價網站，查看其他用戶的使用評論。
價格合理、物超所值
預約系統價格絕對是在比較不同系統時的重要指標，但除了價格之外，您也可以考慮每個系統的價格與提供的功能是否符合心中期望。我們也建議您在功能需求都符合的情況下，選擇有「免費版」的系統做為第一優先，在不花費額外預算下，教育並培養消費者線上預約的習慣，待一切都上軌道時，再升級至其他方案，也會是不錯的選項。
營運至下個階段所需要的 — 進階功能
除了必備的預約功能外，隨著業務發展，如：開分店，您可能也會需要其他實用功能，而這些功能不僅是管理預約排程，更有機會幫助您提昇業績或優化營運流程。
管理類功能
- 員工管理：當員工數量變多，除了考量到排休、特休或病假外，您需要考量的是如何安排每位員工的班表，並最大化工作效益。
- 帳務管理：在預約流程中，線上付款已成為消費者主要支付方式之一，透過系統化管理，有效追蹤預約訂單及款項，同時記錄線下消費的收款資訊，將可以幫助您掌握所有消費軌跡。
- 設備管理：美業預約比起其他產業更為複雜，除了要管理「供應者」的排程之外，也需要因應既有「設備」來設定可預約時段，如：店內有 6 個員工，但只有 5 個設備可以單獨位消費者服務，則同時段預約上限僅能設定為 5 來避免設備不夠的狀況發生。
- 與第三方工具整合：雖然大部分的預約系統都沒有「直接」與其他軟體做整合，但您仍可以挑選有串接 Zapier 或 Integrately 的廠商，來幫助您「間接」完成軟體間的資料同步。
- 雙向同步 Google 行事曆：員工可串接個人行事曆，將公事與私事的排程同步，避免消費者預約到私人時間，同時也可直接在 Google 行事曆中查看預約排程。
行銷推廣類功能
- 禮物卡＆優惠序號：可針對節慶時事，或新推出的服務，提供消費者限時的優惠序號，以提升預約率。
- 點數回饋機制：針對不同的服務項目，設定點數回饋額度，吸引客戶預約累積點數，提昇再訪率。
- 加值升級選項：讓消費者在預約流程中，可挑選是否要升級或延長時數，以提升每筆預約客單價。
- 組合套票功能：建立買十送一或滿 5,000 打九折的套票，引導消費者一次預約購買多堂課程，提昇業績。
完整的報表
客戶預約資料就是您的數位資產！
任何一個預約系統，都應該透過視覺化的報表，讓您了解業務發展狀況，如：您可以查看熱門的服務項目、受歡迎的員工，以及消費者常用的付款方式等。另外，也應該允許您下載所有預約數據！
在您下載完整的預約資訊後，您可以透過資料分析，找到消費者的預約習慣並與他們做更進一步的客戶關係管理，此外，您也可以利用這些資料來投放再行銷廣告，分享更多品牌資訊，刺激消費者回訪。
連鎖品牌大型企業需要的相關功能
如果您已經有多間門店，或是朝著這個方向努力中，則我們也將為您推薦幾個您可以考慮的相關功能。
員工和客戶專屬的 App
在人手一機的時代中，讓員工透過 App 管理預約，或是讓客戶透過 App 完成預約都會是值得考慮的方向。
- 員工端 App：可接收預約通知、查看每日預約排程、建立新的預約記錄，甚至是用 App 掃碼幫客戶簽到等。
- 客戶端 App：查看預約記錄、預約新的服務、編輯個人資訊或瀏覽品牌最新消息等。
跨門店管理
在不同分店的營運模式中，每個分店提供的服務項目及員工資訊皆不同，總部需要的是一站式的管理方式，除了確保分店與分店之間，無法查看彼此的資料外，還需要能夠同時管理多個分店的預約資訊，並針對員工及服務項目分別設定的功能，最重要的是，還要能查看每個門市的客戶預約記錄。
API 整合
當您經營的美業品牌到達一定規模後，除了預約系統提供的模組化功能外，您可能也會有額外的客製化需求，而透過 API 的串接，讓您可以針對比較特殊的需要，彈性開發出屬於自己的預約系統。
現在起，為您的品牌挑選適合的線上預約系統
到目前為止，相信您已經按照現在的營運階段，決定了需要的功能，我們也來快速瀏覽您該如何挑選預約系統：
- 清楚定義需要的預約系統及使用系統目標
- 確定預算，但要確認該系統具備靈活性
- Google 相關的工具並測試功能是否符合需求
- 整理並列出各家廠商的功能
而在確認系統費用及服務品質後，我們也建議您選擇可與您的品牌「一起成長」的預約系統，舉例來說：
- 若您現在只有一間工作室，當然不需要分店管理功能，因此在挑選系統時，該功能可能沒這麼重要。但是當您的品牌業績成長，進入到下個營運階段時，若選定的預約系統沒有「彈性」的功能與您「一起成長」，那麼您將面臨更換系統的陣痛期，對於您與客戶來說，都不是好事。
當然，每個經營者都希望按部就班前進，而 SimplyBook.me 能提供的就是可隨時升級的方案，無論任何經營規模的美業品牌，都能找到最適合的版本，且在未來需要更多管理或行銷功能時，也可以無痛啟用。
最後，也不要忽略數據安全！客戶透過系統預約服務，將個人資料交給了您，您就有責任保護客戶的資料安全性！SimplyBook.me 通過 ISO 27001 國際資訊安全管理系統認證 並符合 GDPR 最嚴格的個資法規範，我們絕對是最重視資料安全性預約系統廠商！
仍透過紙本管理訂單？數位轉型就是現在！
讓 SimplyBook.me 的顧問幫助您！我們提供完整的系統諮詢服務，將根據您的品牌使用需求，協助您導入預約排程管理工具，有效且聰明的管理預約，將節省下來的時間，都投入在優化服務品質，為客戶提供更好的服務體驗！
SimplyBook.me 提供最完整的線上預約系統，就算沒有程式基礎，也能打造專屬預約系統。然而，數位的世界變化非常快，別讓競爭對手搶得預約線上化的先機，立即到 SimplyBook.me 註冊，免費試用最完整的功能。SimplyBook.me 提供專人顧問諮詢，若有任何操作問題，歡迎來信至 [email protected] 或是私訊 SimplyBook.me 粉絲專頁，將有專人為您提供客製化的服務。
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