怎麼在Salesforce新增無期限的定期定額紀錄?

更新於 發佈於 閱讀時間約 5 分鐘


不論是每月捐款100元、每年捐款100元,還是每月捐款100元但只捐12期,這些都可以叫做定期定額。本質上定期定額就是一筆筆交易紀錄。

為了方便資料管理,將一群有規律地機會(交易紀錄)集結,並貼上標籤。標籤上描述著這群機會的規律,例如機會之間相隔一個月、金額都是100元等等。

這個標籤就是Recurring Donation物件在做的事情。

e.g 每月15號YiHsuan捐款5元的交易紀錄,都歸在「YiHsuan_NT$5月繳_定期」這個RecurringDonation中。

Recurring Donation可以記錄什麼資訊?

在Recurring Donation中有許多欄位,比如我們可以記錄捐款者幾號開始捐款、捐款頻率、捐款日期、捐款金額、總共繳了幾期等等。

每一個Recurring Donation會關聯一堆交易紀錄(Opportunities機會),這些機會包含未來預期要捐的,或是已經捐款成功、捐款失敗的。

Recurring Donation關聯的Opportunities

Recurring Donation關聯的Opportunities

圖片解釋
1:屬於「YiHsuan_NT$5月繳_定期」Recurring Donation的Opportunities。
2:Opportunities包含已捐款成功的(Closed Won)、未來預計要捐的(Pledged)Opportunities。

日常情境中,我們只需要在定期定額一開始建立Recurring Donation(當然!需要設定好定期定額的開始日期、頻率、金額等等),salesforce會在儲存Recurring Donation的那一刻自動生成未來所有的機會(交易紀錄)。

因此往後捐款者實際捐款成功時,只需要機會的階段改為Closed Won,就完成資料紀錄了。

但有個問題是如果是無限期的定期定額,salesforce會自動生成多少筆機會呢?

定期定額有分無限期,也有有限期(比如只捐款一年)。我們希望系統不要生成無限筆紀錄,另外也希望系統要生成正確、特定的期數。

要滿足以上需求,需要使用到Recurring Donation中「Open Ended Status」欄位。


Open Ended Status怎麼設定?

Open ended status有三種選項:

  • Open:無限生成新的期數
  • None:生成指定的期數
  • Closed:關掉定期定額

Open 無限期捐款

新增recurring donation,設定金額、頻率並選擇“open”。

Recurring Donation Open status

Recurring Donation Open status

儲存後系統只會自動生成未來n個月內的機會,每過一個月,系統會自動再往後生成下一個月的機會,也就能達成無限期捐款的需求。

n值會由NPSP Settings中的Opportunities Forecast Months欄位決定。

if n=12,salesforce會讓recurring donations維持有未來12個月的交易紀錄。每過一個月,系統會自動往後生成一個月機會。
Opportunities Forecast Months

Opportunities Forecast Months

小心!機會擁有者被停用(deactivate)時,就不會往後自動生成新的機會!

若真的不小心因為停用的使用者而停止生成機會,解決方式是轉移機會給啟用的使用者,再refresh opportunity一次,就會出現新的機會了。


None 有限期捐款、分期付款

設定金額、頻率、期數並選擇“None”。

Schedule Type
- Multiply By:機會每期金額=RecurringDonation的Amount
- Divide By:機會每期金額=RecurringDonation.Amount除以Number of Planned Installments
Recurring Donation None status

Recurring Donation None status

12期有限期定期定額

12期有限期定期定額


← 點選儲存後,就會看見出現未來指定數量的機會









Closed 取消定期定額

當捐款者取消定期定額、不再捐款時,將recurring donation的status調為Closed。

調整成Closed後,所有未交易的機會(Pledged)都會轉成Closed Lost,代表失去捐款。此動作不可逆,調整前務必確認。

一般來說,取消定期定額除了將recurring donation調整成Closed外,還會填寫「訂單取消時間」以及「退款/狀態更新原因」欄位。以確保往後分析捐款流失原因時可以有足夠的數據。


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YI-HSUAN的沙龍
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Salesforce功能強大,但有時候要閱讀大量的資料才能知道自己下一步要如何操作,社群也幾乎是英文語系社群。有時候在想如果中文社群中有人可以分享他的經驗,我就會輕鬆很多了!於是這個專題就誕生了!
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