Salesforce如何控制誰能編輯什麼紀錄―(1)

CRM系統重要的功能之一就是存取權設定，控制不同使用者可以看到或編輯的內容。客戶敏感資料不是所有Salesforce使用者都能觀看，甚至隨意編輯的。

Salesforce有哪些存取權設定呢？

Salesforce可初步分為三種層級存取權設定：

1. 物件存取 ― 控制使用者可以閱讀、編輯、建立或刪除哪些物件
2. 欄位存取 ― 控制使用者可以閱讀或編輯物件中哪些欄位
3. 記錄存取 ― 控制使用者可以閱讀或編輯哪些人的紀錄

我自己會將物件存取、欄位存取比擬成『能力』，記錄存取比擬為『資源多寡』。

有點抽象，什麼意思呢？

回想在學生時期繳交的word報告，我們對於自己的報告有創建、閱讀、編輯、刪除的 “能力”（因為我們有word軟體！）。
但對於同學的報告呢？正常來說儘管有word軟體也無法閱讀或編輯同學的報告（因為同學沒有公開他的報告！），除非老師想要同學彼此欣賞作品，可能就會授予其他同學報告的唯讀權限。

Salesforce中也是如此運作，有能力操作紀錄跟可以看見哪些紀錄是兩回事。

物件存取、記錄存取設定是如何搭配的呢？

Salesforce『物件存取』可以設定基本四種“能力”：閱讀、編輯、建立、刪除物件

『記錄存取』則是可設定三種權限層級：

• 公共閱讀/編輯 ― 可以閱讀、編輯任何人的紀錄
• 公共閱讀 ― 可以閱讀任何人的紀錄
• 私人 ― 只能閱讀自己擁有的紀錄

兩種設定搭配起來的結果就會如下表：

＊第4個組合：有閱讀與編輯能力，但對其他人紀錄僅有閱讀的權限，因此無法編輯他人的紀錄。
＊第5個組合：僅有閱讀能力，所以就算對其他人的紀錄有編輯的權限也無法編輯。

比如希望所有人都可以觀看公司內的交易紀錄（機會物件），但僅能編輯自己的交易紀錄。那麼就可以將『機會』物件設定成“公共讀”，使用者則設定可以閱讀、編輯（、創建、刪除）『機會』。

總之，管理員目標就是讓每個使用者拿到合適的存取權，讓紀錄被合法地編輯或閱讀。

註：『記錄存取』這裡討論的是Organization-Wide Default，還有非常多有關紀錄存取的設定，例如：SharingRules、RoleHierarchy、RestrictionRules等，這些設定會共同決定使用者的紀錄存取權限。

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