五招試算表的整理收納術!

閱讀時間約 4 分鐘
這次想跟大家分享五招讓工作表更好用的收納整理術,分別是群組、隱藏欄列、凍結欄列、調整欄高列高、還有合併儲存格。這些都是簡單、好上手的功能,如果你想讓你的工作表更有條理、方便操作,不妨可以看看這五招唷~
二話不說,馬上來瞧瞧!

群組

群組可以讓你把連續的幾欄或幾列組在一起,用按鈕折疊跟展開。
像是下圖這樣,把欄組在一起:
以欄的群組做示範。
把幾個列組在一起也當然可以的:
製作這樣的群組也很簡單!先把你想要設為群組的欄或列選起來(這邊以欄做示範):
再來在目錄的「查看」>「群組」:
就會看到「將第 ..... 分組」的選項(依你選擇的範圍,這邊的 ..... 會出現不同的顯示),這邊就把它點下去:
你就會看到上面出現一個「減」的按鈕、還有一條長線,那個就是群組了!
你可以在群組上點右鍵,你會看到一些選項:
  • 收合欄群組:把現在的欄群組收起來。
  • 移除群組:把現在的欄群組移除掉。
  • 展開所有欄群組:如果你的工作表內有多個群組,按這個會把它們全部展開。
  • 收合所有欄群組:如果你的工作表內有多個群組,按這個會把它們全部收起來。
  • 將 +/- 按鈕移至右側:點下去之後,會發現:
欸?說好的按鈕咧?按鈕疑似是飛到右邊看不見了,怎麼辦?
這個是試算表有點沒交代清楚的地方,我們原本的群組是從左邊開始、把右手邊的欄並在一起做群組,但只要點了這個之後,就會代表整個欄之後的群組都是以右邊開始,收納左邊的欄位:
那麼如果你的群組是設計在列上面,右鍵的功能也是一樣的,只是套用在列上面唷!

隱藏欄列

隱藏也是個可以把欄或列收納起來的功能:
像是上圖,我們看不到 D 欄跟 E 欄,看到 C 欄跟 F 欄中間有個「◀︎▶︎」的符號。只要點了這個,就可以把隱藏的欄點開來:
至於設定的方法,也很簡單!先把你想要隱藏的欄或列選起來:
在選取的狀態時,在範圍上面點右鍵,點選「隱藏 ...」:
這樣就會隱藏起來了!列也當然是可以隱藏的,歡迎試試看!

凍結

「凍結」功能則是可以幫你固定住前N欄或前N列,讓你的試算表在滾動的時候,還是可以看到你固定住的內容:
你可以到之前分享過的「凍結!固定標題列、標題欄」去瞧瞧怎麼設定,也很簡單的!

調整欄寬、列高

再來是調整欄寬和列高,可以稍稍改變表格的外觀:
假如我們想要調整 A 欄的寬度好了。你可以把滑鼠移到工作表最上方字母 A 的右邊,會看到一個「➡︎」的符號:
按左鍵,你就可以拖拉,決定欄的寬度了:
如果要讓 Google 試算表自動調整寬度,你可以在剛剛有「➡︎」的時候點兩次左鍵:
如果想要一次自動調整,你也可以把全部的欄(或列)選起來,在任何一個可以出現「➡︎」的地方點兩下:
最後是如果想要有固定寬度的欄寬、或是固定高度的列高,你可以這麼做:
  • 在想要調整的欄那邊,畫面上方的字母上點右鍵、點「調整欄的大小」。
    (如果想調整的是列,是畫面左方的數字上點右鍵):
會跳出這個視窗:
你就可以在下面的文字欄位輸入你想要的寬度。單位是像素,數字越大越寬(或越高)。如果想要教給試算表自己調整,就點選「根據資料內容調整大小」。
上面的示範雖然都是欄的設定,列也都是一樣的步驟唷!

合併儲存格

最後是合併儲存格:
你會看到 A2、A3、A4 被合併成一格,資訊看起來更清晰了一點。
不過要注意的是,視覺面來看,合併儲存格看起來的確是把儲存格合起來了,但資料面來看,其實合併儲存格只有左上角的那一格才有資料!我們用簡單的「=」來驗證一下,首先先看看「=A2」會出現什麼:
試算表順利讀到了 A2 的資料了。但如果是「=A3」:
這邊卻顯示一片空白。A4 也是一樣的結果:
所以如果要用函式參照這樣的合併儲存格,建議寫它的原本左上角那一格的位置比較好。
要合併儲存格也很容易!先把要合併的儲存格選起來:
在試算表視窗的工具列,選在「田」的符號右邊的這個符號:
就可以合併了:

今天的文章就到這邊!試著用這些技巧,讓你的試算表更有組織、更好用吧。
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