撰寫日期：2022.05.17 作者：FAHAHA｜翁順法
製作簡報的過程，常需要透過表格來呈現資訊。在PowerPoint中，製作表格很方便，但若只是單純貼上表格資料，往往讓聽眾難以掌握重點。
如何凸顯重點又不過於花俏呢？如何提升表格的質感和清晰度呢？魔鬼藏在細節裡。這篇文章要來跟大家分享製作表格的五大重點。這五點不難，卻能幫助你快速提升表格的質感，讓聽眾能快速看懂重點，大幅提升簡報溝通的效率。
這五個重點分別是：
- 目的的釐清
- 內文的對齊
- 元素的精簡
- 重點的凸顯
- 細節的優化
準備好讓你的表格快速升級了嗎？那我們開始吧！
重點一：目的的釐清
製作表格的第一件事，就是要了解你想透過這張表格做什麼。
通常我們製作表格有個目的：彙整資訊、傳遞洞見。
第一種：彙整資料
彙整資料就是在搜集大量分散的資料後，把重要的項目放入表格之中，讓聽眾透過閱讀表格，掌握整體的狀況。
通常這類型的表格比較適用於閱讀型的簡報，也就是讓聽眾自行閱讀的情境。比如：常見的檢驗值、客戶佔比與營收占比。
這樣的表格重視資料完整性，目的是幫助讀者節省資料搜集與整理的時間。
不過第一種類型的表格，不太適合用在表達型的簡報。如果你上台只是照著表格上面的內容唸，為什麼還需要你上台說呢？還不如發資料讓聽眾自行閱讀就好。
講者上台簡報的目的，是要幫助聽眾用更短的時間了解重點、記憶內容、進行決策。
因此，表格的第二個目的是傳遞洞見。
第二種：傳遞洞見
傳遞洞見的意思是，你告訴聽眾從表格的資料中可以讀出什麼訊息，能引發哪些有意義的思考或是具體行動。
比如說：整理完各類藥物的治療成功率與副作用後，你建議某疾病應使用哪一種藥物最佳；又或者你分析完店家目前的會員客戶與營收占比，然後建議採取什麼行銷手段或經營方向。
這就是有意義的思考或具體的行動，而非只是單純的呈現資料。
如果是第二種傳遞洞見的目的，有兩個優化方向提供。
第一，可以刪除不必要的比較欄位，讓資訊重點更加聚焦；第二，可以思考投影片是否能用其他圖表，如：長條圖、橫條圖、折線圖等呈現，讓你的結論、洞見更佳顯而易見，容易理解。
重點二：內文的對齊
第二個重點，是關於表格內文的對齊。好的對齊，能夠讓畫面更加協調好看。
怎麼對齊比較好看呢？《避開99%的簡報地雷》這本書提供兩個建議，給大家參考：
- 橫向比較表格文字靠左、數字靠右；
- 縱向比較表格除項目欄，其餘置中對齊
除了以上兩個建議，還有一個細節跟大家分享，那就是要讓表格內的文字置中，這樣整體看起來會更美觀。（PowerPoint預設為靠上）
實際上調整的步驟：
- 點選表格
- 選擇版面配置
- 調整文字對齊方式
重點三：元素的精簡
在好的簡報設計中，每個設計元素都有它的意義。表格的第三個重點，是去除不必要的裝飾，讓聽眾把有限注意力放在真正的重點之中。
要精簡的部分有三個方向：線條、顏色、數字。我們逐一解釋。
第一，線條的精簡
通常我們可以去除表格的外框、不必要的欄線，讓留下來的線條有視覺引導的效果。
比如橫向比較的表格，留下最後比較欄的線條；縱向比較的表格，就可以留下左側項目欄的線條。
第二，色塊的精簡
當你從PowerPoint插入一個全新表格，預設範本是深淺藍色交疊的表格。
但是當表格項目較少時，色塊反而容易被誤解成凸顯的重點。
我自己的製作習慣不會使用交疊的色塊，而沒有並不會影響表格的閱讀，反而會讓表格變得簡約舒適。
另外，如果使用交替的色塊應該避免顏色過於鮮豔，才不會讓表格難以閱讀。
第三，數字的精簡
有時候表格內的數字太大，會讓表格看起來非常複雜，這時候只要稍微調整一下單位，就能讓表格看起來簡單好讀許多。
比如說把「人」、「元」變成「千人」、「千元」。
重點四：重點的凸顯
第三個重點我們談了如何精簡表格，第四個我們要進一步聊如何強化重點。
常見的方式有以下四種：改顏色、加外框、刷淡字、填網底。
只要能夠掌握這四個方法，並恰當的運用，就可以做出還不錯表格。
重點五：細節的優化
魔鬼藏在細節裡。因此最後來分享一下表格製作的細節。
有兩個提醒：專業術語說明、千分位隔號。
第一，專業術語的說明。
如果你簡報的對象有跨部門、跨職位，那麼就要注意表格上是否有聽眾可能看不懂的名詞，並貼心的附上說明。
第二，千分位分隔。
什麼是千分位的分隔？比如：1000，你就可以把它標示為1,000。這樣做可以幫助聽眾快更快了解數值的大小，以便比較。
以上兩件事，就是表格優化的細節。
細節優化，是貼心的表現，往往也是判斷一個人能力的標準。
總結
這篇文章，談了五個讓表格優化的重點，分別是：目的的釐清、內文的對齊、元素的精簡、重點的強調、細節的優化。
這五件事你看起來或許會覺得很簡單、沒什麼特別，卻是讓聽眾快速看懂表格的關鍵，也是基本功。
做好紮實的基本功，聽眾才能一看就懂，溝通的效率也會提升。
希望這篇文章對你有幫助！
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