生活中的待辦事項應該如何管理？
2023/05/25閱讀時間約 5 分鐘
什麼是待辦事項
要想弄清一件事情怎麼去做，首先，我們得知道，它的明確定義，也就是，先確定好是什麼（WHAT），再去確定怎麼做（HOW）。
待辦事項，顧名思義，即為準備去做的事情，具有以下2個明顯的特點：
- 能落地——能夠直接指導行動；
- 有明確的截止或執行時間節點。
首先，我們聊下第二個特點，明確的截止或執行時間。
明確的截止時間，比如這週末前要完成狗糧的採購，明天晚上之前要把方案給到同事，今年要累計跑步100km等等，這些目標、項目或待辦事項都是有非常明確的截止時間，但是它們不會對你真正做事情的時間作出限制，所以它們只強調「完成」，不強調「執行」；
而明確的執行時間，比如今晚要和同事開會，明天早上要搶票等等，這些待辦都是對事情執行的時間有嚴格的要求，錯過這個時間，事情的完成度就會受到嚴重阻礙，所以它們只強調「執行」，不強調「完成」。
但只是擁有第二個特點的事物，並不會就是待辦事項，比如上文提到的【今年要累計跑步100km】，還有【今年內產品上線】等等，其實這些都屬於「目標」，因為它無法直接指導行動。
而能夠指導行動的標準則是：當你看到該待辦後，直接就能知道著手去做啥，而不再需要進行層層拆解，進而去指導落地行動，這就是待辦的第一個特點——能落地。
比如，我告訴你今年要累計跑步100km，總不能從告訴你的那一刻起，你就開始跑步，直到跑完100km，直接就完成這項待辦。
所以，具有上述2個特點的事物，才能稱之為待辦事項。
回憶一下你之前的待辦事項，是不是也符合類似特點呢？
為什麼要管理待辦事項
為什麼要進行待辦事項的管理，主要有兩大原因：非常重要、難以管理。
待辦事項非常重要
人生由【目標】【項目】【待辦】多維度構成，所以，若待辦沒有進行高效的管理；那麼，就會導致落地行動無法準確有效；那麼，你的各種項目完成情況也會受到影響；再往深一層，你的短期目標實現也會受到影響，更深遠的話，你的人生長期目標與價值實現也會被影響。
所以，為什麼強調從小事做起，因為持續的小事才能逐漸向更高維度產生影響，進而推進你的項目完成，你的目標實現。m
待辦事項多而雜，難以管理
回憶一下你每天的生活，從早上睜眼到晚上睡覺前，每天需要做多少事情？其中有多少瑣碎的小事？有多少重要的任務？每天你又會遺漏掉多少事情？有多少事情的完成是不滿意的？
然而，正是因為缺乏系統的管理，才會導致上述問題的發生。
待辦事項的管理方法論
先講分類，再講管理，知道了待辦事項有哪些種類，我們才能對不同的種類進行針對性的管理，實現真正的高效率生活。
首先，我們將待辦事項分為三類：
- 人生重要項目中拆解而來的主要任務：完成主要任務，那麼就能表明該項目已完成；
- 人生重要項目相關的小事：與重要項目相關，但非主要任務的事情，比如開會、修改文檔等等；
- 生活中瑣碎的小事：拿快遞、買貓糧等必要的小事。
至於為什麼要這麼分類，因為生活中所有落地的事情，都能夠被包含在上述類別裡面。
接下來舉一個例子進行說明，我是一個斜槓青年，近期工作上的主要任務是完成XX產品功能的上線，但是工作之外還有小紅書需要運營，裡面會涉及到內容的運營規劃，和小夥伴開會討論視覺設計；除此之外，我在生活中，可能還要定期給貓買貓糧，拿快遞等等。
所以對於我來說，需要做的事情按照以上三個維度可以拆分為：
- 項目中拆解而來的主要任務
- XX產品功能上線的五個任務：產品設計文檔定稿、界面設計定稿、開發任務、測試任務、上線後的數據分析報告產出。
- 小紅書運營的任務：
2. 項目相關的小事
- 與小夥伴討論小紅書的視覺設計；
- XX產品功能上線相關的會議、協調、進度跟蹤等事項。
3. 生活中瑣碎的小事
- 買貓糧、拿快遞、買水果、存錢等瑣碎小事。
而對待辦事項的管理，則需要分為不同視角去對3類待辦進行管理，任務視角與小事視角：
1. 主要任務的跟蹤
對待辦中屬於「**重要項目中拆解而來的主要任務**」類的事項，進行持續跟蹤，每日每周關注進度，有任何問題都需要及時解決。
每日跟蹤主要是看當前的任務是否在正常推進中，遇到什麼問題，需要怎樣去解決；
每周的跟蹤則是用更高的視角看待任務，需要聯繫到該任務對應的項目，考慮該項目的上下游任務，看是否需要進行時間、資源安排上的調整。
2. 小事的計劃
對待辦任務中屬於「**重要項目相關的小事**」「**生活中瑣碎的小事**」類的事項，則直接進行 todo list 的記錄，安排其優先級，做事順序，通常來說小事分這麼幾類：
- 現在這個時刻，突然想起來要做的事情，如果評估時長小於5分鐘，那麼請立即去做；
- 生活中瑣碎的小事安排，比如開會、訂餐、取快遞等等，這部分更多屬於「提醒類」「預約類」事項，到時間點做完就行；
- 今日的工作安排，比如最近我某一個任務是【產出xx功能需求文檔】，那麼我這幾天的待辦可能就會有完成xx功能競品調研、與xx部門溝通功能相關事項、產出用戶調研文檔等等，而這些事項因為基本都是一天內就能完成的，所以需要用優先級進行排序，指導每日的行動計劃。
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