生活中的待辦事項應該如何管理?

閱讀時間約 5 分鐘
每天都這麼多待辦,應該如何處理呢?

什麼是待辦事項

要想弄清一件事情怎麼去做,首先,我們得知道,它的明確定義,也就是,先確定好是什麼(WHAT),再去確定怎麼做(HOW)。
待辦事項,顧名思義,即為準備去做的事情,具有以下2個明顯的特點:
  • 能落地——能夠直接指導行動;
  • 有明確的截止或執行時間節點。
首先,我們聊下第二個特點,明確的截止或執行時間。
明確的截止時間,比如這週末前要完成狗糧的採購,明天晚上之前要把方案給到同事,今年要累計跑步100km等等,這些目標、項目或待辦事項都是有非常明確的截止時間,但是它們不會對你真正做事情的時間作出限制,所以它們只強調「完成」,不強調「執行」;
而明確的執行時間,比如今晚要和同事開會,明天早上要搶票等等,這些待辦都是對事情執行的時間有嚴格的要求,錯過這個時間,事情的完成度就會受到嚴重阻礙,所以它們只強調「執行」,不強調「完成」。
但只是擁有第二個特點的事物,並不會就是待辦事項,比如上文提到的【今年要累計跑步100km】,還有【今年內產品上線】等等,其實這些都屬於「目標」,因為它無法直接指導行動。
而能夠指導行動的標準則是:當你看到該待辦後,直接就能知道著手去做啥,而不再需要進行層層拆解,進而去指導落地行動,這就是待辦的第一個特點——能落地。
比如,我告訴你今年要累計跑步100km,總不能從告訴你的那一刻起,你就開始跑步,直到跑完100km,直接就完成這項待辦。
所以,具有上述2個特點的事物,才能稱之為待辦事項。
回憶一下你之前的待辦事項,是不是也符合類似特點呢?

為什麼要管理待辦事項

為什麼要進行待辦事項的管理,主要有兩大原因:非常重要、難以管理。

待辦事項非常重要

人生由【目標】【項目】【待辦】多維度構成,所以,若待辦沒有進行高效的管理;那麼,就會導致落地行動無法準確有效;那麼,你的各種項目完成情況也會受到影響;再往深一層,你的短期目標實現也會受到影響,更深遠的話,你的人生長期目標與價值實現也會被影響。
所以,為什麼強調從小事做起,
因為持續的小事才能逐漸向更高維度產生影響,
進而推進你的項目完成,你的目標實現。m
日常待辦如何影響人生目標

待辦事項多而雜,難以管理

回憶一下你每天的生活,從早上睜眼到晚上睡覺前,每天需要做多少事情?其中有多少瑣碎的小事?有多少重要的任務?每天你又會遺漏掉多少事情?有多少事情的完成是不滿意的?
然而,正是因為缺乏系統的管理,才會導致上述問題的發生。

待辦事項的管理方法論

管理待辦的方法論
先講分類,再講管理,知道了待辦事項有哪些種類,我們才能對不同的種類進行針對性的管理,實現真正的高效率生活。
首先,我們將待辦事項分為三類:
  • 人生重要項目中拆解而來的主要任務:完成主要任務,那麼就能表明該項目已完成;
  • 人生重要項目相關的小事:與重要項目相關,但非主要任務的事情,比如開會、修改文檔等等;
  • 生活中瑣碎的小事:拿快遞、買貓糧等必要的小事。
至於為什麼要這麼分類,因為生活中所有落地的事情,都能夠被包含在上述類別裡面。
接下來舉一個例子進行說明,我是一個斜槓青年,近期工作上的主要任務是完成XX產品功能的上線,但是工作之外還有小紅書需要運營,裡面會涉及到內容的運營規劃,和小夥伴開會討論視覺設計;除此之外,我在生活中,可能還要定期給貓買貓糧,拿快遞等等。
所以對於我來說,需要做的事情按照以上三個維度可以拆分為:
  1. 項目中拆解而來的主要任務
  • XX產品功能上線的五個任務:產品設計文檔定稿、界面設計定稿、開發任務、測試任務、上線後的數據分析報告產出。
  • 小紅書運營的任務:
2. 項目相關的小事
  • 與小夥伴討論小紅書的視覺設計;
  • XX產品功能上線相關的會議、協調、進度跟蹤等事項。
3. 生活中瑣碎的小事
  • 買貓糧、拿快遞、買水果、存錢等瑣碎小事。
而對待辦事項的管理,則需要分為不同視角去對3類待辦進行管理,任務視角與小事視角:
用Notion搭建的待辦處理系統
1. 主要任務的跟蹤
對待辦中屬於「**重要項目中拆解而來的主要任務**」類的事項,進行持續跟蹤,每日每周關注進度,有任何問題都需要及時解決。
每日跟蹤主要是看當前的任務是否在正常推進中,遇到什麼問題,需要怎樣去解決;
每周的跟蹤則是用更高的視角看待任務,需要聯繫到該任務對應的項目,考慮該項目的上下游任務,看是否需要進行時間、資源安排上的調整。
2. 小事的計劃
對待辦任務中屬於「**重要項目相關的小事**」「**生活中瑣碎的小事**」類的事項,則直接進行 todo list 的記錄,安排其優先級,做事順序,通常來說小事分這麼幾類:
  • 現在這個時刻,突然想起來要做的事情,如果評估時長小於5分鐘,那麼請立即去做;
  • 生活中瑣碎的小事安排,比如開會、訂餐、取快遞等等,這部分更多屬於「提醒類」「預約類」事項,到時間點做完就行;
  • 今日的工作安排,比如最近我某一個任務是【產出xx功能需求文檔】,那麼我這幾天的待辦可能就會有完成xx功能競品調研、與xx部門溝通功能相關事項、產出用戶調研文檔等等,而這些事項因為基本都是一天內就能完成的,所以需要用優先級進行排序,指導每日的行動計劃。
這是我自己的小事管理系統
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