《用3小時完成一天的事：成功率100%的時間分配術》
閱讀時間約 3 分鐘
摘要
受眾：無法有效分配時間的人
難易度：🌟
推薦度：🌟🌟🌟🌟🌟
引言
為什麼要學時間管理？時間管理很難學嗎？有被 Deadline 追趕的經驗嗎？總感覺事情來不及做？有就對了，這說明時間管理的能力還需要提升！看下去吧，你會感覺「原來時間管理也可以這麼簡單」。
Appointment VS Task
Appointment 是指定時間內的工作，例如會議。Task 則是指可以自由分配時間的工作，例如有一份報告需要在這個月尾提交。
我們可以用行事曆應用程式來編排計劃，例如筆者就是用 Apple 內置的行事曆。上面為 Task（All day event），下面為 Appointment。
以下是一個例子：Meeting 和 Gym 的時間是定好的，Project A 的工作則是可以自由分配時間的。
如果前往 Appointment 需要時間的話，記得善用路程時間和提示時間。
三個步驟建立計劃
- Plan：每當有新的事情，馬上記下來，這樣就不會忘記了，也可以很大幅度清空大腦一部分的「記憶體」。
- See：養成瀏覽行程的習慣，每當記下一個行程或者完成一個 Task 之後，瀏覽一下這個星期、下個星期的行程，確保工作量在你的掌控之中，當你發現工作真的太多，請務必拒絕別人再新增工作給你，還有可以委派自己的工作給其他人。
- Do：每當完成 Task 之後，劃掉或者打勾那一個 Task，筆者在行事曆中建立了一個綠色的日曆—— Done，每當有工作完成之後，就會把那個工作轉成 Done 的狀態。這樣就可以一目了然知道哪些工作還沒完成，如果不想看到已經完成的工作，還可以展開左邊頁面，取消勾選 Done 的日曆。
步驟化工作
有兩種方法可以步驟化工作：
- 倒推法：從完成品倒推每一個前置條件，再將這些步驟列入行事曆中。這個比較多是前後關聯性高的項目。
- 清單分類法：分類並列出細項，然後為細項設立 Deadline，將這些細項加入行事曆中。這個比較多是大且繁瑣的項目。
長期專案
如果有一些長期計劃需要制定，那可以用專案地圖（Project Map）。如下圖：
Week/Project 學習攝影 學習游泳 閱讀《有升有息》 Week 1 學習使用 Lightroom 學會蛙式 看一個章節 Week 2 外出拍攝一次 看兩個章節 Week 3 學會自由式 看一個章節
遇到比較忙的星期，就可以將工作量挪到下個星期（學會錯開高峰期），總之不要讓自己極度忙，這樣只會什麼都做不好。
行動目標 VS 成果目標
行動目標就是以「做了多少」來衡量的，例如一星期游泳兩次。
成果目標則是以「做到多少」來衡量的，例如一百米蛙式游進 1:40。
筆者提到這兩者的目的是，這個社會更注重結果，當你發現你的計劃成果不好的時候，記得改變計劃，否則無論花了多少時間，達成了多少行動目標，也是徒勞。
結語
時間分配是一個越來越重要的技能，當你不會時間分配，又怎樣有時間投資自己呢？
想要成就偉大的目標，你需要的是計畫，以及不太夠的時間。 Albert Einstein
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第四步驟 :建立自己的任務管理系統
白話一點說，任務管理系統 = To Do List
說實話，我一直以為自己的工作內容算是單純，沒有特別想過要使用To Do List，後來拆解每天的代辦事項之後，驚覺於公、於私，每天超過30項代辦事項，但是神(ㄓㄨ)腦(ㄊㄡˊ)如我，想靠著好記性去記憶所有事情
拖延並非個性或能力的缺陷，而是一種情緒調節的策略。
了解原因並使用本文的三個策略，即可有效地管理時間並完成目標。
You just do what you gotta do and know when to do it意思就是你做你該做的事，你在什麼時候該做什麼事，你就去做那件事就對了，這其實就是時間精力管理，搭配心流狀態的工作方式，就是一個很有效的時間管理法則。
在工作和生活中，常常有許多待辦事項等著我們去執行，有時候會覺得我們像無頭蒼蠅一樣瞎忙，但時間管理的四象限提供了我們一個辨別要做的事情的方法
時間管理的四象限
1.急事：重要緊急
如應酬、開會、即將截止的工作等
2.要事：重要不緊急
如看書、運動、學英文、培養興趣技能等
3.雜事：不重要緊
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