數位生活|用Notion管理每日日程 (附免費模板)

更新於 發佈於 閱讀時間約 5 分鐘
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新年新開始,不知道大家都用什麼方式來整理每天的代辦事項呢?
手帳本?手機備忘錄?日程管理APP?
或是和我一樣使用Notion來進行計畫呢 (๑•̀ㅂ•́)و✧


這篇想分享我愛用的Notion月/日計畫模板,在經過2-3年的磨合之後,慢慢調整到了順手又喜歡的模樣,將會介紹三種模板,可以從旁邊目錄點選有興趣的模板直接跳轉呦。



一、Weekly plan 週計畫

首先是周計劃的第一層資料庫,一年共有52個子頁,我用2023年剛結束的資料庫來做展示:

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這層主要會展示兩種表格:

  1. 每周一句:關於我每周學習到的一句話或是一個感想。
  2. 最好的時光:這裡會放一張照片總結一周最美好的時光,以Gallery的方式呈現,未來想回憶一整年發生什麼事時,直接點選這個表單,會出現52張最好的時光照片,在回顧一年的時候非常幸福(´▽`ʃ♡ƪ)"
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接下來是第二層周計畫模板,是我最常用的模板之一,建議一邊參考模板並繼續閱讀我的使用方式,這套模板主要分為三個大分類:


中期目標、每日習慣追蹤、任務管理

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排在周計畫上半部的是每日習慣追蹤、中長期計畫及任務管理我們的瀏覽視線是由上而下,排在表單的上方是為了在每次打開表單時,都確認一次是否有未安排的日程。

  • Daily check : 是記錄每日習慣的頁面,在此頁面已設定只會顯示當天的表單,只要在滑下來的同時順手勾選就可以完成當日紀錄。詳細的總表請看第二點『習慣追蹤』的介紹。
  • Monthly plan : 這區塊是月計畫,會填寫暫時性的當月計畫,
    重要的事件會安排到任務管理,例如: 洗牙預約,在確定行程後就會列入任務管理。
    若是較為輕鬆的事件,不需在任務管理中記錄,則會保留在此處,在安排當周計畫時作為參考。例如:1/30 XXX生日、1/12 足療 等等
  • Task list : 這是所有任務的資料庫,詳細介紹可見 第三點的『任務資料庫管理』。在周計畫的頁面中,我設定兩種瀏覽方式:當週任務以及當月任務,所有到期日在這週或這個月,並且未完成的任務會列出,若任務完成,勾選完成列的check box就會消失在此頁面,這是為了提醒我自己在到期日前確認所有任務都已完成(臨時抱佛腳也不用怕


一周行程安排、周目標

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接下來進入第二階段『Weekly plan』,日期是每次新增表單時重新填寫的,灰色代表一般工作日,紅色是節假日。

表單第一列我用insert block設計了三個快捷按鈕,搭配上方的任務管理及月計劃使用,在確認需要安排的任務及行程之後,可以分別使用這三個按鈕插入適合的行程規劃。

  • 『To-do』會增加一個check box,適用於必須確認是否完成的任務,例如:便利商店取貨、處理保單問題等等。
  • 『murmur』會增加一個灰色字的bulleted list,適用於各類型的小提醒。因為我平時習慣自己帶便當上班,在週末時我會預先安排隔一週的菜單,在繁忙的平日晚上就能快速地找到方向、準備食材備餐。因為有時候我也會記錄當天心情,所以才用murmur來作為按鈕名稱(*´艸`*)
  • 『Date』會增加一個黃色底的文字框,適用於當日提醒及含有時間段的行程。在我的習慣裡,黃色代表和朋友有關、藍色代表工作、綠色代表運動計畫、紅色則是重要提醒,會預設為黃色是因為目前和朋友有關的事件較多(跪求天使客人賜予我案件),可以依個人習慣自由更改。

使用的情境就像是,我從任務清單中看到了將在這禮拜五到期的『繳電話費』,我點選『To-do』增加一個check box,填寫為『繳電話費』,拖曳至禮拜三或四,任務完成後就勾選已完成。(當然也可以在任務清單看到馬上就用手機繳掉啦,我只是舉例(*’ー’*))


筆記頁

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最後是筆記頁,存放一些這週的靈感、草稿和有興趣的議題或食譜,經過整理之後會存放到各自的素材庫,就像是筆記本的空白頁一樣,可以任意使用。


二、Habit Tracking 習慣追蹤

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Habit Tracking (習慣追蹤)的表單非常簡單,已設定模板為每日自動新增,填寫適合希望建立的習慣,使用月曆模式即可檢視當月達成狀況,也可以利用此模板做讀書計畫追蹤學習狀況。


三、Task list 任務資料庫

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最後是 Task list 任務資料庫管理,最一開始的模板是從網路下載的,已經不太記得是從哪裡得到這套模板 (如果有人知道再麻煩告訴我,會立即補上出處),我刪減了一些比較複雜的內容,改成日常輕便的任務管理清單,共有三種瀏覽方式:總表、未完成任務、已完成任務。

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任務類別設定了 7 種:生活、家人、伴侶、學習、個人工作、朋友、財務,可以依自己生活需求自由增減,之後再設定任務的所需要的能量、重要性及急迫程度,零碎的時間可以透過能量來篩選出低耗能的任務逐一完成,而需要較多心力才可以完成的任務,則可以在看到任務清單時,點選check box,安排多日完成、或是保留一段時間來完成。


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週計畫和任務管理都非常適合用手機開啟,我習慣在電腦上安排日程,完成後在手機上勾選check box,如有突然需要安排的事情透過手機新增任務也非常方便,會先選擇新增在任務清單或是To-do清單下,等有空安排時再從To-do清單拖曳至週計畫中。




以上完畢,上方目錄和下方的連結都可以領取模板。

第一次寫這類需要圖文說明的文章,解釋得有些吃力,終於理解為何許多介紹Notion的使用者會用影片和動圖來呈現,但我的技能點數還沒點到影片編輯上 p´Д`q

希望各位看官不要嫌棄,如果真的有看不懂文字的地方,複製模板回去玩玩看也可以,感謝大家的閱讀。


模板領取區(♡˙︶˙♡)




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Rose | 生活的留白練習 的沙龍
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因為開始練習「留白」而改變生活的30+女子。 正職上班族,副業整理師。 生活小記|飲食風格|整理工作|閱讀心得|個人成長
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