【文創漫談】程式設計的系統分析

系統的分析與規劃

在談到程式設計時，首要的是進行系統的分析與規劃。程式設計的起點通常是系統分析與規劃，這涉及到如何分析和設計系統的大原則和方向。為了達到預期效果，重要的是擁有對產業的清晰邏輯認識和深入了解。

進行深入了解

了解公司型態

進行公司訪談

有效進行公司訪談是一項極為重要的工作，特別是對於那些不常見的作業型態，需要更詳細的訪談。透過訪談，我們能夠發現許多與一般作業不同的模式，例如主要使用者所需的表單、Excel等資料。我們需要了解這些資料的功能、用途，以及它們如何產生效益，這些都是在系統設計階段能夠發揮效益的關鍵。

框架圖繪製

接著，框架圖成為重要的一環。框架圖是繪製公司整體作業流程的圖表，包括主要和附屬作業。大致上，公司通常都有標準的作業流程，例如詢價單、比價單、採購單、訂單、出貨單、進貨單、入庫單等。然而，同時也可能存在著許多不同的作業模式，例如實驗室記錄登錄，雖然它可能並不直接產生效益，但卻是公司生存的智慧財產。這種類型的資料同樣也相當重要，且不可或缺。透過框架圖，我們能夠更全面地理解整個公司的運作流程，為系統設計提供有價值的參考。

表單與使用者對應

瞭解了這些後，將整個流程圖規劃出來是相當重要的一步。確認表單與使用者對應，確認他們的工作都包含在流程中，這是瞭解如何進行系統設計工作的重要步驟。系統設計框架出來後，需要有對應的動作，即與所有使用者確認他們的工作流程是否都包含在內，並討論出這些工作流程的工作順序。應明確哪些工作在初期需要建構完成，哪些可以在第二階段上線，哪些是在試運行階段進行處理。這樣才能夠清晰區分輕重緩急。

半年以上的數據

完成了這些步驟，實際上已經完成了系統近乎50%的工作。在進行流程相關表單數據的設計時，最好能夠參考一個月到半年以上的數據，這樣更有助於設計的準確性。因為單一資料的使用容易發生與實際使用情境不符的問題，尤其是當需要臨時增加欄位時。這種情況可能對系統造成巨大影響，甚至導致系統崩潰，因此需謹慎處理。

表單與系統架構關聯性

在進行系統分析時，獲取超過一個月的數據是極為重要的，這能夠確保數據導入的可行性，避免屬性不相關聯的情況，即表單與系統架構之間的關聯性。例如，採購者的數據可能看似僅與採購有關，實際上卻隱含著特殊的含義，可能涉及到優惠設定以獲得更好的供應價格。這些數據是否應該納入系統中，需仔細考慮與廠商溝通。

表單整合確認串接

接著，理順的工作是畫出整個公司的作業流程，將相應的工作單位提供的表單整合，確認各部門之間如何串接。這包括明確指定每個工作的輸入、查核、驗證和保存單位等。這個動作實際上是對工廠作業流程進行合理化的討論，一旦合理化討論完成，就能減少部門之間重複工作的機會。透過電腦化的動作，能夠大幅減少人力成本並提高效率。資料的特性能夠形成雙方檢核的標準，使得資料更加可靠。因此，理順的工作是實現系統運作的高效性和準確性的關鍵步驟。

明確各方的責任

確保表單產生的時間與相對應的動作清晰明確，有助於明確各方的責任、權利和義務的歸屬，這將極大減少後續工作的瑣碎問題，並確保數據鏈結形成不會磨滅的證據。工作的改善不僅關乎工作內容，還牽涉到時間的掌控。在系統分析中，需要明確每一表單花費多長時間，平均耗用時間是多久，以及應該管控哪些事項，不應該管控哪些事項。這涉及到是否需要進一步改進流程，例如預留對接窗口是否是必要的。這些建議都需要在上下部門之間進行深入討論，查核表單上的信息是否顯示出流程的串接情況。

了解公司運作情況

透過這些系統分析，能夠全面了解整個公司的運作情況，這為未來的引進機器設備、使用資料庫和選擇程式設計語言等方面提供了基礎。這樣的分析有助於確定哪些工具和技術最適合單位和企業，以更有效地支持公司的運作。

外部系統的整合

最後，還需考慮外部系統的整合。外部系統大致可分為四大類，第一類是公司網站的自動化。這包括透過系統關聯性，使前端人員輸入的資料即時更新，以擴展企業內部資訊到對外的客戶服務或電商系統，從而提升效益。第二類是公司內部機械運作數據的導出與匯入，例如窯爐問度的監控與設定等等，也就是物聯網。第三類是供應商的對接窗口，通常供應商發送的表格必須與公司發出的表格相互對接，這樣可以減少錯誤並提高效率。第四類則對客戶，直接將相應客戶訂單轉換為公司內部系統，並產生關聯通知，可減少錯誤，提高效率。

完整系統整合

程式設計的系統分析，這不僅僅是整合商業軟件，還涉及將MIS、POS、CRM、ERP、CRM、SC這樣的系統整合。通過這樣的系統分析，能夠對企業的未來發展產生良好效益。這些操作不僅僅是為了當下，至少在未來五到十年內，不會有太大的變動，同時也確保新系統設計的效益能達到最佳水準。這些努力將確保公司系統的長期穩定運作，以促進企業的永續發展。