使用 Raycast 打造超級生產力（一）- 為什麼我們需要 Raycast？

2024/05/13閱讀時間約 8 分鐘

Raycast 舊版官網的介紹裡，描述自己是超級生產力（Supercharged Productivity）

前言

Raycast 是在 2020 年推出的一款 Mac 生產力工具，旨在提高使用 Mac 工作的效率，讓使用者可以更專注在核心的工作上。隨著時間發展，除了添加更多實用功能之外， Raycast 也變成一個生產力工具平台，開發者可以開發各種生產力工具的擴充與 Raycast 整合。 2023 年，Raycast 跟上 AI 潮流，整合了多樣的 AI 功能，進一步讓使用者能夠提高更多工作效率。

接下來的文章內容，主要說明在我們平常的工作流程中，生產力是如何被不必要的操作給降低的，了解工作效率降低的原因之後，就可以理解 Raycast 想要解決的生產力問題。關於 Raycast 的介紹與詳細體驗，則會在之後文章提到。

Benjamin Dada on Unsplash

哪些情境降低了我們的生產力？

在介紹如何使用 Raycast 之前，我們得先知道在一般使用電腦工作的流程裡，有哪些降低工作生產力的情境。

想像這個常見的場景，你正在電腦上用 Google Docs 上撰寫工作文件，忽然需要使用 Google 搜尋確認一些細節，所以你做了下面這些動作：

你的手從鍵盤上移到滑鼠；
移動游標到瀏覽器分頁（Tab）位置，新增一個新的分頁；
瀏覽器分頁展開，游標移動到搜尋框，點擊搜尋框；
你的手再次從滑鼠移動回鍵盤，敲擊輸入你要查詢的內容；
Google 搜尋頁面出現，你的手又一次移動到滑鼠，瀏覽並點擊了其中一個搜尋結果。

上面這個幾乎每天工作都在進行，看起來微不足道的流程，是怎麼對我們的工作效率產生影響？

Google Docs 與 Google 搜尋的介面佈局是有差異的，從 Google Docs 的編輯介面切換到 Google 搜尋頁面時，大腦需要花時間重新適應畫面，這是一種「情境切換」（Context Switching），對大腦來說是一種認知負擔的增加，長時間工作就有可能消耗專注力而導致效率降低。
Google Docs 與 Google 搜尋的操作方式也有差異，Google Docs 主要是鍵盤打字編輯，而 Google 搜尋則是滑鼠捲動與點擊佔據較多時間。從敲擊鍵盤到滑鼠移動，還有在鍵盤與滑鼠之間來回切換，這種操作工具的轉換與適應也是前面提到的「情境切換」，也會耗損我們的專注力。
除此之外，眼睛搜索畫面上瀏覽器頁籤以及搜尋框的位置，以及移動滑鼠游標的過程（我們可能都沒有意識到，移動滑鼠其實是需要計算移動方位與速度的，與鍵盤一致等速的操作並不相同），同樣會對大腦造成認知負擔，降低工作效率。

上述這些過程（適應介面、轉換操作、視覺搜索、游標移動），除了可預期的會增加時間外，更關鍵的是這些操作都有可能額外增加大腦認知負擔，長時間工作後消耗專注力，因此降低工作的生產力。

除此之外，從開始到最終工作目標之間進行的操作，都可能有其它干擾打斷原本的工作，阻礙我們進入心流的狀態，操作越多，就越容易分心。試著想想有多少次打開瀏覽器要進行 Google 搜尋時，卻看到之前沒關掉的社群網站分頁而忍不住瀏覽起來，就可以理解我們的大腦有多麼容易受到外在不相干事物干擾。

上述的 Google 搜尋情境較為單純，或許還不足以讓人意識到對生產力的消耗，讓我們來看一個較為複雜的情境：

你是一位軟體工程師，正在進行程式開發的時候，對於專案的任務需求有點疑慮，於是你到團隊的「專案進度管理工具」查看對應需求的任務內容，並在裡面找到跟這個任務關聯的專案需求文件連結（專案需求的細節整理在另一個「專案文件與資訊平台」的服務），平台裡面有更詳細的說明。你確認了自己的疑慮，並覺得有必要與 PM 討論，於是你透過「通訊程式」傳送了訊息給 PM 表達你的疑慮。

想像一下這一切可能要花多少力氣，你要打開一個新的「專案進度管理工具」瀏覽器分頁，通常針對不同專案，會有多個不同的任務看板，所以得先找到對應的看板，接著進入看板內搜尋任務名稱，或是透過滑鼠滾輪滾動頁面尋找任務。找到對應的任務之後，檢視任務內容，找到專案需求文件連結，跳轉到「專案文件與資訊平台」內的需求文件頁面，查看細節確認之後（記得複製需求文件頁面的連結，待會會用上），你切換到「通訊程式」（滑鼠點選，或是快捷鍵切換），搜尋你要傳送訊息的 PM，點選，打上一串訊息說明，然後貼上需求文件連結。如果你也想順便分享任務連結，還得再回到「專案進度管理工具」頁面複製，然後再回到「通訊程式」貼上。

這個過程中的步驟都有適應介面、轉換操作、視覺搜索、游標移動等等行為，每切換到不同工具，大腦就得「情境切換」，要花時間適應新的介面與操作方式，「專案進度管理工具」跟「通訊程式」是截然不同介面與操作方式，每當切換到另一個工具，就是一次的認知負擔，而在一天的工作時間內，你可能要在數十個工具服務間切換上百次甚至上千次。

事實上，有研究數據指出，平均在不同工具服務切換一次的時間成本大約是 2 秒，而一天會進行將近 1200 次的切換。

在上面描述的情境裡，可以看到使用了至少三種類型的工具：專案進度管理，例如 Jira、Asana 或 Trello；專案文件資訊平台，例如較為專業的 Confluence，或是使用 Notion、Google Docs 等來管理專案需求與開發文件等等；通訊程式，Microsoft Teams、Slack 等都是常見的團隊溝通工具。還有其他不在這個情境裡，但也被廣泛使用的各式工具服務，如視訊會議軟體（Google Meet、Zoom）、電子郵件、筆記軟體、簡報程式；各種職務專屬的工具，像是 UI/UX 設計師的設計軟體（例如 Figma）或是工程師的程式編輯器（例如 VSCode）與程式碼代管服務（例如 Github）等等；當然，還有各種方興未艾的 AI 工具們。

這些工具都是「生產力工具」，越來愈多現代化的公司使用這些工具來推進專案並打造產品。你能想像你究竟用了多少生產力工具嗎？它們確實讓我們在工作上帶來了許多方便，也更有利於團隊協作與管理。然而諷刺的是，我們得打開許多瀏覽器頁籤，或是使用不同的應用程式，這些工具彼此切換的過程中，反而不知不覺間降低了我們的工作效率。這些操作不僅消耗時間，降低了你在核心工作上的專注力，更可能讓你感到煩躁挫折，一整天工作下來，覺得自己忙得焦頭爛額，卻仍然一事無成。

對電腦工作者來說，數量眾多的瀏覽器分頁應該一點都不陌生。

如何避免生產力降低的情境？

要解決前述生產力降低的問題，有非常多的面向，如果以操作這些工具服務的角度來看，核心的概念是盡可能地減少不必要的操作（例如在使用 Google 搜尋的場景裡，真正核心的行為是輸入關鍵字與瀏覽，而新增瀏覽器分頁與尋找搜尋框或移動游標等都是不必要的操作），也就是要盡可能降低「情境切換」的成本。

一個做法是在同一個軟體工具裡完成類似性質的工作，或是利用這些工具間的整合功能降低切換成本。例如 Microsoft Teams 本身就有傳送訊息、視訊會議與行事曆的功能，你可以在裡面同時安排行程與開會，而不需要再另外尋找視訊會議或行事曆軟體。Jira 跟 Confluence 雖然本質上是不同的服務，但它們隸屬與同一個開發商，並且進行了很好的整合，你可以輕易的在 Jira 的任務裡關聯到 Confluence 的需求文件。這種做法的侷限是：一個服務很難涵蓋所有功能，有些特定需求還是需要使用其他工具來達成；除此之外，也不是所有服務都支援彼此互相整合。

另一個做法是設定鍵盤快捷鍵來快速切換到各種工具，同時有效率的在工具內進行操作，減少鍵盤與滑鼠之間的來回切換。這種做法的優點很直觀，但缺點也同樣明顯，那就是得記上大量的快捷鍵指令，以及每當使用新工具，就得設定並學習新的鍵盤指令，並且需要工具提供一定程度的快捷鍵支援。

我們需要一個更彈性的做法，不需要記憶太多快捷鍵或手勢，也不需要軟體功能全面或彼此深度整合，就可以有效率地讓我們快速「啟動」不同工具進行操作，並且要能夠按照個人需求打造客製化的「啟動」流程。

我們需要一個彈性高效的「啟動器」（Launcher），就像是 Raycast，它正是為了這樣的需求而設計。