使用 Raycast 打造超級生產力(一)- 為什麼我們需要 Raycast?

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Raycast 舊版官網的介紹裡,描述自己是超級生產力(Supercharged Productivity)

Raycast 舊版官網的介紹裡,描述自己是超級生產力(Supercharged Productivity)

前言

Raycast 是在 2020 年推出的一款 Mac 生產力工具,旨在提高使用 Mac 工作的效率,讓使用者可以更專注在核心的工作上。隨著時間發展,除了添加更多實用功能之外, Raycast 也變成一個生產力工具平台,開發者可以開發各種生產力工具的擴充與 Raycast 整合。 2023 年,Raycast 跟上 AI 潮流,整合了多樣的 AI 功能,進一步讓使用者能夠提高更多工作效率。

接下來的文章內容,主要說明在我們平常的工作流程中,生產力是如何被不必要的操作給降低的,了解工作效率降低的原因之後,就可以理解 Raycast 想要解決的生產力問題。關於 Raycast 的介紹與詳細體驗,則會在之後文章提到。

哪些情境降低了我們的生產力?

在介紹如何使用 Raycast 之前,我們得先知道在一般使用電腦工作的流程裡,有哪些降低工作生產力的情境。

想像這個常見的場景,你正在電腦上用 Google Docs 上撰寫工作文件,忽然需要使用 Google 搜尋確認一些細節,所以你做了下面這些動作:

  1. 你的手從鍵盤上移到滑鼠;
  2. 移動游標到瀏覽器分頁(Tab)位置,新增一個新的分頁;
  3. 瀏覽器分頁展開,游標移動到搜尋框,點擊搜尋框;
  4. 你的手再次從滑鼠移動回鍵盤,敲擊輸入你要查詢的內容;
  5. Google 搜尋頁面出現,你的手又一次移動到滑鼠,瀏覽並點擊了其中一個搜尋結果。

上面這個幾乎每天工作都在進行,看起來微不足道的流程,是怎麼對我們的工作效率產生影響?

  • Google Docs 與 Google 搜尋的介面佈局是有差異的,從 Google Docs 的編輯介面切換到 Google 搜尋頁面時,大腦需要花時間重新適應畫面,這是一種「情境切換」(Context Switching),對大腦來說是一種認知負擔的增加,長時間工作就有可能消耗專注力而導致效率降低。
  • Google Docs 與 Google 搜尋的操作方式也有差異,Google Docs 主要是鍵盤打字編輯,而 Google 搜尋則是滑鼠捲動與點擊佔據較多時間。從敲擊鍵盤到滑鼠移動,還有在鍵盤與滑鼠之間來回切換,這種操作工具的轉換與適應也是前面提到的「情境切換」,也會耗損我們的專注力。
  • 除此之外,眼睛搜索畫面上瀏覽器頁籤以及搜尋框的位置,以及移動滑鼠游標的過程(我們可能都沒有意識到,移動滑鼠其實是需要計算移動方位與速度的,與鍵盤一致等速的操作並不相同),同樣會對大腦造成認知負擔,降低工作效率。

上述這些過程(適應介面、轉換操作、視覺搜索、游標移動),除了可預期的會增加時間外,更關鍵的是這些操作都有可能額外增加大腦認知負擔,長時間工作後消耗專注力,因此降低工作的生產力

除此之外,從開始到最終工作目標之間進行的操作,都可能有其它干擾打斷原本的工作,阻礙我們進入心流的狀態,操作越多,就越容易分心。試著想想有多少次打開瀏覽器要進行 Google 搜尋時,卻看到之前沒關掉的社群網站分頁而忍不住瀏覽起來,就可以理解我們的大腦有多麼容易受到外在不相干事物干擾。

上述的 Google 搜尋情境較為單純 ,或許還不足以讓人意識到對生產力的消耗,讓我們來看一個較為複雜的情境:

你是一位軟體工程師,正在進行程式開發的時候,對於專案的任務需求有點疑慮,於是你到團隊的「專案進度管理工具」查看對應需求的任務內容,並在裡面找到跟這個任務關聯的專案需求文件連結(專案需求的細節整理在另一個「專案文件與資訊平台」的服務),平台裡面有更詳細的說明。你確認了自己的疑慮,並覺得有必要與 PM 討論,於是你透過「通訊程式」傳送了訊息給 PM 表達你的疑慮。

想像一下這一切可能要花多少力氣,你要打開一個新的「專案進度管理工具」瀏覽器分頁,通常針對不同專案,會有多個不同的任務看板,所以得先找到對應的看板,接著進入看板內搜尋任務名稱,或是透過滑鼠滾輪滾動頁面尋找任務。找到對應的任務之後,檢視任務內容,找到專案需求文件連結,跳轉到「專案文件與資訊平台」內的需求文件頁面,查看細節確認之後(記得複製需求文件頁面的連結,待會會用上),你切換到「通訊程式」(滑鼠點選,或是快捷鍵切換),搜尋你要傳送訊息的 PM,點選,打上一串訊息說明,然後貼上需求文件連結。如果你也想順便分享任務連結,還得再回到「專案進度管理工具」頁面複製,然後再回到「通訊程式」貼上。

這個過程中的步驟都有適應介面、轉換操作、視覺搜索、游標移動等等行為,每切換到不同工具,大腦就得「情境切換」,要花時間適應新的介面與操作方式,「專案進度管理工具」「通訊程式」是截然不同介面與操作方式,每當切換到另一個工具,就是一次的認知負擔,而在一天的工作時間內,你可能要在數十個工具服務間切換上百次甚至上千次。

事實上,有研究數據指出,平均在不同工具服務切換一次的時間成本大約是 2 秒,而一天會進行將近 1200 次的切換。

在上面描述的情境裡,可以看到使用了至少三種類型的工具:專案進度管理,例如 JiraAsanaTrello專案文件資訊平台,例如較為專業的 Confluence,或是使用 Notion、Google Docs 等來管理專案需求與開發文件等等;通訊程式Microsoft TeamsSlack 等都是常見的團隊溝通工具。還有其他不在這個情境裡,但也被廣泛使用的各式工具服務,如視訊會議軟體(Google MeetZoom)、電子郵件、筆記軟體、簡報程式;各種職務專屬的工具,像是 UI/UX 設計師的設計軟體(例如 Figma) 或是工程師的程式編輯器 (例如 VSCode)與程式碼代管服務(例如 Github) 等等;當然,還有各種方興未艾的 AI 工具們。

這些工具都是「生產力工具」,越來愈多現代化的公司使用這些工具來推進專案並打造產品。你能想像你究竟用了多少生產力工具嗎?它們確實讓我們在工作上帶來了許多方便,也更有利於團隊協作與管理。然而諷刺的是,我們得打開許多瀏覽器頁籤,或是使用不同的應用程式,這些工具彼此切換的過程中,反而不知不覺間降低了我們的工作效率這些操作不僅消耗時間,降低了你在核心工作上的專注力,更可能讓你感到煩躁挫折,一整天工作下來,覺得自己忙得焦頭爛額,卻仍然一事無成

對電腦工作者來說,數量眾多的瀏覽器分頁應該一點都不陌生。

對電腦工作者來說,數量眾多的瀏覽器分頁應該一點都不陌生。


如何避免生產力降低的情境?

要解決前述生產力降低的問題,有非常多的面向,如果以操作這些工具服務的角度來看,核心的概念是盡可能地減少不必要的操作(例如在使用 Google 搜尋的場景裡,真正核心的行為是輸入關鍵字與瀏覽,而新增瀏覽器分頁與尋找搜尋框或移動游標等都是不必要的操作),也就是要盡可能降低「情境切換」的成本

一個做法是在同一個軟體工具裡完成類似性質的工作,或是利用這些工具間的整合功能降低切換成本。例如 Microsoft Teams 本身就有傳送訊息、視訊會議與行事曆的功能,你可以在裡面同時安排行程與開會,而不需要再另外尋找視訊會議或行事曆軟體。Jira 跟 Confluence 雖然本質上是不同的服務,但它們隸屬與同一個開發商,並且進行了很好的整合,你可以輕易的在 Jira 的任務裡關聯到 Confluence 的需求文件。這種做法的侷限是:一個服務很難涵蓋所有功能,有些特定需求還是需要使用其他工具來達成;除此之外,也不是所有服務都支援彼此互相整合。

另一個做法是設定鍵盤快捷鍵來快速切換到各種工具,同時有效率的在工具內進行操作,減少鍵盤與滑鼠之間的來回切換。這種做法的優點很直觀,但缺點也同樣明顯,那就是得記上大量的快捷鍵指令,以及每當使用新工具,就得設定並學習新的鍵盤指令,並且需要工具提供一定程度的快捷鍵支援。

我們需要一個更彈性的做法,不需要記憶太多快捷鍵或手勢,也不需要軟體功能全面或彼此深度整合,就可以有效率地讓我們快速「啟動」不同工具進行操作,並且要能夠按照個人需求打造客製化的「啟動」流程

我們需要一個彈性高效的「啟動器」(Launcher),就像是 Raycast,它正是為了這樣的需求而設計。


接下來,Raycast 登場 ⋯⋯

我會在下一篇文章簡介 Raycast 的發展,探討其背後的設計原理,並上手體驗 Raycast 的功能使用。

對這個世界發出吶喊,即使所有人都無動於衷。
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