Notion Formula 2.0 § 工作日計算

練習題_例行公事提醒表

繼之前文章有提到如何判斷月底是哪一天，我們來解這個練習題吧~

一樣我們透過let()自定義名稱，簡化公式複雜的撰寫。若要判斷標籤內容對應的狀態，我們可以使用contains()與ifs()編輯公式。

當確認公式編輯無誤後，再開一個List View，使用篩選器功能，當提醒的欄位為True時就顯示。

lets(
    本月第一天, dateSubtract(now(), date(now()) - 1, "days"),
    次月第一天, dateAdd(本月第一天, 1, "months"),
    月底, date(dateSubtract(次月第一天, 1, "days")),
    ifs(
        contains(prop("頻率"), "每天"), true,
        contains(prop("頻率"), formatDate(now(), "ddd")), true,
        contains(prop("頻率"), date(now())), true,
        contains(prop("頻率"), 月底), if(月底 == date(now()), true, false),
        false
    )    
)

P.S. 如果你對處理例行公事的設計有興趣，我還準備了一個進階功能的免費模板，詳情可參考 👉 〈Notion 模板 § 例行公事〉。這個模板能透過觸發器設定，讓當日完成的例行公事自動從列表中隱藏，保持列表的清爽與井然有序。

如果你已有想法，不妨自行設計！但若想省時，也可以直接前往〈Notion 模板 § 例行公事〉複製這個模板，輕鬆、快速套用到你的系統中。

工作日計算_基礎版

我曾經寫過一篇文章〈Notion日期相關公式_工作日計算〉，如同之前文章提到的，已經有支援避開周末的小功能(Avoid weekends)，但基於我們需要練習，還是來嘗試把這個公式改成 2.0 的模式。

工作日定義：相對於周末和國定假日，工作日通常是一周中的五天。之前的文章沒有談到如何排除國定假日，今天我們來挑戰加入其他假期的概念，看看如何進行計算。

不過，任何事情都需要循序漸進，所以先來個簡單版的工作日計算吧。

計算日期區間的總天數與總週數

/* 總天數 */
dateBetween(dateEnd(prop("日期時間")), dateStart(prop("日期時間")), "days") + 1

/* 總週數 */
dateBetween(dateEnd(prop("日期時間")), dateStart(prop("日期時間")), "weeks") + 1

周末天數的計算

如何計算日期區間內的周末天數，這是整個公式中較具挑戰的部分，我們將分為兩個部分來討論。

若是比較簡單的情境，日期區間跨過一個完整周末（即兩天的非工作日），我們可以直接使用「週數」進行計算，只需計算總週數並乘以二即可。但有可能的狀況是，我們的日期區間只佔了周末的一天，就無法使用簡單的方式計算了。 由於計算時總天數和總週數都需要在公式中+1，我特別命名了區間天數和區間週數，以便後續計算更加方便。

/* 解釋使用，若要使用請補滿公式內容 */

lets(
    開始日期, prop("日期時間").dateStart(),
    結束日期, prop("日期時間").dateEnd(),
    開始日期_周幾, prop("日期時間").dateStart().day(),
    ....
    區間周數, dateBetween(結束日期, 開始日期, "weeks"),
    周末天數, 區間周數 * 2,
    ......
)

我想僅用公式說明。可能比較難想像，這裡舉個具體的例子。若我們的專案時間是 2024-10-09 到 2024-10-26，總天數是 18 天，工作天是 13 天。

若我們以總週數 × 2(3 × 2 = 6)計算周末天數，結果會是錯誤的。正確的算法應該是區間週數 × 2(2 × 2 = 4)，再加上剩餘的周末天數。

(當然你也可以使用總周數-1的方式，根據個人的習慣選擇。)

接下來我們來討論比較複雜的部分 — 如何計算剩餘的周末天數。

1. 開始日期_周幾 + 區間天數 % 7：計算從開始日期到區間結束時，剩餘的天數落在一周的周幾。區間天數 % 7 計算的是不足一週的天數。
2. • 開始日期_周幾 → 3 (周三)。
   • 區間天數 % 7 → 17 % 7 = 3 (%是餘數)。
2. 5：這是用來判斷剩餘天數中是否跨過了週五，超過5表示有跨到周末(周六、周日)。
3. • 在上面的例子，結合第一點，3 + 3 - 5 = 1，表示只跨過 1 天(周六)。
3. max(..., 0)和min(..., 2)
4. • max() 取列表中的最大值，用來保證結果不為負數，表示週五後的天數。
   • min() 限制周末天數最多為兩天（週六、週日），以確保不會超過周末。

lets(
    ......
    剩餘周末天數, min(max(開始日期_周幾 + 區間天數 % 7 - 5, 0), 2),
    ......
)

工作日計算_基礎版公式

lets(
    開始日期, prop("日期時間").dateStart(),
    結束日期, prop("日期時間").dateEnd(),
    開始日期_周幾, prop("日期時間").dateStart().day(),
    區間天數, dateBetween(結束日期, 開始日期, "days"),
    總天數, 區間天數 + 1,
    區間周數, dateBetween(結束日期, 開始日期, "weeks"),
    周末天數, 區間周數 * 2,
    剩餘周末天數, min(max(開始日期_周幾 + 區間天數 % 7 - 5, 0), 2),
    總天數 - (周末天數 + 剩餘周末天數)
)

工作日計算_進階版

國定假日

若要加入國定假日或是一些特殊節日時，我們可以開另一個資料庫來管理這些節日，之後用匹配資料的方式判斷。

記得所有的國定假日要關聯每一個專案，這樣以後就可以自動化判斷了。

設置的方法是從專案的資料庫，開一個Default Template，裡面的那個資料頁面模板直接關聯所有的國定假日。

為了方便編輯公式，我們先在這個資料庫中，多開公式欄位，這個欄位要顯示國定假日放假的日期區間中，所有的日期。舉個例子，如清明節假期是2024-04-04到2024-04-07，那麼要顯示@April 4, 2024,@April 5, 2024,@April 6, 2024,@April 7, 2024。

這部分比較困難的部分，在於 Notion Formula 中沒有迴圈的函數，所以我們利用repeat()達到類似的效果，迴圈效果請參考〈Notion Formula 2.0 § 基礎篇_2〉。

特別強調，這部分請在專案任務的資料庫中，針對專案日期區間也做一樣的效果。我們後面在進行比對運算時，需要讓他們都呈現 list 的資料結構。

lets(
    d, prop("日期時間"),
    天數, dateBetween(d.dateEnd(), d.dateStart(), "days"),
    forLoop, "x".repeat(天數).split("x"),
    if(
        天數 == 0, d.dateStart(),
        forLoop.map(d.dateStart().dateAdd(index, "days"))
    )
)

專案任務的映射資料處理

首先，我們需要先映射國定假日的放假日期到專案任務資料庫中。

這裡要特別注意一點，我們需要使用flat()函數，讓所有的列表變成一個列表。如果沒有使用flat()，那它的架構其實是像這樣的(為了好閱讀，我把它們都變成英文字母代替)：

[[A], [B, C, D, E, F, G, H], [I], [J, K, L, M]]

使用flat()後，這一長串列表就可以變成單一個列表，也方便我們之後比較：

[A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M]

lets(
    放假日期, map(prop("國定假日"),current.prop("放假日期")).flat(),
    放假日期
)

放假日期與專案日期比較

當我們把放假日期與專案日期兩個欄位都變成 list 的資料形式後，就可以拿來比較啦~~使用filter()與includes()。

lets(
    ........
    List_1, 放假日期,
    List_2, 專案日期,
    重疊日期, List_2.filter(List_1.includes(current)),
    .........
)

當我們匹配出重複的日期後，可以利用sort()、reverse()和at()判斷出這段日期區間裡的開始日期與結束日期。

PS. 這裡不要使用min()、max()，乍看下可以顯示開始日期與結束日期，但因為資料屬性的因素，後面會無法操作其他運算喲~

lets(
    ........
    List_1, 放假日期,
    List_2, 專案日期,
    重疊日期, List_2.filter(List_1.includes(current)),
    重疊_開始日期, 重疊日期.sort().at(0),
    重疊_結束日期, 重疊日期.sort().reverse().at(0),
    ........
)

再將前面那段計算一般專案日期區間工作日的公式，拿來套用在重疊日期的區間，兩者相減就是扣掉國定假日的工作日計算方法啦~~~下面看完整公式。

工作日計算_進階版公式

lets(
    /* 工作日計算 */
    開始日期, prop("日期時間").dateStart(),
    結束日期, prop("日期時間").dateEnd(),
    開始日期_周幾, prop("日期時間").dateStart().day(),
    區間天數, dateBetween(結束日期, 開始日期, "days"),
    總天數, 區間天數 + 1,
    區間周數, dateBetween(結束日期, 開始日期, "weeks"),
    周末天數, 區間周數 * 2,
    剩餘周末天數, min(max(開始日期_周幾 + 區間天數 % 7 - 5, 0), 2),
    基礎工作天數, 總天數 - (周末天數 + 剩餘周末天數),
    
    /* 放假日期映射到專案資料庫 */
    放假日期, map(prop("國定假日"),current.prop("放假日期")).flat(),
    
    /* 專案日期 */
    d, prop("日期時間"),
    days, dateBetween(d.dateEnd(), d.dateStart(), "days"),
    forLoop, "x".repeat(days).split("x"),
    專案日期, if(
                days == 0, d.dateStart(),
                forLoop.map(d.dateStart().dateAdd(index, "days"))
             ),
    
    /* 假期涵蓋工作日計算 */
    List_1, 放假日期,
    List_2, 專案日期,
    重疊日期, List_2.filter(List_1.includes(current)),
    重疊_開始日期, 重疊日期.sort().at(0),
    重疊_結束日期, 重疊日期.sort().reverse().at(0),
    重疊_開始日期_周幾, 重疊_開始日期.day(),
    重疊_區間天數, dateBetween(重疊_結束日期, 重疊_開始日期, "days"),
    重疊_總天數, if(empty(重疊日期), 0, 重疊_區間天數 + 1),
    重疊_區間周數, dateBetween(重疊_結束日期, 重疊_開始日期, "weeks"),
    重疊_周末天數, 重疊_區間周數 * 2,
    重疊_剩餘周末天數, min(max(重疊_開始日期_周幾 + 重疊_區間天數 % 7 - 5, 0), 2),
    重疊工作天數, 重疊_總天數 - (重疊_周末天數 + 重疊_剩餘周末天數),
    
    "一般工作天： " + format(基礎工作天數) + "\n"
     + "重疊工作天： " + format(重疊工作天數) + "\n"
     + "真正工作天： " + format(基礎工作天數 - 重疊工作天數)
)

結語

這個「進階版工作日計算」花了我不少時間才完成，如果不需要將國定假日資料庫納入考量，根據以往的製作邏輯，應該能很快編輯完成。但因為我對新函數的功能還不夠熟悉，尤其是每種函數運作後的資料型態不太了解，使得整個過程相對辛苦。不過，完成這個練習讓我感到非常感動，未來只需定期更新國定假日的日期就可以持續運作啦~💪

這個公式明顯可以再精簡，不知道你有沒有想到呢？😂

如果你有任何想法，都可以與大家交流呀~

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範例頁面

例行公事表

工作日計算

參考資料

• https://www.reddit.com/r/Notion/comments/1boyslk/a_formula_that_gives_me_the_dates_from_a_date/
• https://www.reddit.com/r/Notion/comments/1bjzui2/any_item_in_an_array_matches_any_other_item_in_a/