大概快兩年前，我有和大家分享過很適合卡片盒筆記法的軟體 Obsidian，當時就有滿多人跟我提到 Notion，但我一直以為 Notion 只是另一套類似的筆記軟體，秉持不想重工的心態，就沒去特別研究 XD。直到最近做年末統整時，我才發現 Notion 好像很適合用來記錄生活，就花幾天探索了一下！
今天我會分享自己用 Notion 這一個月以來、各種痛點被解決的過程，可能教學成分沒那麼多，不感興趣的大家可以先略過喔！
▌為什麼想用 Notion？
在聊為什麼用之前，先來說說之前我為什麼不想用 Notion 好了。
雖然我平日就有寫筆記、寫行事曆的習慣，但我不太喜歡把記錄或規劃搞得很複雜，結果浪費一堆時間在研究工具，因此當時我一看到 Notion 五花八門的介面，馬上就打退堂鼓了（笑）。
不過這次有了機會研究之後，我才發現 Notion 的學習成本其實沒有想像中高，至少對需求不複雜的人來說，它絕對有辦法快速上手！像我當初只花兩天就習慣了它的運作模式，還比 Obsidian 快得多 XD。作為過來人，我也想分享幾個 tips 給還在猶豫的朋友參考，希望能給你一些方向。
① 搞懂「資料庫」就好了
Notion 能做的事確實很多，但一切基礎都在「資料庫」（database）上，所以對新手來說，只要搞懂資料庫是什麼就 OK 了！
資料庫，簡單來說就是儲存資料的空間，拿手搖飲料店舉例，菜單上柚香金萱、紅茶拿鐵等品項，就可以視為一筆筆「資料」，而記錄這家店所有飲料資訊的，就是「資料庫」。
在 Notion 當中，資料會由名稱、屬性和內容組成，其中「屬性」也是 Notion 最強大的功能之一！它可以用來描述每筆資料的性質，方便我們歸類和排序。
同樣拿上面這張菜單示範，從菜單中我們能看出，這些飲料都有價格、類別、是否含咖啡因、能否做熱飲等性質，而在 Notion 裡，我們就能藉由「屬性」來記錄這些資訊。
而當我們建立好第一筆資料，就可以按照這個模板，把所有飲料都建檔。
資料庫全貌
只要資料庫建檔完成，後續就能利用篩選和排序的功能，篩出你想要的資料。比如我想知道店裡有哪些無咖啡因的飲料低於 50 元，在功能列稍微設定一下，Notion 就會顯示出來。
篩選「無咖啡因」的飲品
所以 Notion 很難學習嗎？其實不難，歸根究柢就是建立屬性、建檔、篩選三個動作而已，只要你的資料本身足夠清楚，用短短時間建好一套資料庫絕對沒問題。
我覺得 Notion 最高的學習門檻並不在於新手期，而是從新手過渡到專家的過程。因為它的可玩性非常高，不管是屬性的種類、篩選的方法、顯示的設計都很自由，假如你想打造更直覺、自動的記錄工具，那的確需要花點時間研究，但新手完全沒必要因此卻步，畢竟只用最簡單的方式也能記錄得清清楚楚。
② 記得先釐清需求
這一個月來，我常在網路上搜尋大家使用 Notion 的方法，有時候看著看著，也真的會忍不住想用出點厲害的東西 XD，不過對新手來說，我覺得先釐清好你的需求是什麼會更重要。
同樣拿飲料店當例子，假如你是負責記帳的員工，那不需要花時間研究怎麼列出飲料的咖啡因，只要能將售出數量與價格整理成一眼能看懂的報表就好；而若你是喜歡嘗試品項的饕客，比起價格和數量，你可能更需要建立一套評分標準，整理所有飲料的評價。
資料庫要有什麼屬性，會取決於你的需求是什麼。你要達成什麼目的？需要哪些資料？怎麼拿到這些資料？……需求釐清得越清楚，越能知道哪些工具和功能幫得上忙。
有時候我也會研究到一半，發現 Notion 好像無法滿足我的需求，這時比起鑽研 Notion 本身的極限，嘗試其他工具或許更能節省時間。像我現在依然會用 Obsidian 存放卡片筆記、會用記帳 APP 進行財務記錄、會用 Google Sheet 統計報表一樣，並不是說用了 Notion，就得把所有東西囊括進去。
工具是死的，只要能幫助我們達成目標、增加效率，那就是好工具；同樣道理，如果這個工具只會把原本簡單的流程變得複雜，那也不必硬是使用，用你最省力的方式處理就可以了。
▌我的 Notion
說了這麼多，再來就要分享我這一個月建立的成果了！由於我建的頁面不算複雜，也沒有什麼稀奇古怪的公式，就不分享建立方法了，單純討論我的痛點被解決的過程。
① 日記＆作品紀錄
我大概從 2020 年起就有寫紙本手帳的習慣，除了用來規劃行程以外，我也會拿它來記錄這一年追的作品清單，方便統計評價。
不過紙本手帳有個缺點，那就是我很難知道自己某段時間裡完成了幾件事，比如我想知道 2022 年跟 2021 相比多看了幾本書，那還得從櫃子裡翻出兩本手帳，一個一個數，這真的太麻煩了！因此我用 Notion 的第一個目標，就是要讓作品清單視覺化，甚至能和日記結合，減少重複輸入的工程。
我的需求：
- 建立
日記資料庫 - 每天自動新增一筆日記
- 記錄休假狀況
- 顯示當週所有日記
- 建立
書籍、影劇、動畫資料庫 - 記錄作品的資料及評分
- 連結
日記資料庫 - 顯示近期觀看項目
- 建立
文章、繪圖資料庫 - 備份作品
- 連結
日記資料庫 - 顯示近期完成項目
最終成果：
日記頁
（p.s. 日記頁右上角有個動態回顧的功能，那是參考大神 Mai 的模板製作的，超級方便！）
作品頁
雖然這兩頁看起來有點複雜 XD，但如果你已經熟悉 Notion 的基本功能，最複雜的只有建立日記和作品的關聯性而已。因為我想在寫日記的同時，自動把當日日期寫進作品的觀看時間（或完成時間）裡，這樣就不用在兩個地方 key 重複的資料。
要達到這個效果，就得善用 Notion 內建的關聯（Relation）和匯總（Rollup）功能，這部分新手可能會卡關一下，不過網路上有很多大神的教學，不算特別難懂，這裡就不班門弄斧了。
在日記頁點選今天看完哪本書後，自動把日期帶入書籍頁
② 工作清單
除了生活記錄以外，我也看到滿多專案經理會透過 Notion 來管理專案進度，甚至還設計了幾個模板供大家使用。但可能因為我們公司的專案時程太亂了 XD，試了幾個方法都不太適合，索性就自己摸索出了別的方式。
先讓大家看一下我在使用 Notion 之前，用 Google Doc 記錄工作的樣子。
光看就知道這方法陽春到不行 XD，因為當初我只是想記錄每個月完成的工作，方便統計 KPI 而已，後來才發現這個方法很難記錄到專案細節，比如需求方押的 Deadline、實際完成的時間、待處理項目等，都要仰賴其他軟體輔助，所以這次我也想透過 Notion 把痛點一次解決。
我的需求：
- 建立
專案資料庫 - 記錄該專案的所屬系統
- 連結
任務資料庫
- 建立
任務資料庫 - 記錄任務需求
- 記錄需求時間與完成時間
- 視覺化作品集
最終成果：
工作頁
以設計師的角度來說，我覺得 Notion 用來記錄工作真的滿方便的！不只作品可以視覺化呈現，專案細節也能用 List 記錄在資料頁裡，甚至我也連結了 Google Drive 跟 Figma 帳號，所以翻檔案的速度變得很快，不必在茫茫檔案海裡找半天。
而且 Notion 也有內建甘特圖功能，如果你的時程安排比較明確，用來追蹤專案進度應該也不錯！
③ 字型整理
最後這個頁面，規模跟前兩者相比要小一點，不過也是我很想優化的項目之一！
上面是我之前用來記錄開源字體列表的 Google Sheet，由於我是設計師，平常會需要確認字體的授權和支援範圍，於是就建了這個表單方便查詢。不過顯而易見，這方式最大的問題是我沒辦法看到字體的模樣，總要在表單跟製圖軟體之間來回切換，因此這次我就想改用 Notion 的「圖庫瀏覽模式」來記錄看看。
我的需求：
- 建立
字體資料庫 - 記錄字體的資訊（授權、特色、版本、英文名稱等）
- 顯示字體的外型
最終成果：
字體頁
字體資料頁
這應該是我目前建的資料庫裡，屬性欄位開最多的一個（笑），我其實不喜歡開太多欄位，把頁面搞得很複雜，但字體的資料真的都好重要啊！
在這之中比較特別的是「英文名稱」這一欄，可能有人疑惑為什麼要開這個欄位？字體的英文名稱很重要嗎？只能說，至少對我而言很重要 XD。
由於我平時是用 Figma 做設計，介面是全英文，中日文字體都會統一以英文名稱顯示，有用過的就知道，這超難找中文字體的！像前陣子我就為了找洛神行書，在字體視窗來回滑了五遍，最後還是去電腦設定裡翻英文名字才找到。
就像前面說的，Notion 並沒有制式的使用規則，要建立哪種資料庫、新增哪些屬性，都會取決於你的需求。尋找字體的英文名稱對我來說是個冗餘的工作，我才建立了這個欄位來省時間，如果這對你來說不重要，當然就不用特別記錄。
希望今天分享的內容，能提供還在觀望 Notion 的人一些方向！以上案例只是想告訴大家 Notion 適用的場景真的很多，也非常容易上手！再加上如今又有支援繁體中文，對喜歡記錄東西的讀者絕對很有幫助。
希望大家看完後，也能用 Notion 建出最適合你的工具！
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