大家好~~我是維那思，Google 的NotebookLM 是一款專為提升生產力而設計的 AI 工具，能夠快速整理、總結並生成會議紀錄，甚至轉化為Podcast。
我平常都是用他來學習或者分析一些比較複雜且已收集到的資料，因為他是比較偏向擷取增強生成(RAG) 的分析方式，也就是從你/妳給的資料中找資料，所以AI幻覺的狀況明顯比較少，是十分好用的工具，後來發現拿來做會議紀錄也非常好用，因為它可以讀取語音，而且不太會有幻覺跟自己添油加醋。
以下是我利用實際案例，介紹如何運用NotebookLM 快速製作專業的會議紀錄。
什麼是 NotebookLM？
NotebookLM （Notebook Language Model）是 Google 推出的 AI 驅動筆記工具，可在幫助使用者快速整理、分析和理解各類文件資料。它由 Gemini Pro 模型驅動，支援多種格式，包括 PDF、Google Docs、網頁連結、Youtube(需要設定公開)和音頻檔案，使用者可上傳資料至專屬筆記本，NotebookLM 會自動生成摘要、關鍵字和學習指南，並提供互動式問答功能，幫助深入理解內容。亦透過「來源扎根」 ( Grounding: 嚴格根據用戶提供的資料來回答問題)技術確保生成內容與上傳文件一致，如果你提供的資料沒有相關內容，會直接回答不知道，適合用於學習、研究和創作，能顯著提升效率，是一款功能強大的個人化 AI 助手。
製作會議紀錄的步驟
本文示範透過事前準備、上傳會議資料、請NotebookLM生成會議紀錄三個步驟，來生成會議紀錄，以下是運用 NotebookLM 快速製作會議紀錄的詳細流程：
事前準備
1.準備會議的錄音檔
錄音時建議把錄音設備放在音響旁邊，要求發言者用麥克風發言等，想辦法讓錄音清楚一點。
這裡我是google了一下網路上有釋出來的會議紀錄MP3檔案來做案例，使用的是
「臺北市性別平等委員會第14屆第6次委員會議錄音檔」
2.準備想轉出來會議紀錄的框架或格式
- 可以找自己平常拿來作的會議紀錄檔案來製作範例框架給NotebookLM填空，我這裡google了一下網路上有公開的格式，這次使用的是臺北市立大學－總務處文書組「會議紀錄範例.docx」
- 先微調整理一下所下載的會議紀錄格式，確定架構是符合需要的，像是刪除「壹、宣讀上次會議決議案」之類的項目，以符合實際需求。
微調後的結果
3.把範例轉成NotebookLM可以上傳的格式
因為NotebookLM支援上傳的檔案類型為PDF, .txt, Markdown, 音訊 (例如 MP3)，所以我們要先把剛下載的會議紀錄格式[.docx]轉換成[PDF]格式。
或許存成Google Doc格式更好，後續要調整比較方便。
上傳會議資料
1.打開 NotebookLM，點擊「+ 新增來源」按鈕。
2.上傳會議相關資料，例如 Zoom 錄音檔、PDF 文件或 Google Docs 檔案。
3.NotebookLM 會自動取得錄音檔的逐字稿，然後開始分析。
4.NotebookLM 會自動分析並生成文件摘要，讓您快速掌握重點。
請NotebookLM生成會議紀錄
- 接著在對話框直接下指示
【請幫我依據來源：「會議記錄範例」的格式，將來源：「臺北市性別平等委員會第14屆第6次委員會議錄音檔(113.07.01).mp3」撰寫成會議記錄】
- 內容微調
初步檢視，所生成會議紀錄的效果很好，再將會議紀錄微調成所需要的樣子即可，甚至在下指示的時候還可以先加上用某種風格來寫，例如：
【請幫我用川普的口氣，依據來源：「會議記錄範例」的格式，將來源：「臺北市性別平等委員會第14屆第6次委員會議錄音檔(113.07.01).mp3」撰寫成會議記錄】
使用這樣子的方式，可以比傳統聽錄音檔來寫會議紀錄的方式省下3~5倍的時間。
進一步解析內容：線上版會議紀錄
生成摘要與行動項目
另外如果想要透過NotebookLM來更近一步解析會議內容，也可以透過NotebookLM 的互動式功能來處理，或者透過問答方式來理解資訊，修正前面的會議紀錄。
- 使用 NotebookLM 的互動式功能，在下方輸入問題，例如：「請總結這次會議的關鍵決策和行動項目」。
- AI 會根據上傳的資料生成結構化摘要，包括關鍵討論點、決策和後續行動。
儲存與整理
- 將 AI 生成的內容儲存為筆記，並為其命名（例如：2025年4月2日_團隊會議）。
- 筆記可進一步編輯或添加手寫補充內容，確保完整性。
- 未來可以透過這個筆記來回顧會議中的會議紀錄沒有寫出來的細節或概念統整。
分享與協作
- 將完成的筆記分享至 Google Workspace 團隊空間或以連結形式發送給相關人員。
- NotebookLM 支援多人協作，可在同一筆記本中進行討論與修改。
額外功能
除了基本的文字紀錄功能，NotebookLM 還提供以下特色功能：
語音摘要
NotebookLM 能將會議資料轉化為Podcast，由兩個 AI 主持人進行討論式解說，非常適合需要快速回顧的人員，以撰寫本篇文章的當下只支援英文，但已傳出後續會有其他語言的版本，大家可以期待一下。
更新：2025年4月30日推出的「語音摘要」已經能支援50種語言了，如果大家想知道怎麼使用，可參考以下文章
結構化格式
NotebookLM 提供多種預設格式，例如 FAQ、時間軸、簡報文件等，可根據需求選擇最佳展示方式。
智能問答
用戶可隨時向 NotebookLM 提問，例如：「這次會議有哪些重要數據？」AI 會即時回應並附上來源引用。
使用 NotebookLM 的優勢
- 節省時間：自動生成摘要和行動項目，大幅縮短人工整理時間。
- 提升準確性：AI 基於上傳資料生成內容，避免遺漏重要資訊。
- 多樣化輸出：支援文字、音頻和結構化格式，滿足不同需求。
- 團隊協作：輕鬆分享筆記並支持多人編輯，提高工作效率。
適合誰使用？
NotebookLM 非常適合以下群體：
- 領導者與管理者：快速掌握關鍵決策和團隊進展。
- 內容創作者：將複雜資料轉化為簡明易懂的內容。
- 法律與合規專業人士：從長篇文檔中提取關鍵條款和風險點。
- 高效學習者：從多篇書籍或論文去歸納及學習思考。
小結
NotebookLM 是一款強大的 AI 工具，能夠顯著提升工作效率與品質，也能提高學習效率。無論是文字摘要還是Podcast，它都能滿足不同場景下的需求。如果希望在繁忙的工作中節省時間並提高學習/生產力，不妨試試這款工具！
