專案開始時，最常聽到的問題就是：「我們到底要做什麼？」如果沒有一個明確的答案，專案很可能會在執行過程中失控，導致成本超支、進度延遲，甚至是最終成果與客戶期望不符。這就是範疇管理要解決的核心問題。
什麼是專案範疇管理？
專案範疇管理（Project Scope Management） 包含所有確保專案只做「需要做的工作」，以成功交付產品或服務的過程。它就像是專案的「界線」，明確定義了專案的邊界。
範疇管理主要分為兩類：
- 產品範疇（Product Scope）：指的是產品、服務或成果所具備的特性與功能。 例子：一個手機 App 必須具備「地圖導航」和「線上支付」功能。
- 專案範疇（Project Scope）：指的是為了交付產品範疇所必須完成的工作。 例子：開發 App 需要進行市場調研、UI/UX 設計、程式編碼、測試等工作。
範疇管理的核心，就是從一開始就清晰地定義這兩者，並在專案過程中嚴格控制變更。
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工作分解結構 (WBS)：專案範疇的拆解圖
當專案範疇被明確定義後，下一步就是將這個大目標拆解成更小、更易於管理的任務。這就是 工作分解結構（Work Breakdown Structure, WBS） 的作用。
WBS 是一種階層式的分解，它將專案的總體工作分解成越來越小的組成部分，直到無法再分解為止。
- WBS 的核心原則：100% 原則。WBS 的所有層級加起來，必須包含專案的所有工作，不多也不少。
- WBS 的重要性：WBS 是後續專案計畫的基礎，例如：時間估算、成本預算、資源分配與風險識別。如果 WBS 有問題，整個專案計畫都會受到影響。
如何建立 WBS？
建立 WBS 的過程可以分為以下幾個步驟：
1.從專案範疇聲明開始：首先，你需要有一份明確的專案範疇聲明，清楚定義專案的目標與可交付成果。
2.確定主要交付物：將專案分解為第一層級的主要可交付成果。
例子：開發一個購物網站，第一層級可分解為「網站設計」、「後台系統」、「產品資料庫」。
3.逐層分解：對每個主要交付物進行更詳細的分解，直到每個「工作包」（Work Package）都足夠小，可以由一個人或一個小組在可控的時間內完成。
「網站設計」 可以分解為：「首頁設計」、「商品頁設計」、「購物車頁設計」。
「首頁設計」 可以分解為：「首頁草稿」、「介面設計定稿」、「圖片素材準備」。
4.編號系統：為每個 WBS 元素建立一個編號系統，例如 1.0 (網站)、1.1 (網站設計)、1.1.1 (首頁設計)。這有助於後續追蹤與管理。
5.審查與驗證：與專案團隊和利害關係人共同審查 WBS，確保它完整且沒有遺漏。
視覺化工具：WBS 可以用樹狀圖或表格的方式呈現。在實務中，可以利用 MindManager 等心智圖軟體或 Excel 等工具來繪製。
