專案生命週期與階段
專案生命週期 (Project Life Cycle) 描述了專案從開始到結束所經歷的一系列階段。它為專案提供了一個清晰的框架，幫助專案經理與團隊了解當下所處的位置，以及下一步該做什麼。
一個典型的專案生命週期通常包含以下四個階段：
1. 啟動階段 (Initiating Phase)
- 目的：正式定義專案並獲得授權。
- 關鍵活動：
- 專案章程（Project Charter）的制定：正式授權專案經理與專案的存在。
- 利害關係人識別：找出所有與專案相關的人或組織。
- 可行性研究：評估專案是否值得執行。
- 本階段重點：確保專案有堅實的基礎，並獲得高層支持。
2. 規劃階段 (Planning Phase)
- 目的：詳細規劃專案的執行方式。
- 關鍵活動：
- 制定專案管理計畫（Project Management Plan）：這是一份綜合性文件，包含所有次級計畫。
- 定義範疇（Scope）：明確專案要交付什麼，以及不交付什麼。
- 時間與成本估算：制定詳細的時程表與預算。
- 風險應對規劃：預測潛在問題並制定解決方案。
- 本階段重點：將專案從模糊的概念轉化為具體的行動藍圖。
3. 執行階段 (Executing Phase)
- 目的：根據規劃好的藍圖實際開展工作。
- 關鍵活動：
- 執行計畫中的任務。
- 人員與資源的協調。
- 管理團隊與溝通：確保資訊流暢與團隊士氣。
- 利害關係人參與管理：持續與利害關係人互動並滿足其需求。
- 本階段重點：將計畫付諸實現，並保持團隊的動力與效率。
4. 結案階段 (Closing Phase)
- 目的：正式結束專案，並從中學習。
- 關鍵活動：
- 最終交付物驗收：確保所有成果都已交付並獲得客戶認可。
- 經驗總結（Lessons Learned）：記錄專案中的成功與失敗經驗。
- 文件歸檔：整理並保存所有專案相關文件。
- 團隊解散：正式釋放專案團隊成員。
- 本階段重點：確保專案的完整結束，並為未來專案留下寶貴經驗。
利害關係人管理：專案成功的關鍵
利害關係人（Stakeholder） 是指所有受到專案影響，或能影響專案的人或組織。他們可能是客戶、團隊成員、高層主管，甚至是被專案結果影響的社區居民。有效的利害關係人管理是專案成功的關鍵因素。
1. 識別利害關係人 (Identify Stakeholders)
- 目的：找出所有與專案相關的利害關係人。
- 方法：進行腦力激盪、查閱組織圖、與資深人員訪談。
- 成果：利害關係人清單（Stakeholder Register），記錄其姓名、部門、角色、職位、對專案的影響力與關注點。
2. 利害關係人分析 (Stakeholder Analysis)
- 目的：了解每位利害關係人的權力與興趣，以決定如何與其互動。
- 工具：權力/興趣方格圖（Power/Interest Grid）。
- 高權力/高興趣：需要密切管理，例如：高層主管、主要客戶。
- 高權力/低興趣：需要保持滿意，例如：對專案結果不感興趣但能提供資源的高層。
- 低權力/高興趣：需要持續告知，例如：團隊成員、關心專案的內部同仁。
- 低權力/低興趣：需要監控，例如：外部供應商。
- 重點：這一步幫助你針對不同類型的利害關係人，制定不同的溝通策略。
溝通計畫：保持資訊暢通
溝通計畫（Communication Plan） 是利害關係人管理的核心實踐。它定義了誰在何時、以何種方式、向誰傳達何種資訊。一個好的溝通計畫可以減少誤解，並確保所有利害關係人都得到及時且準確的資訊。
溝通計畫包含的要素：
- 誰（Who）：誰是資訊發布者？誰是接收者？
- 什麼（What）：要傳達什麼資訊？（例如：專案進度報告、風險更新、會議記錄）
- 何時（When）：資訊多久發布一次？（例如：每週、每月、專案重大里程碑時）
- 如何（How）：使用什麼溝通工具？（例如：電子郵件、會議、專案管理軟體）
溝通計畫的實際應用：
- 高層主管：可能需要每月一次的精簡版進度報告（高權力/低興趣）。
- 專案團隊：需要每天或每週的進度更新與站立會議（低權力/高興趣）。
- 主要客戶：需要定期會議和詳細的里程碑審查（高權力/高興趣）。
