AI Excel 函數應用入門教學
從看不懂公式，到讓 AI 幫我完成日常報表
很多人一聽到 Excel 函數就會退縮。
不是不想學，而是不知道該怎麼學、從哪裡開始。
我自己也是從「每次看到公式就複製貼上」的人，慢慢走到現在可以清楚知道：我需要什麼結果 → 交給 AI 幫我想函數 → 我只負責確認與調整。
這篇教學會帶你走一條最不痛苦的路。
一、工具介紹｜AI 如何成為我的 Excel 函數翻譯官
為什麼 Excel 新手特別適合搭配 AI？
Excel 最困難的從來不是操作，而是這三件事：
- 不知道該用哪一個函數
- 看不懂別人寫好的公式
- 不確定自己寫的對不對
AI 剛好可以補上這些空白。
AI 在 Excel 函數上的三個角色
我通常把 AI 當成：
- 公式翻譯官
把需求轉成公式，或把公式翻成白話 - 除錯助手
告訴我為什麼算出來怪怪的 - 報表說明生成器
幫我把冷冰冰的數字，變成可以交給主管的文字
我會怎麼使用？
我不會直接問：「請教我 Excel 函數。」
我會直接告訴 AI：
- 我的資料長什麼樣
- 我想得到什麼結果
- 我要用在什麼情境（工作 / 報告 / 教學）
這一點，會決定 AI 給你的答案好不好用。
二、實際操作｜三個新手一定會用到的 AI × Excel 場景
情境一：我只知道「想算什麼」，但不知道用哪個函數
📌 需求例子
- A 欄是日期
- B 欄是業務姓名
- C 欄是銷售金額
- 我想算「每位業務的總銷售額」
🧠 我會這樣問 AI：
我有一張 Excel 表
A 欄日期、B 欄業務、C 欄金額 請告訴我適合的新手 Excel 函數，並說明每一步怎麼做
AI 通常會給你：
- 適合的函數（如
SUMIF或SUMIFS） - 範例公式
- 哪一格要填什麼
你不需要背，只要照做一次。
情境二：我有公式，但完全看不懂在算什麼
📌 常見狀況
你接手前人的檔案，看到這一串：
=SUMIFS(C:C,B:B,E2,A:A,">="&F1,A:A,"<="&G1)
🧠 我會直接貼給 AI：
請用白話解釋這一段 Excel 公式
並告訴我它實際在計算什麼
AI 會幫你拆解成：
- 每一個條件在做什麼
- 最後算出的是哪一段資料
- 哪個欄位可以改、哪個不能動
這一步，對新手來說非常關鍵。
情境三：數字算完了，但我不知道怎麼寫說明
📌 真實工作痛點
- 表做完了
- 主管問：「所以重點是什麼？」
🧠 我會把需求交給 AI：
以下是我 Excel 計算出的結果
請幫我生成一段可放在報表中的文字說明 語氣專業、簡潔、給主管看
AI 就會把數字變成「人看得懂的話」。
這也是很多人忽略，但非常實用的一步。
三、應用靈感｜AI Excel 可以幫我做的 5 件日常工作
如果你還不知道怎麼開始，可以從這些地方用起：
- 每月銷售 / 收支彙總
- 名單整理、重複資料檢查
- 課程 / 活動報名統計
- 工作時數、專案進度整理
- 把數據轉成報告文字
我會建議你記住一個原則：
Excel 負責算，AI 負責解釋。
這樣學起來不痛苦，也更快上手。
四、10 種專家級詳細範例提示詞（新手可直接用）
以下每一組，都是我實際會丟給 AI 的「完整指令寫法」，
照填自己的資料狀況就能用。
① 找出適合的函數（專家判斷版）
你是一位 Excel 教學專家，擅長教完全沒有函數基礎的新手。
請根據以下需求，判斷最適合使用的 Excel 函數。
請提供：
- 為什麼選這個函數（不用術語）
- 適合新手的使用情境
- 簡單範例說明（不用一次講太多）
需求是：＿＿＿
資料欄位是：＿＿＿
② 直接幫我寫公式（可直接貼上版）
你是一位 實務型 Excel 顧問，目標是讓新手「直接用得起來」。
我不熟 Excel，請你：
- 直接幫我寫出「可用、不容易出錯」的公式
- 告訴我應該填在哪一格
- 說明哪些地方是依資料不同需要調整的
資料結構如下：＿＿＿
③ 解釋看不懂的公式（翻譯成白話）
你是一位 Excel 翻譯老師，專門把複雜公式講成人聽得懂的話。
以下是一段 Excel 公式，請你：
- 一步一步用白話解釋
- 說明每一段在「實際算什麼」
- 指出哪些部分可以安全修改，哪些不要動
公式：＿＿＿
④ 檢查為什麼算錯（除錯專家）
你是一位 Excel 除錯專家，擅長找出新手常犯的錯誤。
我的 Excel 結果不正確，請你：
- 檢查以下資料結構與公式
- 列出可能出錯的原因（用新手聽得懂的方式）
- 提供修正後的建議寫法
資料與公式如下：＿＿＿
⑤ 新手友善寫法（避免過度複雜）
你是一位 Excel 新手教學設計師。
請將以下需求：
- 設計成「新手也能看懂、不用巢狀太多層」的公式
- 優先選擇好理解、好維護的寫法
- 並附上一句用途說明
需求：＿＿＿
⑥ 結果說明文字生成（報告可用版）
你是一位 數據報告撰寫專家，擅長把 Excel 結果轉成清楚的文字。
以下是 Excel 算出的結果，請你：
- 生成一段可直接貼進報告或文章的說明文字
- 語氣清楚、專業但不艱深
- 不要出現公式或技術名詞
結果如下：＿＿＿
⑦ 教學用解說（給完全零基礎）
你是一位 Excel 入門課講師。
請幫我把這個 Excel 函數：
- 寫成「完全沒學過函數的人也能懂」的教學說明
- 包含：用途、什麼時候用、簡單例子
- 避免專業術語
函數或需求是：＿＿＿
⑧ 統計欄位建議（表格設計顧問）
你是一位 Excel 表格結構顧問。
我有一張原始資料表，請你：
- 建議適合新手的統計方式
- 說明每個統計欄位在幫助我看什麼
- 優先選擇常用、好維護的做法
資料表內容如下：＿＿＿
⑨ 工作流程優化（少做一點人工）
你是一位 Excel 工作流程優化顧問。
目前我用 Excel 手動處理以下事情：＿＿＿
請你：
- 找出可以用函數簡化的地方
- 建議「新手也能學會」的自動化方式
- 不要一次推薦太複雜的功能
⑩ 學習步驟拆解（不跳階）
你是一位 Excel 新手陪跑教練。
請把以下 Excel 任務：
- 拆解成新手可以完成的步驟
- 每一步都說明「為什麼要這樣做」
- 不要跳步、不假設我已經會
任務是：＿＿＿
小提醒（你可以放在教學裡的一句話）
不會 Excel 沒關係，
你只要學會怎麼把需求講清楚，剩下的交給 AI。
你不是不會 Excel，你只是少了一個翻譯
很多人卡在 Excel，
不是因為笨，而是因為「語言不通」。
AI 的價值，不是取代你，
而是幫你把需求 → 函數 → 結果 → 說明這條路鋪平。
只要你敢描述需求，
剩下的，就交給 AI 一起完成。
