NotebookLM 中的「資料表」設計目的，本質上並不是作為數值運算或資料分析的工具，而是作為知識整理與結構化呈現的媒介。它的核心定位偏向語意整合與內容理解，而非資料計算或數據處理平台。因此，若將其視為 Excel 或資料庫系統的替代品，將偏離其設計初衷。
在實務應用上，可以善用 NotebookLM 的 跨檔案整合能力。系統能夠同時讀取與理解多份文件，並進行語意層級的關聯分析，例如：
- 彙整多份報告中的共同觀點
- 比對不同檔案中的定義差異
- 整合多來源資料後產出摘要或重點表格
此外，NotebookLM 採用 Retrieval-Augmented Generation（RAG） 架構，在回應時會優先依據使用者上傳的資料進行檢索與生成。因此，相較於一般大型語言模型直接憑記憶生成文字，能明顯降低「幻覺」（hallucination）風險，提升引用準確性與可追溯性。
在資料表運用層面：
- 可以將文件內容轉換為結構化表格，協助快速比對與檢視資訊
- 也可以匯出整理後的資料表，用於後續分析或報告撰寫
- 但不適合進行複雜計算、統計模型或資料處理流程
總結而言，NotebookLM 中的資料表是知識整理工具，而非運算工具。若搭配其跨檔整合能力與 RAG 架構特性，能有效提升研究與資訊彙整效率，同時維持內容來源的一致性與可信度。
整理會議記錄
例如，如果用來整理多次的學校行政會報的會議記錄，資料表功能就可以派上用場了。可以將分散的資料整合在一起，並且以結構化的方式呈現。
先在筆記本中新增多個會議記錄當為資料來源，本例共上傳四個檔案。
雖然會議內容的文件是掃描紙本的 PDF 檔，但是會議記錄的每一個字仍能被擷取出來。
勾選這四個檔案，然後在試算表中的自訂中輸入以下內容：
你是一位資深學校行政管理顧問。
請根據目前所有來源中的行政會報紀錄，將全部會議中關於「活動」有關內容，
依每一個活動整理成一列摘要內容做成表格。
欄位如下：
1.活動主題
2.活動內容
3.活動時間
4.活動地點
5.活動相關人員
規則：
- 每格以關鍵短語呈現（避免整段原文）
- 每格最多 50 字
- 無資料請填「—」
NotebookLM 跨檔案整理出全部活動的摘要表格，這樣就能將會議記的資料結構化呈現。
如果傳到 Google 試算表中就可以再接續使用這些資料。
或是將所有校長的裁示整理在一個資料表中，使用以下自訂的指令：
你是一位資深學校行政管理顧問。
請根據目前所有來源中的行政會報紀錄，將全部會議中關於「校長的裁示」內容，
依每一個裁示整理成一列摘要內容做成表格。
欄位如下：
1.會議的日期
2.裁示內容
規則：
- 每格以關鍵短語呈現（避免整段原文）
- 每格最多 50 字
- 無資料請填「—」
結果如下：
或是將全部會議記錄的提案集合在一個資料表中，使用以下的自訂指令：
你是一位資深學校行政管理顧問。
請根據目前所有來源中的行政會報紀錄，將全部會議中和「提案」有關的內容，
依每一個提案整理成一列摘要內容做成表格。
欄位如下：
1.會議的日期
2.提案名稱
3.提案摘要
4.提案結果
規則：
- 每格以關鍵短語呈現（避免整段原文）
- 每格最多 50 字
- 無資料請填「—」
結果如下：
以下是 ChatGPT 建議的各種會議適用的指令。
📌 基礎版：會議重點整理成標準摘要表
請根據目前所有來源資料，將「每一次會議」整理成一個摘要表格。
每場會議請彙整以下欄位：
1. 會議日期
2. 出席人員
3. 核心議題
4. 重要決議
5. 待辦事項（含負責人）
6. 下次行動重點
內容請精簡為條列式關鍵字，不要過度冗長。
👉 適合行政彙整、快速回顧。
📊 進階版：決策與行動導向整理
請從所有會議記錄中，將每次會議整理為一列決策摘要表。
欄位包含：
- 會議時間
- 核心問題（Problem Statement）
- 討論重點
- 決策內容
- 決策類型（例：政策 / 教學 / 技術 / 經費 / 人事）
- 行動項目
- 負責人
- 截止日期
- 是否延續上次議題（是/否）
若資訊不足請以「—」表示。
👉 適合做長期追蹤、專案管理。
📈 專案追蹤版：跨月份比較整理
請將所有月份會議內容整理成比較表。
欄位包含：
- 會議日期
- 本月新增議題
- 延續議題
- 已完成事項
- 未完成事項
- 重大風險或問題
- 關鍵成果
請分析議題是否重複出現，並在欄位中標示（重複第幾次）。
👉 適合做成果報告或年度回顧。
🧠 分析版：趨勢與脈絡整理
請將所有月份會議整理成表格，並額外加入分析欄位。
欄位包含：
- 日期
- 核心主題
- 關鍵決議
- 行動項目
- 延續狀態
- 會議重要性評級（1-5）
- 與整體目標的關聯性說明（簡述）
最後在表格下方，另寫一段「整體趨勢分析」，說明：
- 重複出現的議題
- 決策走向
- 行動執行效率
- 潛在問題
👉 適合主管簡報或策略報告。
🎯 如果你想要「一次完成」
你也可以使用更精準的結構化提示：
你是一位專業行政分析師。
請從所有會議紀錄中，將「每次會議」整理成一列彙整表。
請使用以下固定欄位：
日期 | 核心議題 | 重要決議 | 行動項目 | 負責人 | 完成期限 | 延續性 |
成果狀態
規則：
- 每格最多 20 字
- 使用條列式短語
- 不要複製原文段落
- 若沒有資料請填「—」
這會大幅提升輸出品質。
