【現象觀察】
辦公室裡的免費下午茶，本來是件讓人開心的福利，但最近我的一位同事，卻硬生生把這份福利變成了一場混亂的災難。
因為輪到他主辦，他接獲主管傳來的 UberEats 建議店家連結後，立刻轉發給全體部門，告訴大家這是後天的下午茶。這是他的第一封信。
但他沒考慮到幾個致命點：
- 外送平台通常有 30% 的溢價。
- 當天店家是否有營業？
- 大量訂單可能根本叫不到外送員。
於是我建議他，應該直接與店家確認直送事宜，而非依賴外送平台解決。
他接著發了第二封信，並附上表單讓大家填寫。結果問題又來了：他附上的是舊版菜單，金額與品項都有出入；更災難的是，他的表單設計是「全開放式填答」，大家想吃什麼全憑自己手打。為了更正菜單，他又發了第三封信，但表單依舊是開放式問題。
短短一個下午，全部門為了預定一杯下午茶，收了三封信。更荒謬的是，快下班時他跑來問我：「今天事情做不完，可以報加班嗎？」
經過專案 PM 評估，他的業務其實並沒有加班的急迫性。看著這個案例，我覺得這是一個非常值得靜下來拆解的經典場景。
【人性拆解】
為什麼一個簡單的訂餐任務，會演變成三封信的轟炸和做不完的本職工作？
我們很容易直覺地認為這只是「粗心」，但如果把表象切開，這其實是一種 「交差了事」的思維盲點。
當一個人滿腦子只想著「趕快把這件事從我手上清掉」時，他的大腦是不會啟動系統性思考的。主管丟了連結，他就不假思索地轉發；發現錯誤，就直覺地再發一封信補救。他以為自己動作很快、效率很高，卻沒有在腦中預演過一次完整的流程：
- 風險評估：平台會不會比較貴？外送員會不會拒單？
- 使用者體驗：收信的人能不能一眼看懂？舊菜單會不會引發混亂？
- 後端處理：如果讓大家自由填寫品項，最後我要怎麼統計金額跟數量？
他把全部的精力都花在「當下的反應」，卻把龐大的時間成本，外溢給了整個部門（大家必須重複讀信、確認菜單），最終也反噬了自己（花大把時間在一堆亂碼般的表單中痛苦地統計），導致連份內的工作都做不完。
【思維升級】
面對這種情況，以前的我可能會忍不住插手，直接幫他把表單設計好，或者好好教訓他一頓。但現在，我選擇不介入他的因果。每個人都有自己的習慣迴路，他必須在自己的錯誤裡學會痛，才會意識到需要改變。
這件事對我來說，反而是一個很好的自我提醒。
很多時候，我們看重的是一個人做大事的能力，但處理小事的邏輯，往往就是一個人底層思維的縮影。訂下午茶表面上是雜事，本質上卻是一個包含需求釐清、資源盤點、流程設計與危機處理的「微型專案」。
這提醒了我自己：永遠不要為了追求「快」，而放棄把事情做「對」。
如果一開始願意多花五分鐘，確認好最新菜單、設計好下拉式選單的封閉式表單、打通這條滑順的軌道，後續的阻力就會降到最低。
小事上的草率，最終都會化為隱形成本，在未來的某個時刻要你連本帶利地還回來。
【思考筆記】
職場上最昂貴的時間成本，往往不是花在「做事情」，而是花在「反覆修補那些一開始沒想清楚的事」。
真正的高效，是讓子彈在腦中多飛一會兒，因為把事情做對，永遠比把事情做快更省力。
