微小好習慣養成術04-建立工作流程文件，工作更有效率
去年的職涯歷程由「一人行銷」晉階帶領新人，同時也帶領大專院生參與電商大賽並獲獎。這段過程有很多收穫和啟發。
原本自己一個人可以從頭到尾，把一件事情完整執行，轉變為必須建立系統方法，才能把已知的事務傳遞給新手，並且協助他們也把事情做好。
這段過程，發現建立順暢的工作流程和文件，相當重要，並且需要區分出模組。
以下是我日常使用的工作流程模組。
1.建立產品資料與規格表
目前工作的產業是B2B製造業，最常遇到的困擾點是產品的外觀和功能大同小異。每當客人詢問產品時，總要核對很多資訊，才能找到匹配的產品。
雖然公司已有規格表，但規格表僅有文字，沒有實物照片，這也增加搜尋的困難度。因此，我直接再重新彙整一份詢問度高的產品清單，並且附上圖示，搭配規格；將重點資料彙整後，大幅減少查找產品的時間。
除此之外，產品資料與規格表也是行銷文案和平台上架的基礎。先整理產品資料表，請學生小幫手上架產品至新的銷售平台時，溝通文案、填寫資料，都將更方便且快速。
2. 制定社群貼文主題列表
每週發佈社群貼文是行銷工作的日常。如果等到截止日期，才開始發想貼文內容，大部分是很難寫出文案的。常寫文章的人都知道，最害怕面對空白的頁面卻想不出幾個字。那種焦慮感，盡可能避免發生。
因此，解決方式就是：事先列出主題清單。以這次帶領學生團隊發想社群貼文為例，我事先列出5個大主題、48個小主題，這就是你的「內容彈藥庫」。
先有大方向之後，當每週撰寫貼文時，可以更輕鬆。因為不是每次都從零開始發想，而是已有明確的大方向，腦中的壓力也會少一點。實際寫文時，再依這個大方向做調整即可。
3. 紀錄行政流程執行步驟及表單
大型傳統製造業的部門分工很多，相應的行政流程更是繁雜，包括：開立訂單、安排生產製造、出貨文件製作、請購或採購流程、核對帳務…等。
時常遇到各種不同流程的切換。做了A流程，又蹦出A流程的變形。或是太久沒有做B流程，一時之間，某個環節卡住了，結果電腦的ERP文件系統又卡住，並且卡到其它部門的下一個動作。
時常排解這種行政流程的錯誤，其實滿惱人且缺乏效率。最好的解決方式，不是靠人腦記憶，而是建立你專屬的「電子文件大腦」。
作法則是開一個Excel表單，專門紀錄這些執行細節。如果你想使用其它的電子資料庫，例如：Notion、Trello…等，也可以。目前我選擇Excel表單，主因是最直觀好用，也可以直接鳥瞰所有的資料，在交接資料給新人時，也不用再另外登入申請帳號。
Excel表單裡的每個分頁設定一個模組的主題，接著將每個執行步驟逐一紀錄，同時加載備註或截圖。一旦遇到新的流程時，再補充進去表單內，未來當遇到相似的狀況時，就能再查找步驟，而不用一直詢問其它部門的同事。
雖然這只是一個微小的習慣，不做也不會怎麼樣，但就是這個微小的一個步驟和習慣，能幫助你大幅提升工作效率。做了，還是比較划算和值得。
大腦還是留給創意發想和思考吧，別陷在這些無謂的流程解bug細節裡了！
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我是職涯諮詢師Janet，擅長運用牌卡，探索你的優勢，並且幫你找到適合的職涯/生涯發展路徑。如果你遇到工作的疑難雜症，需要有人用客觀的方式給予看法，歡迎跟我預約職涯諮詢。
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Hi, 我是Janet，行銷是我的正職，職涯諮詢師是我的志業，而永續則是我的興趣主題之一。擅長分析、思考，並且從各種不同事件中，找到關聯性。喜歡建立工作流程、優化流程，更喜歡觀察生活習慣和思考解決方法。深信「微小習慣就能創造大改變」，以此做為生活專案，觀察和紀錄生活習慣，找到改變習慣的簡單方法，進而提升生活品質。
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