從事幕僚工作心得

最近有之前帶過的學員問我，擔任幕僚如何規劃工作期程，
因為很常被臨時交辦事項打亂，各種工作節點訂定了卻總是做不完，所以很困擾，
就我個人過去十多年的幕僚經驗，這其實蠻常見的，下面分享一些個人心得。

最厲害的幕僚要能夠「快、狠、準」

第一個:快，指的是反應快、速度快，
首先要對個人的業務、工作內容、相關法規都能夠很清楚明瞭，
所以當有突發狀況或臨時事項時，能夠很快速的處理及解決，讓這些事情不要佔用太多時間，面對主管提問時也能快速提供正確資訊，避免主管做錯裁決；

第二個:狠，指的是對自己狠，對同事也夠狠，
能專注在自己的工作上，不被其他人的瑣事影響，
而可以讓同事代勞的小事，就儘量外包，

這樣可以達成兩個目的，
一個是自己的工作可以心無旁騖地完成，
二是節約更多時間處理更主要的工作；

第三個:準，提交的各項資料跟數據都非常精準，能夠命中老闆目標，
這需要個人工作有一定的能力，且能確實瞭解自己主管或更高層所想要的是什麼，也能避免同樣資料被一再退件，浪費更多時間，當然這也要看主管囉!

上面所述，也是我個人比較佩服的幾位高手才有這樣的功力，
我還沒辦法有這種境界，但是有幾件事情還是可以先備:

一、掌握工作內容:

不管擔任哪一種幕僚，第一件事一定是先搞清楚業務職掌，
唯有先知道自己要做什麼，才有辦法規畫後續的時間分配，
職掌又要再區分主辦及協辦兩大部分，

主辦就是自己要完成的，包含計畫、執行、考核(PDCA)的事項，
要有業務聯絡表，了解上級、下級及平行對口分別是那些人，
還要知道業務期程管制表，這項工作是屬於什麼周期要完成的，每週、每月、每季、每年…；

協辦部分就是哪些工作是要定期繳交給主要承辦人的，
通常這也是最容易被忽略的，等承辦人再催促了才又要花時間彙整；

所以上述工作項目可以做成甘特圖，就能夠更清楚掌握工作進度。

二、熟悉計劃法規:

承辦幕僚是計畫的擬定者，也是最能夠掌握上級作業規定的人，
務必要熟悉這些內容，才能保護自己及應對主管提的各項問題，

尤其有不按牌理出牌的主管，或者還沉浸在過往經驗的主管，
這時候就必須適時適切的善意提醒他們，現在的規定及可能觸及的法令，
最好是有會議記錄來保護自己。

三、良善人際關係:

幕僚是需要跟各方面的人做溝通的，
對上除了自己的主管，還有上一至二階的業務承辦人甚至業務主管，
對下有業務對口、下級對口的主官等，
平行的除了自己部門的同儕，還有其他部門的對口、其他部門的業務主管等，
所以有點像360度溝通，如果哪個環節溝通不良，產生不好的關係，在業務執行上都會面臨窒礙，

舉例來說

跟上級承辦人關係不好，就容易被刁難或被提報；

跟下級對口不好，資料容易被拖延；

跟部門同儕關係不好，當你有事情需要別人幫助時，就很難求援了，

所以做好人際關係對工作是很有幫助的。

四、妥善時間分配:

以艾森豪時間矩陣區分四象限有:很急很重要、很急不重要、不急很重要跟不急不重要，
個人認為分別對應到的是重、急、緩、輕；

很急很重要:通常是老闆最迫切的事項，務必要擺在第一優先順序處理；

很急不重要:這些急事可能會打亂你的工作步調，所以就是適合外包給其他同事幫忙的，因此，如果人際關係不好，就只能自行處理；

不急很重要:通常是屬於計畫面，需要時間去蒐整資料或做妥善規劃，因此需要更高的專注力，最好是在沒有其他干擾的時段來做，如晨間或夜間，我通常會利用夜晚來處理這部分的工作(當然不鼓勵加班)；

最後不急不重要的就輕輕放下吧!

對於剛接觸幕僚工作的新手而言，
完成一二項是最基本的需求，就跟試用期差不多，三個月內要有一定程度的了解，
第三點比較偏向人格特質，有必要好好訓練，
第四點就要靠工作經驗來累積了，
通常要在同一個職務做滿1年才能對所有工作事項有所了解，
第2年要能夠精熟，
3年以上的基本都要成為行家了。