講中文的人決定辦事順序時，喜歡用「輕重緩急」，但不講明白輕且急、重且緩的兩件事要怎麼訂先後次序。成語就是這麼欺人，描繪力強到讓人以為自己懂了，但資訊量弱到沒有執行參考價值。
我有個日常使用的多年訣竅：
減少待辦事項
在「買蛋、換機油、回信、確認交件日期、聯絡家人、完成簡報、修改小說第三章、為寫下一個故事讀法規跟論文、修潤翻譯文稿、排下週工作進度、在社群媒體上刷存在感」十一項任務之間，我的分批排序法是：
1. 挑出能夠最快解決的幾項先結案：
（聯絡家人、回信、買蛋、換機油）11-4=7
前兩項可以在手機上迅速完成。解決掉，會帶來一絲有進度的成就感，讓接下來的情緒順暢；後兩項可以用一趟出門解決，降低待辦事項數量。
事件數量對大腦非常重要。電話號碼長期都是七碼，跟人類短期記憶力最多能清楚記得無意義的七個音節有關，例如氫鋰鈉鉀銣銫鍅。不信你試試葉卡捷琳娜・阿列克謝耶芙娜，就知道為什麼俄國小說讀起來負擔很大。她就是凱薩琳大帝，這樣講好記很多。
2. 會影響他人進度的先輸出：
（完成簡報、確認交件日期、排下週工作進度、在社群媒體上刷存在感）7-4=3
簡報本就是為了與他人溝通而存在的資訊類型，通常有明確的期限，提前完成對誰都好。一本長篇小說的交件日期跟出版排程連動，需要共同規劃、提早確認細節，才能讓雙方好做事。
通常跟他人相關的待辦事項，提前輸出、資訊完備，都可以減少過程中多餘待辦事項湧出，例如瑣碎提問、例如往返溝通。未來的自己，也是他人。為自己規劃工作進度，就是及早提供自己充分資訊，以利判斷。
至於在社群媒體上刷存在感，我這不就完成了？
大腦一次能惦記的事項只有四件，跟 Google 商標的標準用色一樣多。如果 Google 超過四色，我們就無法確定是藍綠黃紅。如果你不是剛好知道，奧運標誌的五環是哪五個顏色，能記得嗎？標準魔術方塊的六面又是哪六個顏色？光是把待辦事項降低到大腦不需要花力氣回想才能記得的總量，就是非常關鍵的腦力解放。
另外，大腦最容易掛念的事項，是與他人有關的事項。即便是貓叫，都比未繳的水費單更令人分心。遁入專注模式之前，解決與他人相關的事件最能清空腦力負擔。
3. 為最需要長時間沉浸的工作保留完整時段：
（修潤翻譯文稿、為下一個故事大綱研究法規跟論文、修改小說第三章）3-3=0
這類工作開始前，先關閉不需要的視窗跟網頁標籤。讀法規的時候只要留法規網頁互相對照就好，信箱或未讀新聞網頁要嘛讀完、要嘛關掉。光是降低資訊曝光，就能提升腦力乘載量。這一整個類型的工作，最佳狀態都是只有它一件待辦事項，可惜人生就是事與願違。
若有必要，分析一下專注工作的方式：
翻譯對照是高度輸入、低度輸出；
研讀文章是高度輸入、中度輸出；
修改小說是低度輸入、高度輸出。
我會依照當下的狀態來排序這些工作，有時候夾雜著做，當休息。
秘訣是：做決策最耗腦力。
寫小說就是在無盡的可能性裡做出選擇，幾乎永遠是我的工作裡最耗腦力的項目，但最重要。我會在最耗腦力跟最不耗腦力的工作之間跳動來回，以完成段落為分隔，不是以時間區分。中度耗腦力的事件反而可以一次做完，減少待辦事項。在這案例裡，讀法規、做筆記適合先解決，3-1=2。
整體而言，這是我自己行之有年，而且有效的工作模式。你的工作項目一定跟我不一樣，你的大腦跟我也不同，但是「減少待辦事項」來降低大腦負擔，是值得每個人用來計畫工作的基本觀念，足以取代輕重緩急。
思考愉快
