職場強身術

聊聊好玩的過去

在工作中的一些案例之後

學會了保護自己的強身法

第一是知道要做什麼

第二是資料管理

第三是做好備份

回想第一次擔任幕僚的工作

當時是下部隊第二年

擔任裝步連的排長

單位剛進到南測基地

也是我的第一個基地任務

普測剛結束

就被連長通知

下週一調到營部連的行政排

心裡OS去那做什麼啊🤔

過去報到才知道

這是一個很特殊的職位

我既是排長- - -但是不用揹值星

又是幕僚- - -但是我有領導加給

所以我的職務名牌是全營最長的

“行政排排長兼助理作戰官”

報到當天

營長在餐廳對全營的500多人精神講話

我跟著幕僚群一起

坐下沒多久

四老闆-營參謀主任

突然轉頭跟我說

待會下去把三個月後

要返回駐地的機動計劃做一做給他看

講第一時我沒有理他

主任又講了第二次

我心裡的小劇場

“幹嘛叫我做啊！

機動機會不是人員車輛裝備的運送

這不是後勤官的事嗎”

所以還是沒理他

主任就發飆了

大拍桌子

站起來指著我狂罵

大家想想那個場面

第一他是準少校，我是菜中尉

第二當時全營500多人在場

第三營長正在講話

這時營輔導長起來緩頰

把我們拉到旁邊

語重心長的說了一些道理

印象最深的是

任何工作不管是不是你原本該做的

都有一條「長官臨時交辦事項」

所以主任要我做我就得做

我的副手也在旁邊小聲說那是我的職掌之一

不過在那當下

我其實是很想笑的

因為

營長剛剛在台上被主任的拍桌嚇到抖了一下🤣

這次的經驗讓我了解了

業務職掌的重要性

也就是業界所說的工作說明書

每個職位

尤其是幕僚職

更應該在到職後第一時間掌握清楚

除了這個之外

跟職位有相關的計畫、法規

也都要了解清楚

第二個小故事

發生在出基地返回到駐地

在準備一個月後要下恆春去打聯勇了

我負責的幕僚工作有一項是

戰情輪值及衛哨勤務

有一天

戰情交接的紀錄表沒了

因為我當時不在營

就請我的副手去幫忙印空白過去

過沒幾天

司令部來戰情督導

發現交接表的清點項目中

有三項機密資料不見了

天啊

機密資料欸

這是要被法辦的欸

大家瘋狂的翻箱倒櫃

就是找不到那三本

後來我的副手來看

才說是他交接表印錯了

那張表單是兩年前的舊資料

當時部隊還在清泉崗機場內駐點

那三本機密資料是當時跟空軍有關的

在前年移防出來後就繳銷了

解釋完後

督導官才放過我們

因為這個事件

所有有在這期間輪值的幕僚-申誡一次

我的四位老闆-督管不周申誡一次

小弟我-業務承辦疏失申誡兩次

我的副手-沒事🤔🤔

從那時開始

我就習慣在檔案的名稱後面註記日期

如職場生存術1121214

如果同一個檔案當天改好幾次

那會在附上時間

第三個小故事

發生在我第二次擔任幕僚

這次是在台中當營的人事官

當時剛升上尉

也慶幸有位優秀的學姊

她將業務職掌寫的非常清楚

所以在面對工作時相對順暢

那年有位學弟報退

要幫他做另予考績的申請-跟錢有關

我也很快的幫他做好

營長批核後

我直接整個正本送到旅部承辦人手上

因為跟學長交情也不差

學長不想要有公文簽辦壓力

我就便宜行事

沒有送去文卷室掛單

後來也沒有再去追作業進度

到了年底我被調職到花蓮

這件事也被我遺忘了

隔年過年

那位學弟發現錢沒進帳

跑去申訴

這件事才被翻出來

當時我也還不知道

正在忙演習的任務

某天下午就接到另一位台中學弟的電話

一開口就是一種看戲的口吻

「欸！學長

恭喜你申誡一次！」

我心裡小劇場又出現了

“我在這邊忙操演

累個半死

你在那邊幸災樂禍”

才知道那份文後來沒有辦

監察官去查的時候

我的公文櫃只有營長批的文稿

其他什麼都沒有

沒有副本

沒有登載發文簿

沒有去掛單

最後那份文被壓在承辦人的抽屜最下面

我繳資料時的學長沒多久就辦留職停薪

後面接任的做沒多久就去住院

案發時是第三任的承辦人

根本不知道有這件事

所以這筆帳只能算在我頭上

這次的經驗後

我的資料要出手前

務必都會再備份一次

並且放到相關的卷夾保管

電腦內也會做清單紀錄

而且不管是紙本資料還是電子檔

我都習慣用業務來做區分

各業務的子資料夾才用年度區分

紙本資料存管會依重要程度來決定保管幾年

這樣才能避免類似狀況再發生