《部隊教會我的那些事》第七帖：職場進化術

在軍事體系中

士兵則是果實-開好開壞，都是幹部的問題(高層的思維...)

以過往22年的職務歷練過程

最短的職務只有擔任6個月

最長的職務則待了5年

軍官歷練又區分領導職與幕僚職

領導職從排長-副連長-連長，約8年

幕僚職從人事官-情報官-訓練官-訓參官-教參官，約12年

另外2年有幸擔任教官

每個職務、單位與階層的轉變

都需要快速進入狀況

也摸索出這四個階段

第一階段是熟悉

這個時期剛於新崗位上任

處於摸索階段

首先要做的就是熟悉業務

運氣好的會有前輩提供的經驗移交手冊

運氣一般的至少會看到業務職掌表

但是大部分的情況是什麼都沒有-只有長官一句話

不管如何

都必須盡快上手

這時可以從整體業務架構、相關法令規章及作業流程來著手

1.業務架構

要了解你的上級對口有哪些?

平行資源在哪裡?

下級管制對象有誰?

也就是要將整個業務通聯網絡搞清楚

2.相關法令規章

掌握網絡之後

就要知道業務項目有哪些?

這些項目的計畫、規範有哪些?

各項工作的作業期程大概是如何?(有甘特圖最好)

這些工作的注意事項是什麼?

這是要避免違反作業紀律及發生違失

3.作業流程

掌握了上述規範及期程後

就要去了解這些工作該怎麼做了

有sop的部分可以比較容易上手

沒有的就只能跟上級與平行單位請教

第二階段是了解

掌握了工作的基本資訊後

要慢慢去了解它的前因後果、作業眉角、運作模式跟關鍵人

1.前因後果

有些案子常常是長官一句話交辦下來

它的用意是什麼?

執行一段時間或幾年後，還有存在的必要性嗎?

蠻多情況是人走政息

有些是時空背景不同了，可能不適用

這些都需要去深入了解

2.作業眉角

相同職務但是在不同單位

都會有其作業上的差異性存在

因此了解該單位在這項業務上的眉角就很重要

可以讓作業效率提高

也可以讓自己作的順暢一點

3.運作模式

這部分要依長官不同來做調整

區分直屬長官跟業務上級

有緊迫盯人型

有放牛吃草型

之前文章有將長官分成16種類型

以及面對不同的上菜(應對)方式

有興趣可以去看一下

https://vocus.cc/article/6580252ffd89780001985d7f

因長官不同

業務的運作方式也要有所不同

4.關鍵人(key man)

這邊是只能讓你工作更順利

能為你提供多項資源的角色

可能是上級長官的行政人員

可能是平行單位的高手

可能是下級單位的小幫手

只要能協助您工作進展的都算

應對這類角色

我習慣是保持良善互動

第三階段是熟練

這點需要工作實務累積

就個人過去經驗

至少一年

完整做過一年後

比較能清楚知道何時該做什麼

這個時期可以做到預先規劃及資源整合

1.預先規劃

當清楚何時該做什麼

年度計畫也從新修頒了

許多平時該整備的事就可以開始做

而不會是到最後階段才在"一夜精神"

可以將個人業務的期程整合成一份甘特圖

便於工作管理

尤其是一些瑣碎的小事

都可以平均分攤來做

才不會等你很急要執行時

又被長官臨時擦插單處理其他事情

最後都做不好

舉個例子

我在擔任營情報官的時間雖然只有半年

但是卻已經經歷了大部分的任務

先是國防部情報督考

緊接著就進基地

因為先前基地參與不少次

所以對於情報官在基地的一些小事還有點概念

其中，最麻煩的是畫圖

因此，在平時就已經跟文書慢慢累積相關的透明圖

所以整個基地期間

我過得還算不錯

甚至還可以看完兩部小說

2.資源整合

有一個重要觀念是資源有限

不是你想做就一定有資源協助你

所以都需要事前完成整合

尤其需要其他部門協助的事項

務必要提前通知且持續跟催

不然，開天窗的機率頗高

第四階段是突破

為什麼要突破

先前文章也提到"不變的定理就是變"

任何工作都需要與時俱進

當你熟練手上工作時

就可以做些改變讓它更好

包含優化流程、外部資源、訂定規則

1.優化流程

也就是要修調你做事的sop

這需要平時作業時的觀察與感受

哪個環節不順?

哪個步驟應該先做?

誰適合來協助做這項工作?

都可以再去細細品味與思考

目的就是讓流程順暢

2.外部資淵

前面提到關鍵人就是很重要的資源

尤其你建言無效時

這些都是可以協助你的有力人士

3.訂定規則

透過計畫修訂

可以訂定符合你需求的規則

只要能讓長官支持你

執行起來就會順暢許多

不同職場都容易出現一個大家不想看到的現象

就是"不懂教不會"

做出來的就似是而非

我們不必是全才

但也要能"相信專業、尊重專業"

並讓自己成為某個領域的專業