投標的故事(三十四) #會議規模

通常召開投標前評估會議，

由業務負責人進行報告，

評估公司內部資源與

外在影響因素等條件，

決定是否投入競標。

而一家公司會不會開投標會議，

決定了該公司的競爭優勢。

一家公司開會的效率與執行，

決定了該公司投標的效率與執行。

投標會議是籌備投標文件的必備流程，

然而會議的成本則常常被忽略，

從而使會議成本成為

吃掉標案利潤的「隱形殺手」。

日本太陽工業公司每次開會時總是

把一個醒目的會議成本分配表貼在黑板上。

成本的算法是：

會議成本=每小時平均工資的3倍

×2×開會人數×會議時間(小時)。

公式中平均工資所以乘3，

是因為勞動產值高於平均工資，

乘2是因為參加會議要中斷經常性工作，

損失要以2倍來計算。

因此，參加會議的人越多，成本越高。

按照這個公式，公司的一次中層管理會議，

以到會人數10人，

工資平均300元/小時計算，

開會1小時的成本是18,000元，

討論4小時成本達到72,000元！

這還不包括參會人員因出差產生的

交通費、住宿費、餐費等。

根據統計，

每位員工每週平均花５個小時開會

卻有一半以上的會議時間

被員工認為是無效的。

更印證會議成本成為

吃掉標案利潤的「隱形殺手」。

通常而言，與會人數越多，

會議的效率就越低。

雖然往往會議都能達成共識，

但這可能是大多數人「沉默的螺旋」的結果。

因此，有必要限制會議人數。

據 Business Insider 報導，

亞馬遜的 CEO 貝佐斯對此有一套獨特的做法，

被稱為「兩個披薩原則」——

與會人數必須控制在兩個披薩夠吃的地步。

早先 Charlie Rose 的採訪透露，

貝佐斯杜絕 PPT，

他要求會議發起人必須事先準備

一份打印出來不超過 6 頁的備忘錄，

這份備忘錄必須言簡意賅，

又能清晰描述問題本身、解決方案、

大量圖表、數據和分析。

而公司的會議則從閱讀備忘錄開始，

5 到 10 分鐘全場鴉雀無聲。

貝佐斯認為，PPT 展示這種模式的

訊息傳遞效率非常低，

聽眾看到的只是總結性的要點，

它對於報告者很容易，

但其他人很難真正地接收到訊息。

而由於缺乏訊息量，

使用 PPT 很容易使會議容易被問題所打斷，

而閱讀備忘錄的話，

第二頁的問題可能會在第四頁得到解答。

當你知道會議規模掌握技巧後，

想要多訂購幾個比薩都會很難，

因為你們根本吃不完。