【Notion 優秀應用】子彈筆記結合任務管理｜訓練營作業心得 001

一、優秀學員＆作品介紹

• 暱稱：10
• 現職：專案助理
• 哪屆訓練營：第 3 屆 Notion 訓練營優秀學員（學號：#0833）
• 作品摘要：

10 將工作中的任務管理系統做更新，利用子彈筆記結合待辦清單的理念，讓任務顯示可以更清楚。

同時活用 Notion 中資料庫的設定和功能，在篩選任務的截止時間還有重要性都能提升許多效率。在展示優化的部分，把系統隨著時間遞進也不斷進化的動態過程詳細地標示出來，是迭代精神的具體展現。

二、Notion 作品展示

作品：子彈筆記 + 待辦任務管理系統

上圖為參與訓練營前：只使用 checkbox 來勾選待辦任務，資料一多就難以查找、持續追蹤，也無法很好的看到累積或進一步記錄。

下圖為參與訓練營後：更加了解 Notion 的應用後，能針對自己的需求和目的設計工作系統，透過看板檢視模式（board view）檢視每週任務，除了能快速篩選未完成之任務，還能直接調整預計完成日進行任務安排和追蹤管理。

三、系統製作與迭代過程

主題構思：我需要什麼？

我是一個「上班一條龍，下班一條蟲」的人，責任感驅使我前進，故比起個人生活安排，工作上會更需要有系統化地高效完成任務，進而不影響團隊的工作進度。因此，我使用 Notion 打造工作上需要的「任務管理」系統。

草稿階段：我該怎麼設計？

剛開始打造系統時，僅是很單純地將原先紙本上使用的子彈筆記術（Bullet Journal）的日誌（daily log）放到了 Notion 上，透過 checkbox 的方式提醒自己待辦任務，並將完成的項目一一勾選。

只不過每一個月就要重新開一個頁面，久而久之，內容越來越繁雜，當我想要確認一些任務時，找都找不到，或者有進一步的想法和資料要記錄時，也沒地方可以延伸內容。

參加訓練營後，我才知道該怎麼使用資料庫功能。於是我開始改造我的工作系統。

1. 將「當週待辦事項」以資料庫看板檢視（Board view）進行調整，並分成未完成與已完成兩個分頁檢視，以利能更專注在未完成的任務上。
2. 此外，透過資料庫的檢視模式與分組（group）設計，打造「任務安排與瀏覽」一區，方便快速新增任務、瀏覽每週或每月之任務完成度或數量、了解特定主題之任務數（如：當月休假幾次）；透過表格檢視（table view）檢視每週之任務，也可快速了解未完成之任務，並直接調整預計完成日進行安排。

實踐之後的迭代優化

訓練營結束後，我學習到「一個適合自己的系統」是需要「持續迭代優化」，這是一個實踐的過程，所以我後來有這些調整：

1. 設定模板圖示（icon） 與標題格式：在套用模板時，利用圖示（icon） 標註特定任務，例如：完成後需要寄信的任務或會議等，方便執行；另將重要資訊放置任務標題前方，以「｜」符號區隔，如：10：00｜內部會議，可快速留意重點。
2. 增加「待處理清單」區：工作上常有機動性任務，但並非急迫於當週須完成，為避免忘記且後續可快速安排進當週任務，故透過篩選（filter）未有截止日之任務，呈現「待處理清單」。
3. 加入本週預計及常用項目：配合每週工作週會前需撰寫下週預計待辦事項，將待辦事項同步先複製放進「本週預計」內，並在此加入常用項目，方便新增後拖曳；若尚無預計截止日期，可拖曳至上方的待處理清單內，若清楚預計截止日期，則可直接拖曳至下方的瀏覽安排之總覽安排。

4. 加入快速跳轉 回到最上方：本週任務內若有多個任務，不易快速至下方個區塊內作業，故在最上方以醒目區塊（Callout）加入快速跳轉之連結，並於各區塊的標題旁連結至此快速跳轉區塊，方便上下頁面來回操作。

四、Notion 訓練營學習心得分享

我很喜歡訓練營裡教學相長與良性競爭的氛圍，這裡充滿著正向的鼓勵，大家不藏私地分享，也沒有比較的眼光，能夠讓自己專注於自身、了解自己的需求並付諸行動達成，這是我在汲汲營營的工作與生活中漸漸失去的一個能力。

從每次的作業撰寫中實踐先求有再完美，了解到沒有最好只有更好，每一件事情都有迭代的空間，也因此得失心不再那麼重，且更能專注在學習上面。

在專注思考的過程中，能因感受到自己的存在而覺得非常幸福；在產出內容的過程中，也會感受到自我價值，並在實踐後感到滿足且充滿信心與希望，相信自己是可以做到的！

同時也理解到我所看到每個人優秀的一面，其實背後也是他們經歷一次又一次不放棄地去迭代、去優化才有的成果。當投入心力把每一件事情做好，回過頭來看，那些美好的成果或掌聲都是附加的，最重要的是，自己的成長與獲得的啟發，成為了人生哲學與智慧，這些才是會跟著我們一輩子的！

透過訓練營我了解到只要你願意，每一天即使是前進一小步，你都會有成長與收穫！每一個成長與收穫都造就了我們獨特的價值與意義！

真心推薦與歡迎想成為更好自己的你們來參加訓練營，學習如何善用 Notion 管理生活，運用知識系統、任務與回顧系統、關係系統讓自己成為更好的人！並將這些美好傳遞給周遭的人！❤️

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📍 本文主要由 Notion 線上實戰訓練營的學員的優秀作品投稿。

感謝同學們能在這 40 天的陪伴式教學中，用自己的行動力產出這些優質的作品，並且分享自己在課程中的收穫！

我們會繼續收集、整理同學們優秀作品和應用到這專欄，同時也歡迎認真學習的你，也和更多人分享你的成果、作業思路和改變故事，讓你自己透過這輸出練習，更瞭解自己，也熟練工具，還能讓需要的人因為你的分享而被點亮。

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