團隊協作|格式差很多不知道要怎麼改?會議紀錄資料移到 Notion 的3個步驟!

閱讀時間約 5 分鐘

團隊最近因為會議紀錄的表單製作上花了很多時間

決定改善作法讓他效率化一些

經果討論之後決定移到Notion

因為提案的是我所以我就負責實際執行這個移動資料歸檔跟轉換格式的作業

這篇文分享我移資料的時候感覺到的小重點跟心得


google 文件跟Notion的比較看這篇文!


資料的移動沒有想像中簡單?

經過團隊討論後決定將 google 文件的資料移到 Notion

實際操作後發現其實有很多地方因為格式不同所以需要調整!

不是單純複製貼上就可以


前置作業與流程

雖然公司本來就有使用 Notion 管理社內規章與知識分享等

但團隊中其實多數成員都不太熟悉 Notion 的建立與組織方式

原本的會議紀錄資料經歷長期累積的複雜內容

要馬上切換也需要一些時間適應

所以需要先製作範本,

先試試看可行性再經過複數成員的實際使用之後

才正式全面移轉


第一步:要件確認

原本的會議紀錄資料範本(有經過一些改寫)

原本的會議紀錄資料範本(有經過一些改寫)

首先就是先檢視整份資料,列出到底有什麼樣的內容

以我的這份資料整理出來的清單如下

  • 主持人跟紀錄人:會議的基本資訊
  • 議程清單:會議進行的流程表
  • 議題:改善業務的議題/課題清單
  • 會議紀錄區塊:由書記負責紀錄會議中各個議題的內容(會跟上面的議題區塊重複)
  • 成員進度報告的填寫區塊:會議前,針對各議題成員進行的進度報告在這邊
  • 每週開一個新分頁:書記要負責整理出下次的表單(將紀錄填上去...等等)

第二步:分類

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將第一部列出來的清單簡單的分類之後

可以發現除了基本的主持人跟日期等資訊以外

主要的內容就是四個部分


議程清單

基本上每次都一樣內容,不太會更動


議題

項目最複雜,有幾個議題就有幾個區塊

項目有:概要、情報源、產生的課題跟課題應對的報告、下次要做的事、備註等等


會議紀錄區塊

每週由紀錄負責人在這區紀錄會議,基本上跟「議題」區塊重複因為在文件下方,

所以與會者需要上下往返查看不太方便


成員進度報告的區塊

成員各自報告進度時的筆記區塊



google 文件移到Notion時
什麼資料要對應什麼功能?

在這步驟分類的時候

需要思考的是資料的屬性

根據資料的用途並考慮Notion的功能

例如以下的舉例

是數字還是文字? →顯示格式的不同

是不是需要一直顯示?→如果不用的話可以用Toggle list收起來

是不是一直重複的?→如果一直重複就可以設定模板

會一直用到一樣的格式嗎?→可以設定按鈕產生重複格式

根據需求設定標準再去設定分類


第三步:資料Notion化

因為考量到團隊有人不太熟悉Notion操作

所以我準備了兩種文件形式


手動更新版

簡單的手動更新版

簡單的手動更新版


首先是單純把原本的google試算表整理到Notion的手動版本

新增功能的部分有利用Notion的欄位跟按鈕設計

讓右邊直接變成議事錄,

進行會議就只需要由上而下進行就可以了

按鈕設計適用於需要新增議題的時候

只需按下就可以很快地填寫內容

目錄的功能也讓跳轉查找變得方便

像共通的概要資料,其實不是會議的重點的資訊

可以用toggle list隱藏起來,讓整個文件更清爽

這個手動版本的缺點是

必須像以前google一樣每週手動複製上週的文件再稍做修改


資料庫自動更新版

資料庫自動版

資料庫自動版

將資料分類後將所有的議題放置在

專用的「議題資料庫」裡面

會議記錄的資料庫頁面就連結議題案件的資料庫

這樣就每週不需要手動生成會議紀錄頁面

他會自動顯示現在還沒完成的議題

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達到資料的活性化

新增資料庫這樣的分類方法之下也多了一點方便

多了一個可以在各「議題案件」裡面紀錄改善進度的功能

直接設定課題進度的顯示頁,

大大減少資料查找跟過程追蹤的時間

各種不同屬性的資料也能有更適合的狀態跟顯示

紀錄會議記錄的同時也能更新案件進度


團隊的接受度?

將兩種版本展示給團隊之後,

目前是決定使用第二種的自動化版本來進行會議

運行之後也許還會需要再多做改善

所以接下來就是進行團隊溝通與回饋修正的部分了


結語

這次移轉的經驗讓我更清楚地覺得

資料整理與分類的重要性

尤其是遇到這樣複雜的文件在轉化跟設計適應新工具時候,

直接複製貼上其實是沒有意義的移轉


資料跟文件也是需要經過整理跟思考

再去對應新工具的格式

這樣才會有效地發會工具或軟體的最大效能!

你也有文件轉移的困擾嗎?

希望這篇文章能對你有所幫助~


如果對於這篇文章有什麼想法或是問題,都歡迎你留言告訴我


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mai

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