作為一名 UCLA 的博士後研究員，我在處理大量會議和項目協作時，逐漸摸索出了一套高效的會議後工作流。這套方法不僅能幫助整理會議記錄，還能為後續的研究和項目提供清晰的執行方向。在此，想與正在攻讀碩博士的你們分享，希望能為你的學術生涯提供一些實用的啟發。
▋ 1. 會議後第一步：轉錄錄音，整理粗稿
• 每次會議結束後，我會第一時間把錄音內容轉成文字粗稿。
• 粗稿不需要完美，只要能完整記錄會議中的關鍵點即可。
• 手動篩選與分塊處理：將粗稿內容按議題或主題劃分成小塊，便於後續編輯與分析。
• 例如，實驗進展、討論問題、後續計劃可以分成不同的段落。
▋ 2. 利用模板快速重組內容
• 這一步的目的是將會議內容結構化、清晰化，便於後續使用。
• 每個分塊內容可以套用固定模板，例如：
• 實驗進展模板：目標、結果、問題。
• 行動計劃模板：待辦事項、負責人、截止日期。
• 將會議記錄轉換成有邏輯、有條理的文檔，既能方便溝通，也能成為未來回顧的重要依據。
▋ 3. 工具的選擇：推薦使用 Ulysses
• 我習慣使用 Ulysses 來整理會議記錄，因為它能夠：
• 高效管理多篇文檔，方便按項目分類。
• 簡單生成長文檔，適合匯總多場會議的內容。
• 支援快速導出不同格式（如 PDF 或 Word），便於與團隊分享。
• 這樣的工具能讓你更專注於內容本身，而非格式或排版。
▋ 4. 擴展應用：讓文檔為項目服務
• 完整的會議記錄不僅僅是「記錄」，更是項目執行的基礎。
• 從記錄到執行的關鍵點：
1. 分工明確：將會議記錄中的行動計劃部分清晰地分配給負責人。
2. 逐步推進：定期查看記錄，跟進每項任務的進度。
3. 建立項目基礎：會議記錄累積下來，逐漸形成系統化的文檔資源，為項目管理提供長期支持。
• 作為博士後研究員，我的角色更多是「統籌全局」，而不是處理每一個細節。完整的文檔讓我可以清晰地掌握進度，並專注於核心的戰略規劃與資源分配。
結語
會議後的工作流看似瑣碎，但它其實是高效推進研究與項目的核心環節。將錄音轉為粗稿、重組內容、利用工具整理成長文檔，再推進到執行，這是一個循環迭代的過程。不斷練習後，這套方法會讓你更清楚每次會議的價值，並有效推進你的研究目標。
希望這套方法能為你的學術生活帶來啟發，也期待看到你運用這些技巧後的成果！