【前言】 「議價(約)程序協議紀錄(範本)」有什麼作用？
在採購實務中，常會遇到「固定費用給付」的評選案件，議價(約)程序常被視為過場程序而忽略了它存在的價值，以實務經驗來說，保留「議價(約)」程序的準用最有利標及取最有利標經精神，反而會比適用最有利標多了一個彈性的手段，如果沒有在決標前把機關需求、廠商企劃書、評審委員建議，通通拉回同一個文件去做收斂，可能會連決標時點到底雙方合意了什麼東西都搞不清楚。而這份「協議紀錄」就是能在議約當下，快速把事情釐清的最好工具。
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02_【議價(約)程序協議紀錄】_取最有利標精神固定價格給付_ExpertOlen_採購工具001_(1150326)
一、準用最有利標，議價程序不得免
最有利標，在工程會的手冊中定義了3種態樣，其中，以「準用最有利標」與「取最有利標精神」，依規定需要於評選後進行議價的程序。
實務上，既然選擇了最有利標評選的概念，本質上就是想要跟「最低標」做出區隔，所以機關常常會配套採「固定金額」決標的方式辦理，直接把預算金額設定成決標金額，期許在充足的利潤設定下，選出對機關最好的廠商。函釋說了，「以該固定費用或費率決標予該廠商，其議價程序不議減價格，可議定價格以外其他內容(工程企字第1120100473號函)」，此時我們會把這個特定的程序稱作「議約」。
「議約」算是個不確定法律概念，就是大家都知道要做，但是沒人說得準該怎麼做，所以各有各的招式，常執行的機關可能都有自己內訂的內容、條款及框架，看過做得比較好的範本是台北市政府所訂的SOP採購標準作業程序知識庫(B.25準用最有利標決標固定價格(或費率)給付之議價程序協議紀錄參考範本)，我將以這個範版為基礎，試著再加入一些我自己設定的保護條款，希望讓決標的時候，大家可以拉回同一個共識來履約。
二、假設案例
設定一般機關最常遇到的「建築師評選規劃設計勞務案」，採購金額50萬元，取最有利標精神並採固定金額決標方式辦理採購，有2家廠商投標，擇定符合需求廠商依序議價。
三、 「議約決標紀錄」該怎麼寫!?(直接給你個範本吧)
(一)投標廠商名稱
載明「評審小組評分」、「標價」、「議約序位」，範例如下：
(二)審標結果/流標原因/廢標原因
1.本案資格審查，投標廠商計2家，合格廠商計2家，不合格廠商計0家。
2.經評審小組評分後，合格廠商計2家(合格分數為平均80分以上)，不合格廠商計0家。
3.經評審小組辦理評審後，評分結果如上表。
4.評審結果於○○年○○月○○日經局長核定由 ○○工程顧問有限公司 取得序位第1之議價權利，依招標文件之規定與符合需要廠商依序辦理議價(約)協議作業。
(三)決標過程
1.議價(約)內容：
(1)本案契約金額採固定金額新臺幣50萬元整。
(2)其餘議定內容詳如後附「議價(約)程序協議紀錄」。
2.本案經廠商同意(用印)後決標。
(四)備註
1.資格標開標時間：○○年○○月○○日，上午○○時○○分。
2.評審小組時間：○○年○○月○○日，上午○○時○○分。
3.議價(約)時間：○○年○○月○○日，○○時整。
4.需求單位意見：無。會計室意見：無。政風室意見：無。廠商意見：無。
四、『議價(約)程序協議紀錄』才是重中之重(附圖)
壹、應注意事項
本案係依招標文件所載明之「固定費用給付」，今與符合需要廠商辦理議價(約)程序，無須議減價格，雙方可協議其他內容，但所協議議定之內容，不得更改原招標文件之規定，或降低廠商投標文件所承諾之內容，且不應強制要求廠商修正投標文件內容(參照工程企字第09400380130號函)，並注意下列事項：
一、招標文件載明固定價格者，廠商如於投標文件載明報價且低於前述固定價格，視為廠 商自願減價，決標時依廠商報價決標。(工程企字第1130100580號函)
※決標金額：
■招標文件載明固定價格/費用： (新臺幣)_____50萬_____元
□廠商投標文件報價低於固定費用：(新臺幣)________________元
二、廠商不得縮減及不降低服務建議書內承諾之事項。
三、廠商不得縮減及不降低評選時簡報及答詢承諾事項：(屬原企劃書範圍內事項，由機關於評選後載明，無者免填)
貳、協議內容
雙方在不違反上述原則下，協議內容如下：
□一、廠商所提供之「創意」內容，經雙方補充為： (無補充者免填)
■二、廠商於企劃書所提內容，經雙方補充為：
(一)招標文件與企劃書牴觸之優先順序
廠商於企劃書所提及之內容，如與招標文件規定有牴觸者，以招標文件為準；不得以企劃書之內容變更原招標文件之規定。
(二)基本設計方向之約定與調整原則
廠商投標之企劃書納入契約執行，其所提及之人員、機具、材料、方法、環境或建議事項等，雙方同意作為基本設計之方向，但非唯一考量。如經機關判斷原企劃書內容與實務需求有所牴觸者，須以機關實際需求為準，如經雙方協議有優於原企劃書或對機關更有利之設計方案(以下稱「更優方案」)者，不在此限。
(三)更優方案之核定及費用約定
如有「更優方案（與原招標文件所列需求不同）」者，得經機關（需求單位）敘明理由，簽報機關首長（或授權人員）核定後為之，廠商同意配合辦理修正。其設計及監造費用已包含於本案契約價金內，不另辦理追加。
■三、廠商於評選/審時簡報或答詢承諾事項，經雙方補充為：
(一)評選/審時委員建議內容或規畫方向，納入設計階段之可行性討論，惟是否採納及如何調整，由機關審酌決定。如屬「更優方案」者，依上開協議方式處理。
(二)…(有需要者請自行補充)
(三)…(有需要者請自行補充)
□四、其他： (由機關載明，無者免填) 。
參、協議結果
□機關無協議內容，本案依第壹節各點說明，依招標文件規定辦理決標。
■第貳節各點協議內容，雙方達成協議，本案依第壹、貳節各點說明，及招標文件規定辦理決標。
□廠商不同意第貳節各點協議內容，本案依第壹節各點說明，及招標文件規定辦理決標。
肆、簽署用印
廠商：○○○ (簽章)
負責人：○○○(簽章)
○○年 ○○ 月 ○○ 日立約
【議價(約)程序協議紀錄】01
☕Olen的實務觀察與建議
- 評選(審)會議是一個很容易發散的場合，廠商的簡報與詢答環節，是整場會議最重要的橋段，如果設計的範圍、自由度比較大的時候，常常機關在公告需求時無法想像最後設計的成果是什麼，廠商的服務計畫書也會比較天馬行空(EX：機關的外牆拉皮工程、某某廳舍空間的整修工程等...)，服務計劃書裡面寫的東西有時候不見得有辦法執行(EX：警察機關的柱子漆成大紅色，像進廟裡拜拜一樣)，加上委員也常憑藉自身的經驗，想要多提供一些法寶與建議給機關，常常看這兩邊一來一往，冷汗都快流下來了，就算工作小組隨後馬上宣達了評選辦法的相關注意事項(額外承諾事項不得納入評選考量)，你也難以排除這些『企畫書上沒有，但是廠商信誓旦旦的承諾』對委員們產生的心證偏誤。更別提委員名單裡常常會出現不太熟悉法規的直屬長官，一直質疑為何成果跟當初講的東西不一樣?只能說真的沒有那麼容易。
- 「協商機制」一直是採購圈裡一個無人問津的選項，大家都不太想用，甚至曾經聽過上採購法的老師直接說：「不要碰就對了」。主要還是因為個案的狀況太多，無法簡單的類型化，採購法只能規定程序，但是無法教你如何「適用」，又會因為個案不同，操作的內容有所差異，事後還要面對被檢討的風險，搞得機關兩面不是人，所以我幾乎沒遇過辦過「協商機制」的夥伴。因為不想碰，就會導致機關一旦公告了需求之後就喪失了主導權，後續的結果只能仰賴「評選機制」：從中間選擇一個相對好的廠商而已，沒有再針對企畫書內容調整的空間了。所以原本理論上應該在決標之前把任務內容協商(negotiation)清楚的最優解，被機關捨棄了(因為引發的問題會更多)，所以機關只能謹守當初上網的「需求」而已，回到採購法的老話：
**【民法說契約就是『要約』與『承諾』，而招標文件上網公告稱做『要約之引誘』，決標決定時視為機關的『承諾』】**，所以要約的內容早在公告的時候就決定下來了!!
這個觀念建議夥伴要常放在心中，不然你就會看不懂這些程序在堅持什麼。 - 議約的合意內容(簡報與答詢時地額外承諾)，如果廠商出爾反爾不願意接受該怎麼辦?函釋說：「該廠商拒絕修正時，機關如不接受該廠商之標，並無適法依據(工程企字第09400380130號函)」，意思是說工程會沒有辦法提供其他更有用的工具了(誰叫「協商機制」你們大家都不用)，所以只能由機關各憑本事了。議約其實就是一個跟廠商溝通的程序，大家在決標前把事情講清楚，建議各位夥伴要明確的表達機關立場：
「如果你要玩兩手策略，在前面簡報詢答的時候講得天花亂墜來影響委員的心證，後面議約的時候又不願意乾脆的承諾，等於讓機關對廠商的信任在事前就打了大大的折扣，那我們決標之後也會採取一致的標準，或是更高的審查密度來確認廠商是否『誠信履約』，希望廠商能夠充分的考慮清楚再下決定」。
『然後就用標場10幾雙眼睛盯著他，眼神透露出期盼的眼光，希望廠商能自願畫押。最後祝福大家都能夠順利達得到想要的成果吧』
(此文章由 Expert Olen 整理，旨在提升採購法規的實務應用與交流)
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