談判中許多情緒源於五大核心欲念:賞識、親和感、自主權、地位、角色,只要理解五大核心欲念並妥善運用,就能喚起自己和對方的正面情緒,順利完成協商。
賞識
一、給予對方賞識。
- 列出一份「好問題」,理解對方的真正觀點。
- 聆聽字句也要聆聽弦外之音。
我喜歡這份提案。(但是其他人不接受。)
我喜歡這份提案。(我強烈支持這個構想。)
我喜歡這份提案。(我喜歡這份提案勝過其他提案。)
我喜歡這份提案。(提案歸提案,我可沒答應簽約。) - 從想法、感受或行動中發掘對方的優點。
想法:「雖然我不同意你的結論,但我覺得你的觀點很有價值。」
感受:「我欽佩像你這樣以工作為傲的人。」
行動:「我很感激你擬了這份草案。」
二、幫助對方賞識自己。
- 約好具體時間,邀請對方聽你說。
- 迎合他人的聆聽方式來修改你的訊息。
- 請對方從你的觀點當中尋找價值:「我不確定自己是否充分說明了我的觀點。在你看來,為什麼我認為自己的立場很重要、很有說服力呢?」
- 引用比喻使對方產生共鳴:「我們似乎走在鋼索上,最好確保底下有一張安全網。」「我覺得我們正一步步走向風暴,我們如何避免朝那個方前進?」
三、自我賞識的重要性。
客觀地審視自己思維的長短處,如果你的觀點值得讚賞,不要吝嗇於讚美自己,也不要過度依賴別人的讚美,以至於被阿諛奉承操弄。
親和感
一、改善結構性聯繫。
- 找尋既有連結。年紀、職位、家庭、背景、宗教信仰、共同興趣、事業夥伴、校友、熟人等等。
- 建立新的連結。從一開始就將對方視為共事的夥伴,安排非正式場合,來場「不期而遇」,與對方交談並強調雙方任務的共同本質,避免主導話題,讓對方幫你一個小忙,像是借東西,欠對方人情,可以使對方自覺慷慨,建立友情。另外安排正式會議前,一定要想想有沒有人會因為沒被邀請而受傷。
二、縮短距離:
談判者之間,就像兩隻刺蝟在寒冬取暖,彼此依偎,卻不想靠太近,免得被對方刺傷。
- 面對面交談。
- 談論你真心關切的話題。
- 給予彼此自由的空間。
- 保持聯絡。
三、保護自己不被親和感操縱。
- 對於即將做出的決定我感覺如何?
- 如果拒絕,我明天早上會有什麼感受?
- 如果答應,我明天早上會有什麼感受?
- 準備一個萬用回答:「我不能保證我一定會被說服,但既然你開口了,我會抱持開放的態度再次想想,明天給你答覆。」
自主權
一、擴大自己的自主空間。
- 許多人誤以為沒有最終決策權,就沒有資格談判,但事實相反,你仍然能提出建議:(1)我想要處理什麼問題?
(2)我希望影響誰?
(3)我可以提出什麼建議?
(4)我如何將建議傳達給決策者?
二、不要侵犯對方的自主權。
- 盡量先商量再決定。
- 邀請「隱形」利害關係人提供建議。例如小孩、員工是父母和公司某些決策的隱形利害關係人。
- 運用「知會、徵詢、協商」桶子系統,確立決策指導方針。首先我們可以開一場會,確立哪些事情,應當被歸類在哪一個桶子。對於長期共事、面臨決策者,這三個桶子是很有用的工具。
地位
一、社會地位:衡量一個人在地理區內的重要性與知名程度。
- 留意人們的社會地位,以便判斷對方期待你展現何種程度禮節。
- 已正式名號相稱,直到對方邀請你採用比較隨意的稱呼。
二、特定地位:個人在各領域的威望。
- 社會地位的有形指標,往往遮蔽了比較不光鮮亮麗但可能更重要的特定地位。不論社會地位高低,每個人基於自己專長與經驗,都會在某領域享有較高的特定地位。
- 在談判前我們可先釐清,實質議題上,談判的人當中,是否有人堪稱專家?談判流程上,談判的人當中,是否有人堪稱專家?
三、尊重對方地位的同時,也不降低自己的身分。
四、以禮對待每一個人。
五、避免地位外溢效應:即使有人在某領域成就非凡,不代表他在其它領域同樣專業。
角色
一、讓你的角色更有意義。
- 為你的角色命名。
- 列舉角色目前涉及的活動。
- 提出能讓角色更有意義的活動(增加或調整)。
- 考慮刪除沒有意義的活動。
二、確認彼此希望扮演的角色至關重要。
- 體制角色:學者、分析師、藝術家、廚師、兒童、顧客、醫生、高階主管、經理、父母親、科學家、秘書、教師、司機、作家等。
- 臨時角色:說話者、傾聽者、問題解決者、挑釁者、競爭者、服從者、合作者、突發奇想者、擁護者、妥協者、主人、客人、評估者等。
這邊舉出兩個例子。如果你今天參加一場面試,進門就發現面試官是老同學,你應該尊重他面試官的角色說道:「面試官你好,在這種情況下,無論你希望這場面試有多麼正式,我都樂意配合。」而不是一見面就套近乎。接著當你傍晚回到家,聽到妻子抱怨今天在公司發生的事情,你提出各式意見,卻發現她根本沒有聽進去。別急著當一個問題解決者,此時應該留意到,妻子是否只是想要一個傾聽者?
三、角色並非只是別人的問題,我們有很大的空間為自己和他人塑造更有意義的角色。如果你發現與同事、上司或下屬意見不合,不妨主動發起討論,一起澄清彼此的角色與相關活動。
處理情緒的實用建議
一、處理雙方的負面情緒。
- 測量情緒溫度,無須仔細分辨,只須辨認影響程度:可管理、危險、失控。
- 事先想好一套SOP能夠平復自己心情。
(1)深呼吸三次。從十開始慢慢倒數。
(2)找理由休息一下,脫離談判。
(3)改變話題,或至少稍微轉移注意力。
(4)採取舒服的姿勢。想像自己處在放鬆的環境。
(5)把令人不愉快的話當耳邊風。 - 平復對方的心情,不要用安撫的方式,而是認可對方的顧慮。利用賞識三要
素:理解對方的觀點、挖掘優點、傳達。 - 換人談、換地點談。
二、找到引爆情緒的核心欲念。
- 提出問題來假設驗證。
- 做出情緒反應前,先弄清楚談判的目的。將焦點放在理解,而不是責怪。
三、表達強烈情緒有時是一種手段,釐清想要藉此達到何種目的。
- 釋放情緒。選擇發洩情緒時,小心不要進一步合理化你的憤怒。即使向第三
方發洩情緒,也存在著風險,如果朋友無條件站在你這邊,他可能會強化你
對惹你生氣者的負面觀感。 - 告知對方,他們的行為對你造成了什麼影響。
- 影響對方。此方法表達的情緒,有可能是洋裝的,旨在能影響對方的行為、
樹立強硬的印象,不過要注意這項策略的代價與風險。 - 改善關係。許多談判者必須一再跟對方打交道,如果沒有處理好隱藏於緊張
關係背後的暗流,可能會傷害雙方的合作關係。
預做準備
一、關於流程:規劃並與對方討論,確認會議目標、準備文件、活動順序。
二、關於材料:運用談判七大要素。(這是一另一門課,請參閱其他書籍。)
三、關於情緒:五大核心欲念。
四、檢討每次談判:找出成效良好和有待改進的地方。
有些人逃避檢討是害怕受人評論與抨擊,我們應明確表示,檢討的目的是總結心得與學習。已一個好問題展開檢討:「談判對手有哪些地方表現傑出?為什麼?」反過來說,談判過程中,對方犯了哪些錯誤?如何給他一句忠告或建議改變的做法呢?檢討完對方後,再用同樣的問題反省自己和團隊。檢討的內容必須圍繞在流程、實質議題、核心欲念上,並將心得記錄保存。
真實案例與後記
1998年10月26日,剛上任不久的厄瓜多總統馬瓦德,與擁有8年資歷的秘魯總統藤森,在巴西利亞簽署了和平協定,結束了百年來的國土紛爭,兩國同意將具爭議領土劃入國際生態保護區,除非日後另有協議,否則不得在此從事任何經濟與軍事活動。有趣的是,代表們分割了這塊土地的主權與產權,祕魯可以宣稱,「蒂溫特薩是祕魯領土的一部分」,厄瓜多可以表示,「我們永遠擁有蒂溫特薩」。重要的是,此協議帶來的和平與財政預算,大幅改善兩國的經濟與發展。
作者當時受厄瓜多總統所邀,一同參與會談及協商,事後也訪談總統馬瓦德,以第一人稱視角描述整起故事,成為了本書最精采的案例結尾。