高手才知演講準備第四步-簡報設計 1

上次幫三郎準備完他的演講故事後，大約過了5天，他再度傳訊息給我，說他有做了一些簡報設計，希望參考我的意見，好讓他的簡報看起來有專業感，我請他將目前已完成的投影片寄給我，我再看狀況給他一些調整的建議。

我看完只有一個感想，三郎還真的是沒有任何演講經驗的新手啊。

字多必失

首先他犯了一個大部分第一次準備演講的講者都會犯的錯誤，那就是在投影片上打了過多的文字，至於怎樣的文字量叫做過多呢？一般來說，只要讓一般觀眾在閱讀文字的時間超過2秒鐘就算過多，而一般人2秒鐘大約可閱讀15個字左右。

我們想像一個演講中的場景，當講者秀出一張投影片，觀眾看了，這時候分兩種狀況：

狀況一：這時講者是停頓等待觀眾看完簡報的。但如果觀看時間一秒鐘、兩秒鐘過去了，大部分的觀眾都還在努力讀懂甚至讀完簡報的內容，想想現場氣氛會有多靜止、凝結與尷尬...

狀況二：講者邊呈現投影片邊針對投影片進行演講，在觀眾觀看投影片文字的時候，講者還是持續演講。但大部分觀眾的注意力通常無法同時兼顧一邊觀看文字又聽清楚講者說的話。

一般人2秒鐘的時間大概可以講8～10個中文字，亦即如果讓觀眾閱讀文字超過2秒鐘，等觀眾看完整張投影片的內容後，再將注意力放回講者身上時，已經漏聽講者大概一句話以上，這會讓觀眾出現理解斷層，無法順利接上講者正在表達的內容。

上述兩種狀況都可能讓講者好不容易培養的氣氛變調，觀眾好不容易建立的專注度也可能流失。以下提供比較佳的做法：

如果是狀況一：講者可在觀眾閱讀投影片內容時先暫停說話，讓觀眾閱讀完，注意力回到講者身上，再繼續接下來的演講，這樣有點像電影場景切換時，中間的過場效果，適時切換畫面，再次抓住觀眾注意力，也讓演講保持順暢的節奏．但如果過場效果持續太久，觀眾會覺得觀看節奏被打亂，而散失注意力，所以投影片上的文字不可讓觀眾需要閱讀超過2秒鐘。

至於狀況二：觀眾在閱讀內容時講者可以持續說話，讓觀眾閱讀完後再接上講者正在講的內容．但講者在設計投影片時，可以利用強化技巧讓觀眾更快掌握重點(這個部分本文後面會提到)，當觀眾在閱讀時，講者也可以稍稍放慢說話速度，不著痕跡地等一下觀眾，讓觀眾感覺節奏流暢，持續帶著觀眾進行你的演講。

圖片為王

而2秒鐘投影片的設計技巧有哪些？首先，你可以利用「大圖原則」，在企劃案領域一直流行著一句話，叫做「文不如表，表不如圖」，指的是一張圖勝過千言萬語，大腦對圖示的理解速度，遠勝過文字。

例如我們想表達「人工精製糖會造成腹部脂肪堆積」這個概念，我們只需呈現一個肥胖的人手拿著一顆方糖的圖，觀眾看到這張圖後不到千分之一秒就可以體會講者想要表達的概念，因為理解過程不到一秒，觀眾可以輕易的將注意力轉回講者身上，講者可以在觀眾看完圖片，再開口做解釋，確保觀眾完整理解內容。

三郎問：「可是有些時候，我需要將2個以上的重點同時放在同一張同影片時又該怎麼辦？」我說：「那就用聚光燈效果」，亦即將投影片中要表達的重點放在聚光燈下，其他的部分則先關燈，讓觀眾閱讀焦點一次只放在一個重點上，避免觀眾在閱讀投影片時失焦，甚至處於多頭馬車的混亂狀態。有些觀眾會分心去看講者還沒有講到的部份，讓講者難以掌控其注意力。這些都可以利用聚光燈技巧來避免。使用範例如下，至於怎麼製作這樣的投影片，我們將在簡報設計的部分進行教學說明．

用這樣的技巧，觀眾很自然會將注意力放在聚光燈所投射到的部分，有利於講者針對重點更流暢的逐一說明．

此外，我提醒三郎放在投影片上的圖要注意高、大、上三個原則，「高」指的是「高解析度」，亦即圖片應該讓觀眾感覺畫質良好，千萬不要模糊不清，投影片就像穿在講者身上的衣服，除非有人天生麗質到不行，不然過分邋遢，低質感的衣服通常會影響一個人的外貌與氣質。

小美不如大明

也就是說除非有人天生口若懸河，出口成金，滿滿乾貨，口才好到觀眾一聽就深陷著迷在他的話語中，不然低質感的圖片反映的是講者的專業與經驗不足，一開始就讓自己陷入讓觀眾懷疑能力的泥淖中，後續要更努力，才能贏得觀眾的信任，就像穿著邋遢的人卻要讓別人知道自己其實是個有料、值得深交的朋友，是更不容易的一件事。

而「大」指的是大圖原則，也就是圖片在不犧牲任何解析度的情況下，盡可能放大，小圖只會消磨觀眾的精神、興趣與專注度，注重簡報效益的講者不會這麼做，更別說小圖引起觀眾由於看不清楚畫面，而必須過度使用眼力的潛在不適，體貼觀眾的講者也不會這麼做。


聽到這裡三郎問：「那圖片要多大才算是夠大？」，我跟他說：「愈大愈好，如果可以，全部都是圖片也無妨，請你了解，簡報只是用來輔助呈現我們口語所要表達的事物，如果某句話觀眾光聽就可以理解，那我們何需再讓觀眾多花眼力去看，這世代的人每天的眼力使用已經相當大，體貼的講者不會這麼做，而如果非得用簡報來輔助呈現，那麼就讓觀眾一目了然吧！」

「那如果簡報裡還是必需有文字輔助說明呢？」，三郎接著問．「那就用運用80/20原則，也就是圖片與文字在簡報中最適的配置比例大約為80%，也就是圖示所佔區域面積約為文字的4倍，一如蘋果創辦人賈伯斯在新品發表會上所樹立的典範那樣」，我給他看了我電腦裡所珍藏賈伯斯的簡報，挑選其中2個分別是全圖，以及運用80/20原則的範本給他看，如下面所示：

全圖示

80/20原則

跟三郎分享到這，時間也已經晚了，我跟三郎說，投影片的設計其實有相當多的細節需要注意，可分成一般與進階狀況，所以我請三郎今天先休息，先不用急著調整他目前的投影片，待明日下班時間，我跟他分享其他部分後，再做調整即可。