EP.19|日常辦公桌整理術:觀察、執行、減少

2021/11/09閱讀時間約 22 分鐘
第16集聊到極簡練習,今天從這一集再衍伸出來,來聊聊辦公桌的整理術。
其實我的整理概念
不外乎就是老生常談的三步驟:觀察👀、執行🤸‍♂️、減少🍵。
站在整理辦公桌的角度去看,千萬不要為了整理乾淨而去做整理,而是要從「如何增加自己的工作效率?」來做切入,你就會知道自己應該先從哪裡開始下手✌✌✌
收納整理的錯誤示範XD 紙箱裝貓_2021.11.08
△ (01:13) 從甚麼時候開始養成整理辦公桌的習慣?
△ (03:04) 不要為了整理乾淨而去整理,先從觀察自己的習慣開始。
△ (05:05) 辦公桌風水學「左青龍,右白虎」並不是沒有根據的。
△ (09:29) 「打掃」和「整理」是兩件事情?
△ (11:38) 善用抽屜來收納不常使用的物品
△ (17:36) 我喜歡紙本資料與電子檔一起同步留存
△ (20:39) 如何增加自己的工作效率?從打掃整理開始做起
第二季開始,文章有很大的不同,不一樣的地方是「有逐字文字稿」,如果是學中文的朋友,歡迎來聽我的手帳邊看逐字稿,雖然我的發音不是字正腔圓的主播發音,但還是希望能做出和其他人不一樣的作品。
那我們進入正題囉... 「日常辦公桌整理術:觀察、執行、減少」

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Headliner|影片製作
(00:00) [片頭曲_開場白_女士優先]
This is komoto’s podcast 
(00:11) [開場音樂_約嗎?]
哈囉~大家好,我是小本。
最近過的好嗎?
已經進入了十一月,2021年剩不到2個月的時間,明年的農曆年過年,好像也比往的時間還要來得早,那我翻了一下自己的行事曆,發現明年的除夕是在國曆的1月31號星期五耶,春節的連假難得有9天!
那麼,大家可以提前好好地規劃一下明年過年的行程了。
今天想和大家聊聊關於自己的辦公桌,和我共事過的同事,或是,其他部門的同事都一定會知道,我的辦公桌是以乾淨整齊聞名的。也許其他人不清楚我的工作能力甚麼的,但一定都知道我的辦公桌是部門中最乾淨的一張。沒有最乾淨,但至少也進了前三名吧。那,今天就來聊聊辦公桌的整理術。
(01:13) 從甚麼時候開始養成整理辦公桌的習慣?
還記得在我22歲的時候,進入了第一間公司,公司是早上八點半打卡上班的,第一天報到,我八點就到了公司。當時的部門主管也是屬於早到型的,主管看到我先到了之後,就把我帶到我的位置上去。
因為當時的時間還很早,也還沒有到上班的時間,所以主管就拿了一條抹布給我,隨口就說「現在沒甚麼事情,沒事就先拿抹布擦擦桌子吧!」從這一刻開始,我就養成固定擦桌子和整理桌面的習慣,一直延續到現在。
那我覺得這可能是和我是餐飲科出身的身份有關,高中開始我就在外面打工做實習,那時間長達有五年之久,通常只要店長一聲令下,要我去刷內場的地板,或者是洗冷氣的頁扇,或者是洗廁所,甚至要我把手伸到裡面去刷馬桶,當然是有戴手套啦…,我都會乖乖地照辦,也會老老實實地做到位。
所以,剛才前面提到,主管拿了一條抹布叫我去擦桌子,我當然也就乖乖地照做囉 ~然後一做就"ㄉㄧㄠˇ哩(台語:定型)"就定型了。現在突然要我改掉這個習慣反而有點難,畢竟已經維持了十多年之久,而且我也沒辦法忍受辦公桌太過髒亂的狀態,就只好讓這個習慣延續下去囉!
嚴格說起來,我要感謝我的第一位主管隨口對我說的那句話,就是剛剛說的那句「現在沒甚麼事,沒事就先拿這條抹布擦擦桌子吧!」,如果在當時,主管沒有對我說這句話,也許我就沒有這個習慣了吧。非常謝謝她~
(03:04) 不要為了整理乾淨而去整理,先從觀察自己的習慣開始。
從沒想過整理桌面也能當作是一門學問,可能和日本的斷捨離有關,從居家整理一直延伸到工作上去。斷捨離中有一些觀點,和我自己本身在整理的習慣有不謀而合(的地方),也許是一件事情做久了,在每次執行的當下,無形之中也逐漸形成了一個概念,那一直到後面變成了一門學問。
嗯~我沒有那麼厲害可以講出甚麼頭頭是道的學問,但是能分享自己整理的心得和自己一些概念。當你聽完之後,也不見得要照單全收照我的方式去做,但你也可以從這裡面找到適合自己的方式。
有聽過小本的第16集的朋友一定會知道,我不主張為了整理乾淨而去整理,而是要先從觀察自己的習慣開始做起。
為什麼「習慣」這麼重要呢?
來~試著來想像一下,如果每個人都住進一間一模一樣擺設乾淨的屋子,過了一年之後,你覺得家裡的擺設和整潔度,還是和剛住進去的時候是一樣的嗎?
不,一定不可能會一樣。因為每個人的習慣都不同,打掃整理的方式也不太一樣,所以一定不會和一開始給他們乾淨的屋子長的一樣嘛~
那麼,整理居家的習慣,我們也能應用到辦公桌上。
第一步,先觀察自己的習慣,觀察自己在工作上的習慣動作,也觀察自己拿文具的位置、文件擺放的地方,還有電話接聽方不方便…等等的這些小地方,其實也用不到刻意去觀察自己啦。
只要你發現,當你想拿某樣東西的時候,要花一點時間才能找得到它,那它擺放的位置無法增加你的工作效率。那麼,這裡,就是值得加強的地方。
(05:05) 辦公桌風水學「左青龍,右白虎」並不是沒有根據的。
再來,到了第二步的執行。
你會發現有很多地方都需要加強,例如像是:電話放得太遠、文件夾不集中、拿文具不太方便、公仔的玩具擺得太多,讓自己做起事來很彆扭…諸如此類的情況,你不需要一口氣做太大改變,先從最常做的事情開始著手。
以我來當作例子,拿三件事情來當作舉例。
早上到公司上班,第一件要做的事情就是裝水。那裝水的水壺通常在隔天下班時,都會收到自己的抽屜裏面去,除非是洗好沒乾的玻璃杯才會倒扣在自己的桌上。但我這裡不是要教你裝水,而是為什麼我要把水壺都收到抽屜裡呢?
原因很簡單,因為我不想讓我的水壺暴露在桌面上,我的桌子在我下班之後,主管會放一些資料到我的桌上,還會有別的部門轉來的公文夾,這些東西放在桌面多少會有些許的落塵掉在水壺上。所以,當天下班前,我就會把水壺收到抽屜裡面去,桌面也會看起來更清爽俐落。
早上裝好水的水壺,我習慣是放在靠近屏風隔板的旁邊,讓水壺水杯旁邊有一個依靠。要知道,水一翻倒可是一件非~常麻煩的事情,看你的屏風隔板在哪裡,水壺就放在那一邊。
那,第二件事情就是拿出工作用的筆記本還有原子筆。我的文具都是收在左邊的移動式三層鐵櫃裡,文具全部都是收在鐵櫃最上面的那一層,在我的桌上你是看不到筆筒還有任何一個文具的。會把文具全部收到抽屜裡的原因,一樣和水壺的情況很像,就是一些少用的文具很容易會有灰塵累積在上面,放在桌上的話,時不時還要拿起來把它擦一擦,灰塵拍掉,增加自己的困擾嘛~
另外一點則是最主要的原因,就是放在桌上的文具,很容易就消失不見了,附近的人隨手拿一支筆出去,通常借了就不會還。除非你在每個文具上都貼上你的自己的名字,不然通常一去就不會折返了。那,拿的人也不會記得自己跟誰借來的筆,所以就變成那個人的。到了後面,大家都知道你的桌上沒有任何文具,當你下班不在公司、不在位子上的時候,其他人也不會跑來你的桌上借筆來用。所以,我覺得還不錯,這個方法。
那麼,工作用的筆記本我是放在右手邊放置檔案的區域,常用的檔案我通常是放在辦公桌的右前方,拿取也比較方便。
再來,第三件事情,公司的電話擺放的位置。仔細想了一下,我都是習慣把電話放在左手邊,因為左手用來接聽電話,右手寫字剛剛好。如果擺在右手邊的話,也不是不行。只是對方要你MEMO記錄一些事情的時候,你還要花可能一兩秒鐘的時間把電話轉到左手上,右上再來拿支筆,但如果電話是放在左邊的話,就不需要換手了。這裡說的是右撇子,如果是左撇子的話則是相反。
辦公桌有一個風水的概念是「左青龍,右白虎」也可以說是「龍動虎靜」,左邊適合放電話、電風扇、筆筒,還有可以增加業績的資料夾。而右邊適合放安靜、穩定,不會發出聲響的物品為主,例如:已經拿到的訂單、合約書,客訴等等的資料放在右手邊歸檔。
這個概念我覺得不是沒有根據的,就像剛剛前面提到電話擺放的位置一樣,以手順,就是拿電話的角度來看,確實能替自己爭取到一兩秒的時間,畢竟每天工作都這麼忙碌了,如果每件事情都能縮短時間來做處理,就算只有一兩秒鐘,一天累積下來也是很可觀的,是一件很值得去正視的事情。
也許有些人會覺得迷信,但是很多企業大老闆是非常相信風水的。
風水就是以前人的習慣衍伸出來的產物嘛~
(09:29)「打掃」和「整理」是兩件事情?
第三步,減少打掃和整理的時間。
曾經有人說過「打掃和整理是兩件事情,這兩件事情不能同時去做」這句話不能說不對但也不算是完全正確,我們要降低打掃和整理辦公桌所花的時間,畢竟上班是去工作的,不是整天整理打掃辦公桌沒事幹,所以我們要將打掃整理內化在平日的習慣之中。
像我是固定禮拜一的早上到公司,裝完水之後,會拿自己的抹布把桌面、電腦擦拭過一遍。禮拜一算是我的周清日,我會把打掃和整理合併再一起做,只要是手碰得到的地方,物品要是是放在外面的狀態,包含檔板屏風等等的,我都一定會擦過一遍,沒有歸位的物品,我也會擦拭過,然後再放到它原本的位子上去。桌上的資料夾的區域,我也會先排序好,然後再用抹布帶過一下。
由於每個禮拜一都有做打掃整理,所以要說真的很髒倒也還好啦~都只要簡單的抹過一下,不需要花很大的力氣來去整理。整個擦過一回大概只要花五到十分鐘左右的時間,不會太久,在上班打鐘之前就能夠完成了。
整理桌面的習慣在平常就要養成了,東西從哪裡拿來的,就要放回到那個原位上去。桌面會髒會亂,最大的原因就是東西太多,該放回原位的物品都不拿去歸位,甚麼都堆在自己的桌上,東西堆久了,灰塵自然就會累積在那一個區域。那麼時間一長,你看桌上又髒又亂的,也不曉得要從哪裡整理起,不是嗎?
東西歸位真的很重要,有些物品不常用的,收到抽屜裡也沒關係,不常使用的物品盡可能地把它收到抽屜裡面去,可以預防灰塵也不需要每個禮拜拿抹布幫它淨身,活用自己的抽屜收納是一個不錯的方式。
(11:38) 善用抽屜來收納不常使用的物品
前面的三個步驟:觀察習慣、執行、減少打掃整理的時間,這三步都能做到之後,接下來我們要來聊聊收納。
大部分公司的辦公桌都有附一個三層的鐵櫃,或者是你有二到三個的鐵櫃,不管。不管你有幾個,我們這裡就先來假設你的辦公桌只有一個三層的鐵櫃。
這裡我們要先來分類自己辦公桌上會出現的物品和資料,有六類:
第一個是私人物品(像是水壺、零食公仔等等的)
第二個是硬體設備(像是公司的電話、電腦、隨身碟、電源線、USB線等等的)
第三是資料夾
第四個是公司內部的三聯單
第五個是文具用品
第六個是回收紙(包含廢紙的部份)
我們將這些物品資料分成這六大類之後,再把每一個類別,又再細分成常用和非常用的項目,整理好後,我們就可以開始規劃每樣物品的家囉~
【第一個 — 私人物品】
以私人物品來看,不外乎就是自己的水壺、零食、公仔,還有自己的咖啡飲品、衛生紙…等等的,常用的東西是水壺,水壺是要使用的時候再拿出來,下班不使用它的時候再收到自己的三層櫃裡面的一樓,通常一樓的空間比較大也比較高。
其他不常用的物品,像是零食、咖啡飲品包,或者是衛生紙等等的物品,則是會放在三層櫃裡面的二樓的位置。鐵櫃的二樓大多都是放置自己的私人物品比較多,其他人也比較不會開你二樓的抽屜啦。
第二 — 硬體設備
硬體設備有公司的電話、電腦、電源線,這些東西一定都是放在桌面顯眼的地方,這些是常用的物品。不常用的物品像是隨身碟、USB充電線等等的物品,最好是收到自己的抽屜裡面去,通常我都是收在三層櫃裡的三樓,也就是高度最矮的那一層來放置,USB充電線的線材,還會用軟鐵絲或是像橡皮機的東西綁好收起來。
第三 — 資料夾
常用的資料夾都會放在辦公桌的右上角的位置,不常用的資料夾會收在三層鐵櫃的一樓,一樓的高度比較足夠,適合放至資料夾。不過要注意的是三層櫃裡的一樓的位置,我會拿一個隔板或者是書檔與自己私人的物品做區隔。
三層櫃一樓的深處會放置不常用的資料夾,靠近外面的部分則是會放自己私人的物品,像是水壺、包包等等的物品,基本上放資料夾和包包之後,這一層就沒有其他空間可以再放其他的東西了。
第四 — 是公司內部的三聯單
三聯單通常都不大,最大的尺寸頂多就是A4大小21*29.7公分,這一類的三聯單或是申請單我會準備一個風琴夾,或者是A4透明多頁資料夾來放這些單據,因為這類型的單據尺寸有大有小,直接用A4尺寸來收納它一定是準沒錯的。
常用的單據會放在前幾頁,不常用的單據可以放在後面一點的位置上,安置好這些單據之後,你可以做頁籤來提示自己哪些單據放在哪個位置上。後續再找三聯單時候速度也會比較快。
第五 — 是文具用品
前面有提到我的文具用品全部都是收在三層櫃裡面去,桌上是看不到任何一個文具的。文具我通常都是收在三層鐵櫃的三樓,也就是高度最低的那一層,我們鐵櫃裡有文具收納盤,所以文具放進去不會太過凌亂。
但如果你們公司沒有收納盤的話,你可以善用廢紙摺成一格格的空間來放置文具,我特別推薦的是…用名片的透明盒來做收納,雖然名片盒的大小不適合裝筆類的文具,但適合放迴紋針、筆芯、橡皮擦等等的小東西,至少不會讓你的抽屜裡面看起來太過亂嘛~
如果是高度比較高的文具,像是削鉛筆機,我會放在三層櫃裡面的二樓的位置,前面有說到二樓的位置大多是放私人物品比較多,因為削鉛筆機是我自己從家裡帶過來的,所以把削鉛筆機放在二樓,只讓自己身邊少數的同事知道我有削鉛筆機這樣。
第六 — 最後是回收紙,也包含廢紙。
這裡建議可以拿一個空的盒子,公司影印室裡面不是都有那種裝新的A4紙的紙盒,紙盒可以放5包新的A4紙的那種。如果有可以拿的空盒的話,就拿一個放在辦公桌的下面。超級推薦這個空盒的,它可以用在很多的地方,像是收納回收紙、私人物品、歷史資料…等等的地方都非常的好用。
回收紙我都會放在這種紙盒裡面,有需要用的時後再拿出來做第二次使用,而且紙盒本身就有一個蓋子,可以蓋住裡面的回收紙。廢紙的話,我就會放在已蓋上蓋子的回收紙盒上,有空的時候,就會把這些廢紙拿去碎紙機去嘎掉。
回收紙和廢紙的收納是不是也變得很容易,別人看到妳桌下有一箱紙盒也不會覺得太亂,看起來還會相對的整齊。不過我通常不會在辦公桌下放置一大堆物品,最多就是這一箱回收紙盒而已。
(17:36) 我喜歡紙本資料與電子檔一起同步留存
紙本資料的整理,這部分我一直在想…有需要特別拿出來聊嗎?但是,我觀察到,大部分的人對於紙本資料的整理這塊都特別的苦手,也許也不是說特別的棘手,是沒有注意到資料整理也是一件重要的事情,需要有一個循環去整理汰換這些資料。
我不是那種為了整理而去整理的人,我在乎的是空間,大鐵櫃放置歷史資料的空間大多都不會有人注意到,除非你是財務單位有自己的資料儲存室,不然一般像我們這種業務單位,就是有靠牆的大鐵櫃的數量都是固定的,當你的資料多到爆炸塞不下的時候,公司也不會多買幾個鐵櫃給你,只能靠自己想辦法來處理這些資料。
如果你想整理部門鐵櫃裡面的資料,記得要先確認部門的歷史資料的留存時間要放多久,有些公司可能是四年做一次資料的水銷再生,也有些可能是八年不等,或者是完全沒有留存文件年限的限制。總之,先確認過後再來作業也不遲。
我對於整理紙本資料的習慣是我喜歡電子檔和紙本資料同步存檔的方式來進行,我不會等到一年的時間過了,到了隔年才把去年度的資料全部掃描起來,我一定是邊做紙本歸檔,邊把紙本資料掃描成電子檔編號起來,再來存檔到電腦裡面去。
記得,整理最重要的概念是「習慣」,順手做一件事,總比一口氣來處理一堆事情還要來得容易了許多。
前面說的邊做紙本歸檔邊掃描存檔起來,那紙本資料累積一年之後,這些紙本資料通常會怎麼處理呢?我的習慣會把資料從檔案夾取出,用黑繩串起來綁起來,並做一張封面,那封面上我會寫上資料的年份,還有這些資料是甚麼,如果有流水號的話,最好也標記一下,方便再後續做辨識用的。封面做好也串好黑繩之後,就可以收到A4的空盒子裡面去,並在盒子外面標註內容物,外盒可以防塵又能保護資料,堆疊也非常地方便。
當你每年習慣把這些資料取出串黑繩,你會發現部門的資料夾多了好幾個,也不需要再多買資料夾了,大鐵櫃的空間也會騰出了許多。
後續,時代久遠的資料已經超過儲存的年限了,你就可以把資料處理掉,存放歷史資料夾的空間也會多出來。但保守一點的人可能會說:你都把以前的紙本資料處理掉了,要是哪天突然要看十年前的資料怎麼辦?這時候我會說:我們有電子檔可以看阿~如果擔心自己的電腦掛掉的話,可以將歷史資料的電子檔多存到幾個地方,也比較安全一點。
(20:39) 如何增加自己的工作效率?從打掃整理開始做起
最後,我們來做個重點整理,回顧一下前面提到的辦公桌打掃整理的三步驟是 觀察、執行、減少打掃整理的時間。
第一步,觀察,觀察自己在工作上的習慣動作。
第二步,執行,讓自己做起事來感覺會很彆扭的地方開始著手做起。
第三步,減少,減少打掃和整理的時間。
不要為了整理乾淨而去整理,而是要從另一個角度去看「如何增加自己的工作效率?」當你從這個地方切入,就會知道自己該從哪裡做起了。
再來,資料整理的部份,有一個概念就是「空間」,要從這一點來去看。當然不是要你去整理整個部門所有的資料,你只要從自己的部份做起就好,整理資料不外乎就是為了增加自己的工作效率嘛~
如果每周都有20份資料要做歸檔,一年下來總共有52周,總共會有1040份資料要收進大鐵櫃裡,過了一年還好沒事,那過了五年、十年呢?鐵櫃漸漸就沒有空間了,歷史資料就會變成開始到處亂塞,東一份西一疊的,後面要調出資料也會變得不好找了吧?
(21:58) [片尾曲_ちょっと休憩(小休息)]
聽完有沒有覺得我毛很多啊?但我覺得這些是好的習慣,沒有想要特別去改變它,這也許這是摩羯座龜毛的地方。以上這些是我辦公桌整理的分享,希望能帶給你不一樣的啟發,那就給各位參考囉~
今天就差不多到這裡結束了~
感謝大家今天來收聽我的節目:D 我是小本。
如果有甚麼話,想跟我聊聊,可以到方格子平台這邊留言或是IG私訊我;那麼如果想請我喝杯咖啡,也可以到方格子平台這邊,斗內支持小本喔。感謝您~
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別忘了聽下次最新上傳的有聲手帳~ 我們下次見,拜拜。
強棒剝皮辣椒雞湯麵_2021.11.01
⭐️日本語の紹介 l komoto’s podcastについて⭐️
日本の方と外国のみんな、こんばんは☺️小本です。このポッドキャストは台湾のことについて、いろいろな話を中国語と台湾語で話していきます。
番組では話した話全てを私のVOCUSにのせます。全ての文ですよね。 もしよかったら聞いてみてください🤗

Firstory音樂庫|頻道中的音樂
[開場白_女士優先]
演唱: ?te 壞特, 老莫 ILL MO
編曲: Tower da Funkmasta 陶逸群
作曲: Tower da Funkmasta 陶逸群, ?te 壞特, 老莫 製作: Tower da Funkmasta 陶逸群
發行: ChynaHouse
授權: https://creativecommons.org/licenses/by-nd/4.0/deed.zh_TW
連結: https://kkbox.fm/GsdOKf?utm_source=firstory&utm_medium=podcast&utm_campaign=audio_library
[開場白_約嗎?]
演唱: 陳芳語、薩麥爾
編曲: Tower da Funkmasta 陶逸群
作曲: Tower da Funkmasta 陶逸群, 陳芳語, 薩麥爾 製作: Tower da Funkmasta 陶逸群
發行: ChynaHouse
授權: https://creativecommons.org/licenses/by-nd/4.0/deed.zh_TW
連結: https://kkbox.fm/6sce7a?utm_source=firstory&utm_medium=podcast&utm_campaign=audio_library
[片尾曲_ちょっと休憩(小休息)]
編曲: 李芫萱(芫來東京)
作曲: 李芫萱(芫來東京)
製作: 李芫萱(芫來東京)
授權: https://creativecommons.org/licenses/by-nd/4.0/deed.zh_TW
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