【閱讀筆記】KOKUYO的極簡工作術:做事變輕鬆,才叫做整理淺語日常Shallow Talk Daily淺語日常Shallow Talk Daily

【閱讀筆記】KOKUYO的極簡工作術:做事變輕鬆,才叫做整理

2022-05-15|閱讀時間約 6 分鐘
100招打造方便和適合自己的工作環境,提高生產力和工作熱情

選書原因

你會和我一樣嗎?公司的位置經常堆滿紙張和雜物,辦公桌持續處於混亂狀態,偶然工作時找不到需要的東西便心煩氣躁,想要改變又無從入手。如果你也有這個問題,可以看一看這本書,也許可以得到一點靈感和改變的動力。
大概在2年前買了這本書,已經忘了最吸引我的原因是什麼,但最近寫網誌,再思考一下,覺得「極簡工作術」和「整理」兩組關鍵字是重新打開這本書的原因。

簡評

KOKUYO(國譽)是日本知名文具品牌,有一段時間很喜歡他們出的活頁簿。原來KOKUYO的辦公室早在20多年前採用了無固定座位制(free address),部份員工只有自己的儲物櫃,工作時沒有固定座位。我還是2019年時才了解到香港有些企業轉型,想要變得更有活力、彈性,員工沒有固定座位,瞬間覺得KOKUYO很前衞。
沒有固定座位衍生的問題是每天工作時要重覆佈置和收拾自己的工作範圍,令員工思考有哪些物件是必須的。公司收集了100個點子,並分為4類:精簡收納、可搜尋的整理術、激發動力、提升工作自由度。每一個點子有簡單的介紹,並配上點子的示例,例如是同事的手提包、辦公桌、儲物櫃,甚至家中的佈置。
這本書字不多,排版也很有空間感。
這本書字不多,排版也很有空間感,很快可以看完。在編書過程中,每個點子除了標題外,也有一句總結,很快可以抓住每個點子的重點。看的時候也可以在目錄中按圖索龮,因應自己的情況去找相關的整理招式。
為了寫這篇閱讀筆記,我又重新翻了一次,大概1、2小時翻完,並將書中的局部重點、金句打成筆記。其實有些點子的原理是同一原理,用不同工具實踐,或基於不同原因而有這個想法:直立式收納文件或物件,讓它們清晰可見;定立整理的時間和規則(例如:用完即歸位、每周到每月定期整理、文件夾爆滿便整理)。當然100個方法也不是每一條也適用所有人,有些方法很個人化,但可以作為一個參考,讓人有整理辦公環境的動力。(至少我在第一次看完之後,就挑了兩個能簡單執行的點子應用。)

金句

作者序 找到讓工作順手的整理術,才能持續執行
物品減量並經過整理後,工作會變得更順利,而且也能提高生產力。
整理時,如果把規則訂得過於嚴苛或是繁瑣又麻煩,自然無法長期持續下去,抱持厭惡的心情做事也無法持之以恆。
前言 提高工作生產力的整理術:追求效率的時代中,創造成果的聰明技巧)
提到「整理」,總會讓人想到收拾得整齊又乾淨的桌子或書架。但是,這應該稱為「打掃」。
工作上的整理是指打造提高效率的環境,以工作是否順手為優先考慮。
整理不需要拘泥於「整齊」,而且美觀和用起來順手並不一定會劃上等號。
在工作上進行整理時,必須重新審視工作流程,藉此思考工作方式是否需要改進,在哪一件事情上花費的時間比較多,又該如何改善等。簡而言之,整理能夠找出自己在工作上的瓶頸(生產力與效率下降的原因),是解決問題的契機。

節錄我有用到的袐訣

說真的,我在整理筆記時,想說挑3個最容易執行的秘訣分享吧。結果看到大概70個秘訣時,已經列了27個秘訣,突然便覺得這樣子寫下去不是辦法,好像抓不到重點。所以還是簡單分享一下我採用了/和我平日工作時己經用到的點子:
007 常用的書寫工具要收在托盤裡
無論在家還是辦公室,文具經常像是長了腿一般,老是找不到,特別是尺寸較小的橡皮膠、塗改液、夾子、USB之類的。我拿了一個便攜餐具的窄長盒子,盒身和蓋子當成托盤,放常用的小文具。至於筆,我會將常用的那一枝放在鍵盤的凹槽上。雖然有時也會在鍵盤底找到原子筆,但總的來說,常用的文具總能一下子找到,改善了「文具長腿」的情況。
062 待辦事項清單要「讓別人看見」
這個方法介紹了一款「Kaunet便利貼立牌」,在固定位置貼便利貼,製作成待辦事項清單。當然我沒有特意買這款文具,但是我參考了它的重點:「經常看見待辦事項清單,就能提升工作幹勁」。我和提供這個點子的人有點類似,不喜歡將便利貼貼在桌子或電腦上(他是覺得環境亂糟糟,而我是因為便利貼總會掉下來不見了);也不喜歡將便利貼貼在記事本內,(他覺得要特意打開記事本很麻煩,而我是經常忘了打開記事本/日曆)。最終我用長尾夾將單面廢紙夾成一疊,放在座枱電話前,每隔幾天抄寫和整理一遍待辦事項清單,同時也作為聽電話時的速記本。(也和 082 用白板寫下講電話時的筆記 有點類似,但這個純粹是用途類似的巧合。)
013 常用的原子筆,收在筆記本線圈裡
工作時總需要用到原子筆和筆記本,有時還要拿着筆和紙到處走。如果每次也在手袋或背包翻找筆記本和筆袋,會很慢,有點笨手笨腳的感覺。所以我會將原子筆夾/筆蓋夾在向上翻的筆記本綫圈上方,很容易同時拿到筆和簿,不需要擔心忘了其中一樣。用Pilot SARASA那種筆夾夾在綫圈外也是非常牢固,但因為公司免費提供的原子筆是比較便宜使用筆蓋的那種(例如最常見的Zebra R-8000),所以我會將筆身套在綫圈內,筆蓋卡在綫圈上(做法和書中介紹的有點像)。
私心推介一件超好用的文具:LIHIT LAB. Smart Fit Carrying Pocket A5,有10個A5 Clear Folder(翻開中間8個Folder可以放整張A4紙)和一個收納袋,我會將A4紙插在Folder,原子筆、卡片放在收納袋,然後將筆記簿夾在Carrying Pocket當中,然後可以使用很輕便的小手袋外出工作。我是在幾年前書展入手的,當時買了一個A5尺寸以及比較窄長適合旅行用的尺寸。按此查看官網介紹。(查了一下誠品和博客來也沒有這一款,但是這款真的很實用!)
LIHIT LAB. Smart Fit Carrying Pocket A5
還有兩個便利貼的小貼士,例如:036 透明資料夾內側貼上便利貼 可以讓便利貼不太容易掉下來(當然用膠紙貼在上面或者用標籤貼也有同樣效果);047 用便利貼製作資料來索引 窄身的便利貼外露的地方當作標籤很常見,這個則是將方形的大便利貼當標籤用,上面可以寫很多字,作為索引會更清晰。(雖然看起來很普通,但使用時又有種好像方便了的感覺)
書中還有好幾個袐訣強調定期整理、使用完放回原位、多用公家文具、使用日期連結文件和資料(有點子彈筆記的意思),在精簡的時候摸索自己的習慣,減少積存的無用資料,所有工具都用得很順手,就能提高工作效率了~
KOKUYO的極簡工作術:做事變輕鬆,才叫做整理|博客來連結
和你淺語日常,發現生活點滴。感謝閱讀。
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作者介紹
90後,居於香港|和你淺語日常,分享生活點滴|關注題目:閱讀、生活、理財|周日更新,連假不定期更新|聯絡:[email protected]
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