最新辦公桌必備桌面工具+實用整理招術,幫同事建立自在高效的工作空間!

2022/09/15閱讀時間約 4 分鐘
現在的辦公室環境千變萬化,尤其是混合工作模式 (Hybrid working) 的出現,企業更加關注員工的需要,提供更多如流動辦公桌隔音工作間 等等合適不同工作需要的辦公空間。
那麼,有什麽桌面工具、環境設施是現今辦公室必備?有什麽整理招術是實用有效,能夠使得您和同事建立好自在高效的工作空間?

現今辦公室必備桌面工具、設備

個人物品方面,日本「辦公室整理術始祖」壺阪龍哉就提到,手帳、工作便條、年曆卡都是辦公人士必要的物件。這三樣東西能幫您走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘,已經明確知道今天該做什麼事。
手帳,亦即是筆記本, 最早是用於軍隊行程紀錄使用,但現在就為上班族提供思考和計畫的工具,幫助您沉澱情緒、梳理思緒。如果你在安排時間上未能盡善盡美的話,不妨利用一本合適您的筆記本來改變你的上班生活。
根據《不做白工的勇氣》一書,便利貼可以發揮許多功效,和手帳也是絕佳搭檔。例如讓手帳上記載的內容更加醒目、擴大手帳的書寫空間等。定期的工作和行程的建立、變動,也可以透過便利貼進行有效管理。
年曆卡更是歷久常新的工具,能夠方便你隨時知道往後日期的各項安排和假期。
設備方面,有良好連接功能的Wi-Fi和電源插座尤其重要,因為現在處理日常公務已經不得不使用電腦和電話,各式基本接口的電源插座,可令員工毋須擔憂電話、電腦電力不足的問題。 而Wi-Fi 更是現代辦公室的基礎設施,令員工毫無障礙地透過網絡與客戶溝通,處理日常事務。
個人物品儲存空間,例如抽屜、儲物櫃,尤其對於流動辦公桌的設置相當重要。在不少辦公空間,人們在外出吃午飯或開會時,會將個人物品放在辦公桌上一段時間,為員工提供專用儲物櫃或隔間空間來存放他們的物品,是更好保障員工私人財物的選擇。

辦公室實用整理招術

三个白色陶瓷壶与绿叶植物附近打开笔记本用点击笔在顶部 素材图片

善用個人物品儲存空間

運用抽屜、儲物櫃這些儲存空間,能夠保持桌面乾淨整潔,讓其他細小物件不會胡亂出現在辦公桌面上。以下有一些小技巧,能夠幫助您將放進抽屜、儲物櫃時,進行分類:
  1. 最近的抽屜:應放置一些隨手可得的物件,如稍待處理的文件、最常用的文具
  2. 距離稍遠的抽屜:月底整理才需要的文件、衛生用品、個人用品
  3. 最遠的抽屜:應放置一些不常用的物件,例如備用文具、零食等等
桌上亦應只放最近常用的東西,那種平常不需要,只有特定時候需要的東西,平常就盡量收進儲存空間吧。

便利貼集中管理

便利貼雖然是辦公好幫手,但用起來卻經常不知道要貼在哪裡比較方便。有不少人會選擇貼在螢幕上,但往往令到電腦、桌面感覺混亂不堪,也容易黏滿所有空間。
簡單的做法就是利用一塊「留言板」作為區域管理,重要的資訊就直接寫在留言板上,不重要的則寫在便利貼上,以便更新,也能分開不同的工作區域。

定時整理電線線路

各種電腦、電話的手機充電線、耳機線、滑鼠電腦線,很容易就左纏右纏變得一團糟。定期整理各種電線,並且檢視哪些電子器材仍然需要,並移走不必要的工具,才能可以令到桌面更為整潔。您也可以選擇一些支援無線充電的電池裝置,減少電線的使用。

每日下班時整理一次、物歸原位

物歸原位這個道理看似老生常談,卻是忙碌的人最容易忽略的一環。簡單的做法就是每天下班時利用一分鐘的時間,將桌面整理一遍。透過以上的區域分類,就能夠自動將不同使用優次的工具輕鬆整理好,完成美滿的一個工作天。

智能辦公平台能為您的工作效率再升級

除了以上的辦公室工作小竅門外,現在辦公室不能少有的,就是協助工作空間智能化的數碼平台。
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