【業務修練筆記】會議記錄為什麼這麼重要
2022/05/08閱讀時間約 3 分鐘
大家開會之後記起來就好啦，幹嘛做會議紀錄？
- 為什麼要做會議紀錄？
不知道你有沒遇過開完會之後，得出一個結論，下次開會發現雙方認知不一樣的情況，一個會議各自表述。
姑且不談政治，一個會議基本上在開會前規劃就會有會議目的、討論事項及預期根據會議的下一步動作等等，如果開完一個會，取得共識後兩邊理解的內容是不一樣的，那這個會議不就白開了嗎？
會議記錄是為了再次確認雙方認知在同一個水平線，而產生的文件。
但只有這樣而已嗎？絕對不只！
會議記錄是情報的基礎
不知道會議結束後，你有沒有再翻閱或是檢視你的會議紀錄呢？
至少還有三件事情，是你可以從會議記錄中得到的。
- 再次確認對方的訴求
以業務來說，通常會是先開發/接到客戶的初步需求(Brief)，再約會議拜訪說明自己安排的解決方案。
而做會議紀錄的好處，就是可以將你記下來的東西，跟客戶最一開始給你的需求做比對，優先順序的調整等等，這樣安排之後你會更清楚客戶最在意的東西/痛點，以及這個客戶的優先順序，這對於你後續對於客戶/專案的掌握度會大大提升，也可以很好的安排你的時程。
2. 紀錄自己當下的判斷及反應，做客戶的覆盤
會議中與客戶共同討論或交手的過程，是很高強度很耗神的，通常一個會開下來，往往一兩個小時是跑不了，或許在會議的結尾你已經不大記得你最一開始提了什麼問題，客戶又回答了什麼。
這時你就可以透過會議紀錄裡面所寫的，檢視自己的提問/發言內容，去思考這次合作的得失，是不是哪邊可以做調整跟優化的，久而久之，就會形成你自己在開會時必須要確認的SOP，提升開會的效率之外也會對於自己的狀態更有把握。
3. 作為雙方共同認定的文件，必要時得以保護自己
江湖這麼大，不同的情況都有機會發生，會議紀錄就好比商場上的行車紀錄器一樣，當客戶在結案或是驗收這種關鍵時刻提出任何異議，你才有立場能夠爭取或是調整。
講了這麼多，會議紀錄要怎麼做才完整呢？
一個完整的會議紀錄要包含四個元素及兩個要點。
- 人事時地物
會議記錄一定要有誰參與會議，這次討論的議題是什麼，什麼時候開的會，在哪裡開等等，目的是作為紀錄的頁簽，當你過了兩三個月後再回來檢視的時候你可以很清楚的記得這份會議紀錄的時空背景及目的。
- 提問及回答
記住提問的內容及對方的回答內容，這是你覆盤客戶最大的素材。
- 發言者標記
參與會議的每一位客戶都有他扮演的角色，例如決策者(Key Man)、提出疑義者、需求單位等等，在會議上盡量能夠快速的對於每一位與會者做上標記，對於案子延續討論更有價值
- 會議註解
在會議的結束，請記得用一分鐘快速為本次會議下一個註解，例如「我覺得應該有80%的機率可以到下一個階段，因為…..」這可以讓你在會後檢視的時候快速的掌握自己當時的判斷，並以後續客戶的發展方向作為判斷準確與否的佐證。
還有兩個要點，分別是：
- 文字描述讓別人看的懂，
每個人都有自己寫筆記的方法跟邏輯結構，但應該時不時就會發現，兩周前的會議紀錄已經看不懂在寫什麼了，到那個時候那份會議紀錄已經沒有任何可利用價值了。
確保會議記錄是別人看的懂的，最好的方式就是在會後把會議記錄提供給與會者做審閱及確認，不只確保雙方認知，也能夠確保這份會議紀錄的完整程度。
- 檔名記得標註事件/時間並歸檔
在會議當下也許會是臨時性的需要做一個短筆記，因此會隨意開一個檔案快速命名後就開始記錄/儲存。建議會後重新整理時，將會議紀錄重新命名歸檔，這樣在做覆盤的時候你可以更快的找到你要的答案。
會議記錄比我之前想得更為重要，也因為之前的忽視而吃了不少虧(別意外..上面都是我曾經犯過的錯誤)，把這樣的TAKE AWAY分享給大家，希望大家之後都能做好會議紀錄，並順利的推進每一個案子。
留言0
查看全部
