你知道「開會/會議」也是一種學問嗎…
會議在專案或是團隊中扮演不可或缺的角色，小至學生時期的各種報告，大至主管與公司的會議，都有舉行「會議」促成雙方或是多方的共識，但是你知道一個很簡單的會議，其實也是有很大的學問嗎？
想想近期你在開會時，有沒有遇到過以下問題呢？
「每次開會都開超過一個多鐘頭，好沒有效率…」
「每次開完會議都不知道到底討論了什麼…」
「會議時常失焦，溝通常常沒交集…」
如果有的話，筆者想要藉由我在幾個團隊中所學習與運用到的幾個開會小秘訣，來帶你認識關於開會的那些大小事吧。
大綱
- 會議種類
- 開會技巧
會議種類
大體來說，在臺灣一般常見的會議有以下四類－「進度回報會議」、「決策會議」、「問題解決會議」與「創新會議」。
種類一：進度回報會議
進度回報會議目的在於專案或是各項事務的進度追蹤以及檢視代辦事項，可達到各部門或是職責的資訊更新與同步。因此，會議記錄的重點著重於各項專案目前的成果以及下一步的計畫行動。
種類二：決策會議
決策會議目的在於討論後訂下結論以及下一步的後續行動。因此，會議記錄的重點應擺在「誰參與了此次會議」、「討論決策後的結論以及評估因素」與「後續的計畫行動」。
種類三：問題解決會議
問題解決會議目的在於釐清目前方案或是事務的問題，進行有效溝通與討論，最終定下一個結論。在此會議中，應事前先提供會議內容給參與者，方便參與者事先蒐集資料，並帶入會議中討論。因此，會議記錄重點應擺在「事情的問題」、「討論後相對應的解決方法」與「執行方案的人」。
種類四：創新會議
創新會議目的在於發想新點子，大家腦力激盪，發想出對於專案或是團隊本身有關的創新想法。也由於發想新的點子不一定能會有最終答案，因此會議記錄可以透過心智圖、便利貼來完成。
【好用腦力激盪的工具】Xmind、Jamboard、Figma、Miro
開會技巧
以下將以列點提出常見問題，並且說明開會的幾個重要的技巧
1.問題：會議重點失焦、經常超時
→解決方案：詳細列出今日會議的「代辦清單」。並且說明好此次會議的重點，邀請一位與會人運用線上計時器計時。若發生失焦或是超時的狀況，主持人可以說明因為時間快到了，我們先選出這一段時間或是這一週可以繼續完成的事項等等，並且做最後行動的結論。
2.問題：會議中才開始看資料、開始思考方案
3.問題：報告無法聚焦
→解決方案：可以從兩方面著手。第一、今天對方最關注的焦點是什麼？（對象不同，內容與著重的點也要不同）第二、對對方來說最有利的解決方法是什麼？
4.會議結束後，要記得和與會者核對以下三件事情。
第一、每個人負責的部分是什麼?
第二、我們下一步的行動是什麼?
第三、完成時間的訂製，並做出此次會議的小總結
5.一個良好的討論會議，最終可以回答以下幾個問題
第一、目前要解決核心問題是什麼？
第二、最後要創造什麼價值？
第三、是否有遺漏、缺失？以及優點是什麼？
最後，開會時多善用數位工具，比如jamboard等，以及事先準備好開會前的功課，這樣會議就可以有效率地進行囉。
參考資料
1.如何提升會議效率、避免時間失控的 7 種開會技巧與案例分析
2.The Six Most Common Types of Meetings
即將進入廣告，捲動後可繼續閱讀
為什麼會看到廣告
32會員
97內容數
哈囉！我是冠彰，大家都叫我袋鼠。
從高中開始到現在不斷走在教育的道路上，意識到教育、社會與全球是息息相關，然而有太多結構性問題讓我感到困擾與煩憂。未來將成為#社會助人教育NPO工作者，期待在教育、社會、以負責、毅力與省思的方式，讓自己成為「助人的永續人才」道路前進。
留言0
查看全部
你可能也想看
Google News 追蹤
這個秋，Chill 嗨嗨！穿搭美美去賞楓，裝備款款去露營⋯⋯你的秋天怎麼過？秋日 To Do List 等你分享！
秋季全站徵文，我們準備了五個創作主題，參賽還有機會獲得「火烤兩用鍋」，一起來看看如何參加吧～
美國總統大選只剩下三天， 我們觀察一整週民調與金融市場的變化（包含賭局）， 到本週五下午3:00前為止， 誰是美國總統幾乎大概可以猜到60-70%的機率， 本篇文章就是以大選結局為主軸來討論近期甚至到未來四年美股可能的改變
Faker昨天真的太扯了，中國主播王多多點評的話更是精妙，分享給各位
王多多的點評
「Faker是我們的處境，他是LPL永遠繞不開的一個人和話題，所以我們特別渴望在決賽跟他相遇，去直面我們的處境。
我們曾經稱他為最高的山，最長的河，以為山海就是盡頭，可是Faker用他28歲的年齡...
文章前警語：
小火車的投資筆記主要為透過基本面、財報做策略篩選並回測勝率後，(策略為部位-20%即停損，同時持有天數最長約240-300日)文章筆記僅為個人研究公司的知識心得分享，並不帶有任何推薦意味、內容也並非投資意見。不會有任何目標價。希望您看完文章後，養成自我獨立思考的習慣。謹慎考慮，審
《「謝銘峻 醫師 2024.03.18」》
從青春期開始，我們的皮膚就會經歷許多變化，但隨著年齡增長，老化跡象也會逐漸出現。特別是在35歲後開始，突然衰老的現象在「顏值」上更為明顯！不過別擔心，我們有方法來有效地延緩這個過程！
本篇文章，將會深入探討從青春期到中年的皮膚老化跡象，並分享老化特徵，
大家好，我是萊丘，今天要與大家分享的是：OpenAI 就要即將正式推出他們的 GPT Store 了！這意味著我們可以自己設計機器人，上傳到網站，甚至開始賺錢了哦！下面，我們一起來看看該怎麼使用這個平台，以及需要注意些什麼吧！
而是面對前沿科技(不只ChatGPT)，我們該如何自處？
女兒從小就跟我睡同一張床，她很習慣睡覺要有我的陪伴，然而我的工作，有時會需要在晚上開會。
#月老 #有雷
/
《月老》改編自九把刀的同名小說，敘述男主角阿綸(#柯震東 飾)因一場意外離開人間，來到陰間後為了積攢陰德投胎為人，與同是天涯淪落鬼的Pinky(#王淨 飾)組成月老搭檔，卻重逢了自己在人間深愛多年的女友小咪。以為會像《那些年》一樣哭的一把鼻涕一把眼淚，卻發現故事其實沒有那麼簡單
https://www.taifex.com.tw/cht/9/futuresQADetail
以上網址是台灣證券交易所的資料，提供權值股的排名跟比例
基本上台積電這隻股票就佔據27%的比重所以拉抬指數或外資大賣股票都是以台積電為主，畢竟他的交易量很大，在美國也有ADR可以交易，因此外資可以做套利交
今晚美國將公佈萬眾矚目的10月份通脹CPI與核心CPI數據，目前各家投行分析師預期的數據介於7.8-8.0%之間，平均值7.94%。各家財經媒體名嘴與財經博主網紅都盯著今晚的數據開獎，來預期美聯儲未來動向，以及美股接下來的走勢。
好的，接下來人類學徒不是要跟風雨各路財經大神一起預測通膨數據或者美股行
我和朋友分享後他在三個月內，也出現了和他理想清單近80%相像的人，所以我可以以自己親身經歷和你們分享，吸引力法則絕對非常有用！之後會再詳細開個單集分享，也會另外再寫文章，現在找一個不被打擾的空檔，開始鑽寫你的理想情人清單吧！
這個秋，Chill 嗨嗨！穿搭美美去賞楓，裝備款款去露營⋯⋯你的秋天怎麼過？秋日 To Do List 等你分享！
秋季全站徵文，我們準備了五個創作主題，參賽還有機會獲得「火烤兩用鍋」，一起來看看如何參加吧～
美國總統大選只剩下三天， 我們觀察一整週民調與金融市場的變化（包含賭局）， 到本週五下午3:00前為止， 誰是美國總統幾乎大概可以猜到60-70%的機率， 本篇文章就是以大選結局為主軸來討論近期甚至到未來四年美股可能的改變
Faker昨天真的太扯了，中國主播王多多點評的話更是精妙，分享給各位
王多多的點評
「Faker是我們的處境，他是LPL永遠繞不開的一個人和話題，所以我們特別渴望在決賽跟他相遇，去直面我們的處境。
我們曾經稱他為最高的山，最長的河，以為山海就是盡頭，可是Faker用他28歲的年齡...
文章前警語：
小火車的投資筆記主要為透過基本面、財報做策略篩選並回測勝率後，(策略為部位-20%即停損，同時持有天數最長約240-300日)文章筆記僅為個人研究公司的知識心得分享，並不帶有任何推薦意味、內容也並非投資意見。不會有任何目標價。希望您看完文章後，養成自我獨立思考的習慣。謹慎考慮，審
《「謝銘峻 醫師 2024.03.18」》
從青春期開始，我們的皮膚就會經歷許多變化，但隨著年齡增長，老化跡象也會逐漸出現。特別是在35歲後開始，突然衰老的現象在「顏值」上更為明顯！不過別擔心，我們有方法來有效地延緩這個過程！
本篇文章，將會深入探討從青春期到中年的皮膚老化跡象，並分享老化特徵，
大家好，我是萊丘，今天要與大家分享的是：OpenAI 就要即將正式推出他們的 GPT Store 了！這意味著我們可以自己設計機器人，上傳到網站，甚至開始賺錢了哦！下面，我們一起來看看該怎麼使用這個平台，以及需要注意些什麼吧！
而是面對前沿科技(不只ChatGPT)，我們該如何自處？
女兒從小就跟我睡同一張床，她很習慣睡覺要有我的陪伴，然而我的工作，有時會需要在晚上開會。
#月老 #有雷
/
《月老》改編自九把刀的同名小說，敘述男主角阿綸(#柯震東 飾)因一場意外離開人間，來到陰間後為了積攢陰德投胎為人，與同是天涯淪落鬼的Pinky(#王淨 飾)組成月老搭檔，卻重逢了自己在人間深愛多年的女友小咪。以為會像《那些年》一樣哭的一把鼻涕一把眼淚，卻發現故事其實沒有那麼簡單
https://www.taifex.com.tw/cht/9/futuresQADetail
以上網址是台灣證券交易所的資料，提供權值股的排名跟比例
基本上台積電這隻股票就佔據27%的比重所以拉抬指數或外資大賣股票都是以台積電為主，畢竟他的交易量很大，在美國也有ADR可以交易，因此外資可以做套利交
今晚美國將公佈萬眾矚目的10月份通脹CPI與核心CPI數據，目前各家投行分析師預期的數據介於7.8-8.0%之間，平均值7.94%。各家財經媒體名嘴與財經博主網紅都盯著今晚的數據開獎，來預期美聯儲未來動向，以及美股接下來的走勢。
好的，接下來人類學徒不是要跟風雨各路財經大神一起預測通膨數據或者美股行
我和朋友分享後他在三個月內，也出現了和他理想清單近80%相像的人，所以我可以以自己親身經歷和你們分享，吸引力法則絕對非常有用！之後會再詳細開個單集分享，也會另外再寫文章，現在找一個不被打擾的空檔，開始鑽寫你的理想情人清單吧！