你知道「開會/會議」也是一種學問嗎…
2023/04/16閱讀時間約 3 分鐘
會議在專案或是團隊中扮演不可或缺的角色，小至學生時期的各種報告，大至主管與公司的會議，都有舉行「會議」促成雙方或是多方的共識，但是你知道一個很簡單的會議，其實也是有很大的學問嗎？
想想近期你在開會時，有沒有遇到過以下問題呢？
「每次開會都開超過一個多鐘頭，好沒有效率…」
「每次開完會議都不知道到底討論了什麼…」
「會議時常失焦，溝通常常沒交集…」
如果有的話，筆者想要藉由我在幾個團隊中所學習與運用到的幾個開會小秘訣，來帶你認識關於開會的那些大小事吧。
大綱
- 會議種類
- 開會技巧
會議種類
大體來說，在臺灣一般常見的會議有以下四類－「進度回報會議」、「決策會議」、「問題解決會議」與「創新會議」。
種類一：進度回報會議
進度回報會議目的在於專案或是各項事務的進度追蹤以及檢視代辦事項，可達到各部門或是職責的資訊更新與同步。因此，會議記錄的重點著重於各項專案目前的成果以及下一步的計畫行動。
種類二：決策會議
決策會議目的在於討論後訂下結論以及下一步的後續行動。因此，會議記錄的重點應擺在「誰參與了此次會議」、「討論決策後的結論以及評估因素」與「後續的計畫行動」。
種類三：問題解決會議
問題解決會議目的在於釐清目前方案或是事務的問題，進行有效溝通與討論，最終定下一個結論。在此會議中，應事前先提供會議內容給參與者，方便參與者事先蒐集資料，並帶入會議中討論。因此，會議記錄重點應擺在「事情的問題」、「討論後相對應的解決方法」與「執行方案的人」。
種類四：創新會議
創新會議目的在於發想新點子，大家腦力激盪，發想出對於專案或是團隊本身有關的創新想法。也由於發想新的點子不一定能會有最終答案，因此會議記錄可以透過心智圖、便利貼來完成。
【好用腦力激盪的工具】Xmind、Jamboard、Figma、Miro
開會技巧
以下將以列點提出常見問題，並且說明開會的幾個重要的技巧
1.問題：會議重點失焦、經常超時
→解決方案：詳細列出今日會議的「代辦清單」。並且說明好此次會議的重點，邀請一位與會人運用線上計時器計時。若發生失焦或是超時的狀況，主持人可以說明因為時間快到了，我們先選出這一段時間或是這一週可以繼續完成的事項等等，並且做最後行動的結論。
2.問題：會議中才開始看資料、開始思考方案
3.問題：報告無法聚焦
→解決方案：可以從兩方面著手。第一、今天對方最關注的焦點是什麼？（對象不同，內容與著重的點也要不同）第二、對對方來說最有利的解決方法是什麼？
4.會議結束後，要記得和與會者核對以下三件事情。
第一、每個人負責的部分是什麼?
第二、我們下一步的行動是什麼?
第三、完成時間的訂製，並做出此次會議的小總結
5.一個良好的討論會議，最終可以回答以下幾個問題
第一、目前要解決核心問題是什麼？
第二、最後要創造什麼價值？
第三、是否有遺漏、缺失？以及優點是什麼？
最後，開會時多善用數位工具，比如jamboard等，以及事先準備好開會前的功課，這樣會議就可以有效率地進行囉。
參考資料
1.如何提升會議效率、避免時間失控的 7 種開會技巧與案例分析
2.The Six Most Common Types of Meetings
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