承銷人忙什麼|會議無數,如何自然地主導一場會議,而不是成為讀稿bot

更新於 發佈於 閱讀時間約 2 分鐘

本篇分為三個部分,什麼是有效開會、會前準備、演講本身


什麼是有效開會

  1. 會前完成通知開會對象,準備需到位
  2. 會中就主要內容進行充分討論
  3. 會後將追蹤事項一一落實

會前準備

開會前要確定會議的內容,區分主要內容及次要內容

【事前可以做的】

不論是中介機構協調會、承辦組重要問題討論會、客戶問題彙報會、還是什麼樣形式的會議?

都要先和長官確認會議的問題、目的,先內部溝通,再和會計師與律師確認,最後再跟客戶彙報確認回復,並讓客戶協調出他們最適合的時間。

跟客戶的溝通時要確認對方需要參與的人員,本次會議的重點,時間,並在會議前或會議中給客戶以備忘錄等檔案形式進行彙報。

開會前一天通知,如果可行,提早兩天會更好,因此若是週一開會,就可在前一周的週四和客戶進行確認。

【現場需要做的】

作為各方人員協調方,提前抵達會議現場準備文件檔案,並完成設置簡報時所需的設備,包括螢幕畫面、麥克風及Wifi等。

【簡報使用文件】

日常工作中PPT簡報很常見,以Word備忘錄直接進行說明也是可行的,亦在會議中直接進行即時記錄與補充。

演講本身

盡量減少不自信的銜接詞

包括但不限於:emm,然後,啊。

讓自己習慣使用結構化的連接詞去填充空隙,比如

“這個問題,需要具體一點分析..”

“嗯,這是一個需要考慮的角度..”

“這是我們比較關注的點,其次,我們也需要考慮..”

“對,我們可以分幾個角度來分析一下這個事項..”等等

當我們習慣於使用這些詞的時候,一方面給我們留出更多思考時間,一方面也非常有助於我們理清思路,讓我們保持足夠的冷靜。

意見交流

當把自己想講述的內容講完,如果預設應該會有人發出疑問,大家卻沒有討論的時候,請不要裝做這個事項沒有問題,應該當下就勇敢提出,引發大家討論。另外針對簡報內容不要乾講,盡可能舉例或者透過各種方法讓大家不要走神。此外,注意說話時保持一定的音量以及適當的變化語調。

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