如何提升會議效率
更新於 發佈於 閱讀時間約 3 分鐘
一個專案的進行過程會有非常多的會議，回報進度或著是推進進度，有時候會覺得會議很長，討論到最後都沒有一個結論，很苦惱，而這也是我在專案執行的過程中，有遇到的問題之一，這篇想要以創業的角度，簡單的整理，如何在從0到1的過程進行一個有效率的會議。
列出重點
其實在執行的過程中，我們都會想要變得更好，所以會去查很多資料，來改善流程，減少討論品質的消耗。討論本身會有非常多舉例或者是想法提出，是一個充滿文字敘述的過程。在這其中，我們要互相讓對方明白自己講的重點是什麼。
有時候會想要說非常多的形容或是例子讓大家都可以聽得懂，這個沒問題，但是當形容太多的時候，就會失焦，而更多的時候是自己沒有發現這個問題。
因此如果希望能夠在短暫的時間內能夠讓大家快速達成共識，可以直接敘述結果，再來說明為何是這樣，條列式的方式把重點寫出來。
在開會互相討論的當下，除了讓自己的語句易懂，也要觀察當下的狀態，對方是否有懂你在說什麼，根據重點去輔助說明，改變自己溝通的策略，讓會議可以快速進行。
資訊同步，減少疑問
當自己有疑問的時候，就會詢問，這是一個很正常的現象。可是當它出現在會議當中且很多次的時候，就會浪費許多時間，這時候應該了解到會議前的準備有妥當嗎?在座的每個人資訊是否同步?或是自己詢問的問題不夠精準，對方意會不到。
如果會議的前置作業不妥當，會大大減少這場會議的價值，因為是用臨機應變的方式在決策，並不是已經有一個構想或著印象來面對這次的會議。而且有時候在詢問問題時會偏離主題，風向整個就偏移了，會議的主題也隨著問題的內容而改變，失去了開這場會議的重要性。
表達清晰
這點說起來簡單，實際上需要下非常多功夫，需要大量的經驗和練習，不管是透過生活上瑣碎的事情或是工作上的舉例，怎麼樣可以講第一次就讓別人聽懂是需要技巧的，目前我也還在這條路上前進。
最容易的部分，先點出你要表達的重點，讓對方快速地抓到，也是讓話題不偏移的方式。如果不熟練的運用舉例或是形容，就算自己知道重點是什麼，講出來卻是完全不同的結果，再來是要會觀察當下的氛圍與狀況以及討論的內容是否有篇題，來改變表達策略。
怎麼樣的方式可以讓大家快速吸收了解，那這樣的方式就取決你是出於什麼樣的目的和立場，在這場會議上，做出這樣的表達策略。( 簡單來說，如果你是想要大家同意你的想法，可以說出這個想法的好以及不好，那不好的部分又是在這些想法之中，劣勢最小的... )
在最後，有一些點是要注意的事情 :
- 可能會議需要一個帶主題的主持人，他的作用就是幫忙大家拉回主軸或是進行議程，如果沒有，就讓大家互相幫忙檢視會議過程是否有偏題。
- 不用特別去針對或是嘲諷沒有想到點子的人，因為有時候沒有想到就是沒有想到，那想到的話，就趕快去執行吧！
感謝您完整的看完本篇文章，如果覺得不錯的話可以給我鼓勵，或是有不同的想法也可以留言討論。祝您有美好的一天!
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