【表達力專欄:如何進行聽眾分析,有效準備一場簡報?】

更新於 發佈於 閱讀時間約 1 分鐘
更新日期:2021.12.06 作者:FAHAHA|翁順法
FAHAHA 翁順法 簡報教學| 表達力專欄:如何分析聽眾,有效準備一場簡報?
在《表達力專欄:如何有效準備一場簡報?知道題目後要先搞清楚的三件事》這篇文章中我們提到,拿到簡報題目後應該要先思考:講給誰聽目標為何時間多久
為什麼不能劈頭就做呢?因為簡報不是一場自我滿足的表演,而是協助聽眾解決問題、滿足需求的過程。是否能夠解決聽眾問題或滿足需求,是簡報成功與否的判斷準則。
那簡報成功與否,是誰說的算呢?不是簡報者,是台下的聽眾。即便簡報者認為自己說的很棒、PPT超美,但聽眾覺得沒收穫也沒用;相反的,即使簡報者認為自己表現不如預期,但只要聽眾認為收穫滿滿,那就算是一場成功的簡報。
既然如此,能否正確的分析聽眾、理解聽眾,並作出合適的準備,就成了簡報者不可或缺的能力。
這篇文章,要跟你分享的,是分析聽眾的三個方向:
1. 根據權力分析,找出關鍵受眾
2. 根據需求狀態,設定簡報目標
3. 根據聽眾特質,決定表達策略
準備好了提升表達力嗎?那我們開始吧!

一、分析聽眾方向一:根據權力分析,找出關鍵受眾

分析聽眾的第一步,是要找出最關鍵的聽眾,並根據關鍵聽眾,決定自己的準備方向。
那我們要如何知道自己的「關鍵聽眾」是誰呢?答案是:看誰最後能夠評值你的目標,就講給誰聽。《好好說話》中將這個方式叫作「權力分析」,書中又分成三種情況:

1.權力順應

比如,你去參加某個簡報競賽,就屬於「權力順應」的範疇。
在競賽場合中,目標是為了脫穎而出,搏取評審認可,成為優勝者。此時,真正決定比賽勝負的人是評審,不是人數更多的其他聽眾。
因此,簡報內容應該是滿足評審的需求為主,千萬別為了討好聽眾,而說了評審可能不喜歡的內容。
我曾看過某個演講比賽,主題是「幽默」,有位很年輕的參賽者,嘲諷老一輩聽不懂年輕人說話的梗,逗得台下哈哈大笑,結果多位較「資深」的評審眉頭深鎖,感覺自己受到冒犯,後來給了很差的分數。

2.低階順應

換個場景,來到教學的簡報場合。教學是為了普及與傳遞知識,確保學員能夠掌握基礎。
因此,此時評估你教學目標的人,是程度較低的學員。只有他們聽得懂,才代表你講的夠簡單明瞭。
講師不應該為了展現聰明,或是滿足少數資優生的學習慾望,而講太多高難度的內容。這並不符合教學的目標。

3.多數順應

多數順應,指簡報的當下獲得越多人認同越好,比如選舉,就是很經典的多數順應型。
候選人的目標,是讓最多數的民眾認同他。因此會選擇聽眾喜歡的、在意的說話內容與技巧。大多數出色、名留青史的經典演講皆屬此類。(延伸閱讀:說服力專欄:如何透過強化自身人格,贏得聽眾信任、提升說服力?
簡單來說,誰有權利評值你的表達目標,你就要針對他準備內容。
講到這裡,或許有人心中會有疑問:「簡報比賽如果只講評審想聽的,聽眾覺得很無聊怎麼辦?」「教學場合如果只講基本的,那些少數程度好的不就不想聽了嗎?」「演講場合如果只講多數人的價值觀,不就一定有人討厭我嗎?
這是很棒的思考。
不過,簡報既然是一種策略,就一定有取捨。
想要滿足每一位聽眾,是許多講者的典型思維誤區。就如一個想要討好所有消費者的產品註定會滯銷,一場想要討好所有聽眾的簡報也很可能會失敗。
在很多簡報場合,同時滿足所有人是不太可能的。我們可以努力尋找聽眾需求的交集,但必要時候還是要從「影響結果的關鍵聽眾」出發,勇敢的做出取捨。

二、分析聽眾方向二:根據需求狀態,設定簡報目標

分析聽眾的第二個方向,是思考他們的「需求」與「狀態」為何。了解這兩者,才能夠幫助我們設定明確具體的簡報目標。

1. 評估聽眾需求

聽眾的需求可以往三個方向思考:聽眾想從簡報獲得哪些知識、熟練哪些技能、或是養成哪些態度呢?
舉例來說。我舉辦的【第一梯次|溝通力讀書會】,就針對聽眾的溝通學習需求,往知識、技能、態度三面向思考,列出了這樣的簡報目標:
1. 了解自身的特質並能辨識其他人(知識+技能)
2. 了解與不同特質的人溝通的重點(知識)
3. 聽完這次的分享後能做什麼改變(態度)
評估聽眾的需求相當重要,尤其當時間有限時,更要針對需求簡報,才能讓聽眾滿意。
舉例來說,PPT實作課中,學員最主要的需求是學會操作技能,那在有限時間內,簡報教學者就應該少說點理論,多一點實作時間,對學員來說才是真正能滿足需求的課程安排。

2. 了解聽眾狀態

有時候聽眾的需求並不會那麼明確,這時我們可以分析聽眾的狀態,來思考簡報目標與準備的方向。
這邊,我們參考劉奕酉老師的著作:《我用模組化簡報解決99.9%的工作難題》提到的「簡報受眾體驗」路徑來說明。
簡單來說,一場簡報中,受眾可能會有四種狀態,分別是:知道、理解、認同、行動
每一種狀態之間的轉換重點不同,我們要根據聽眾的狀態,設定不同的簡報目標,讓聽眾往下一階段邁進。
舉某位學員的【醫療勞權演講】為例。
這位學員是某醫學中心的工會顧問,要到某大學對醫學生演講,傳達醫療人員重視自身勞權的重要性。
我們根據聽眾不同的狀態階段,討論相對應的簡報目標及因應策略。
了解不同狀態聽眾各自的簡報重點後,就可以根據聽眾的狀態組成、演講時間的長短,準備更合適的簡報內容。
比如說:多數聽眾對於勞權毫無概念,那就要多分配時間在講解勞權的基本觀念;如果多數學生都懂勞權,只是遲遲沒有付出行動,那就要鼓勵他們行動,並且告訴他們可以從什麼開始做起。

三、分析聽眾方向三:根據聽眾特質,決定表達策略

聽眾分析的第三個方向,是從聽眾的「特質」分析。
聽眾的特質,會決定不同的表達策略。通常我會從:動機強/弱、主動/被動、理性/感性,這三個角度思考。

1. 動機強/弱,決定鋪陳長短

身為簡報者,我們會遇到兩種不同類型的聽眾,一種是主動參與、動機強烈,另一種則是被動參加、動機薄弱。
面對不同類型的聽眾,我們要採取不同的策略,才能達成簡報目標。
針對動機強的聽眾,只要簡單開場,說明目的及大綱,就可以進入內容;但針對動機弱的聽眾,則必須在開場花點時間鋪陳,吸引聽眾的動機和好奇,才能引導聽眾進入簡報內容。

2. 主動/被動,決定互動方式

一場簡報中,會有積極主動發表想法的人,也會害羞內向暗自學習的人。
了解聽眾的組成,才能決定簡報中與聽眾的互動方式。
面對願意積極發表意見的聽眾,不影響簡報目標的情況,多一些發表的機會,讓他們表現自己,展現所學,活動氣氛;而面對害羞內向的聽眾,也不用勉強他們,不影響教學目標的情況,讓互動簡單一些,也是一種體貼。

3. 理性/感性,決定如何敘述

第三個角度,我們可以針對聽眾屬於理性人還是感性人,決定簡報內容的組成。
當聽眾理性嚴謹、善於分析的組成,簡報內容就要用數據支撐,邏輯展示,才能讓聽眾投入並信服;當聽眾感性柔情、充滿創意,簡報內容就能多講故事、個人啟發來使聽眾沈浸於簡報之中。
如何判斷聽眾的特質呢?可以參考這篇文章:《溝通力專欄:讓人無法拒絕的四色人格溝通 閱讀心得
小結一下,分析聽眾的第三個方向,是根據聽眾的特質。利用動機強/弱、主動/被動、理性/感性,可以幫助我們在準備階段決定表達策略,使簡報發揮最大的效益。
最後,我們要解決的問題是:要如何知道聽眾屬於什麼特質?
關於這個問題,除了經驗的累積,也可以透過設計課前問卷,來了解關於聽眾的更多資訊。
不過關於問卷的設計又是另一門學問了,這裡我們就不多談。
總結 示意圖 Photo by Ann H on Pexels.comyellow tiles

總結

這篇文章在談如何分析聽眾,幫助我們有效的準備一場簡報。
我們提到了三種角度的分析方式,分別是:權力分析、需求與狀態分析、特質分析。權力分析可以幫助我們找出關鍵的聽眾是誰;需求與狀態分析可以幫助我們設立具體合適的簡報目標;特質分析可以幫助我們思考表達策略。
聽眾是簡報成敗的斷定者,因此聽眾分析是影響簡報成敗的重要關鍵。
養成受眾思維,凡事多為對方想一步,簡報溝通的效果就會大大提升。
只有學會分析聽眾,你才能踏入簡報的世界。
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嗨,我是順法,是一名簡報培訓講師,主講 : 視覺溝通、內容策略、上台表達等簡報技巧。超過 100 場以上的授課實戰經驗。希望透過公開班、讀書會、寫作,推廣大眾簡報能力的養成。有任何培訓需求,歡迎與我聯繫。信箱:fahahatalk@gmail.com
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