【表達力專欄：如何進行聽眾分析，有效準備一場簡報？】
2022/08/06閱讀時間約 1 分鐘
更新日期：2021.12.06 作者：FAHAHA｜翁順法
為什麼不能劈頭就做呢？因為簡報不是一場自我滿足的表演，而是協助聽眾解決問題、滿足需求的過程。是否能夠解決聽眾問題或滿足需求，是簡報成功與否的判斷準則。
那簡報成功與否，是誰說的算呢？不是簡報者，是台下的聽眾。即便簡報者認為自己說的很棒、PPT超美，但聽眾覺得沒收穫也沒用；相反的，即使簡報者認為自己表現不如預期，但只要聽眾認為收穫滿滿，那就算是一場成功的簡報。
既然如此，能否正確的分析聽眾、理解聽眾，並作出合適的準備，就成了簡報者不可或缺的能力。
這篇文章，要跟你分享的，是分析聽眾的三個方向：
1. 根據權力分析，找出關鍵受眾
2. 根據需求狀態，設定簡報目標
3. 根據聽眾特質，決定表達策略
2. 根據需求狀態，設定簡報目標
3. 根據聽眾特質，決定表達策略
準備好了提升表達力嗎？那我們開始吧！
一、分析聽眾方向一：根據權力分析，找出關鍵受眾
分析聽眾的第一步，是要找出最關鍵的聽眾，並根據關鍵聽眾，決定自己的準備方向。
那我們要如何知道自己的「關鍵聽眾」是誰呢？答案是：看誰最後能夠評值你的目標，就講給誰聽。《好好說話》中將這個方式叫作「權力分析」，書中又分成三種情況：
1.權力順應
比如，你去參加某個簡報競賽，就屬於「權力順應」的範疇。
在競賽場合中，目標是為了脫穎而出，搏取評審認可，成為優勝者。此時，真正決定比賽勝負的人是評審，不是人數更多的其他聽眾。
因此，簡報內容應該是滿足評審的需求為主，千萬別為了討好聽眾，而說了評審可能不喜歡的內容。
我曾看過某個演講比賽，主題是「幽默」，有位很年輕的參賽者，嘲諷老一輩聽不懂年輕人說話的梗，逗得台下哈哈大笑，結果多位較「資深」的評審眉頭深鎖，感覺自己受到冒犯，後來給了很差的分數。
2.低階順應
換個場景，來到教學的簡報場合。教學是為了普及與傳遞知識，確保學員能夠掌握基礎。
因此，此時評估你教學目標的人，是程度較低的學員。只有他們聽得懂，才代表你講的夠簡單明瞭。
講師不應該為了展現聰明，或是滿足少數資優生的學習慾望，而講太多高難度的內容。這並不符合教學的目標。
3.多數順應
多數順應，指簡報的當下獲得越多人認同越好，比如選舉，就是很經典的多數順應型。
候選人的目標，是讓最多數的民眾認同他。因此會選擇聽眾喜歡的、在意的說話內容與技巧。大多數出色、名留青史的經典演講皆屬此類。（延伸閱讀：說服力專欄：如何透過強化自身人格，贏得聽眾信任、提升說服力？）
簡單來說，誰有權利評值你的表達目標，你就要針對他準備內容。
講到這裡，或許有人心中會有疑問：「簡報比賽如果只講評審想聽的，聽眾覺得很無聊怎麼辦？」「教學場合如果只講基本的，那些少數程度好的不就不想聽了嗎？」「演講場合如果只講多數人的價值觀，不就一定有人討厭我嗎？」
這是很棒的思考。
不過，簡報既然是一種策略，就一定有取捨。
想要滿足每一位聽眾，是許多講者的典型思維誤區。就如一個想要討好所有消費者的產品註定會滯銷，一場想要討好所有聽眾的簡報也很可能會失敗。
在很多簡報場合，同時滿足所有人是不太可能的。我們可以努力尋找聽眾需求的交集，但必要時候還是要從「影響結果的關鍵聽眾」出發，勇敢的做出取捨。
二、分析聽眾方向二：根據需求狀態，設定簡報目標
分析聽眾的第二個方向，是思考他們的「需求」與「狀態」為何。了解這兩者，才能夠幫助我們設定明確具體的簡報目標。
1. 評估聽眾需求
聽眾的需求可以往三個方向思考：聽眾想從簡報獲得哪些知識、熟練哪些技能、或是養成哪些態度呢？
舉例來說。我舉辦的【第一梯次｜溝通力讀書會】，就針對聽眾的溝通學習需求，往知識、技能、態度三面向思考，列出了這樣的簡報目標：
1. 了解自身的特質並能辨識其他人（知識＋技能）
2. 了解與不同特質的人溝通的重點（知識）
3. 聽完這次的分享後能做什麼改變（態度）
2. 了解與不同特質的人溝通的重點（知識）
3. 聽完這次的分享後能做什麼改變（態度）
評估聽眾的需求相當重要，尤其當時間有限時，更要針對需求簡報，才能讓聽眾滿意。
舉例來說，PPT實作課中，學員最主要的需求是學會操作技能，那在有限時間內，簡報教學者就應該少說點理論，多一點實作時間，對學員來說才是真正能滿足需求的課程安排。
2. 了解聽眾狀態
有時候聽眾的需求並不會那麼明確，這時我們可以分析聽眾的狀態，來思考簡報目標與準備的方向。
這邊，我們參考劉奕酉老師的著作：《我用模組化簡報解決99.9%的工作難題》提到的「簡報受眾體驗」路徑來說明。
簡單來說，一場簡報中，受眾可能會有四種狀態，分別是：知道、理解、認同、行動。
每一種狀態之間的轉換重點不同，我們要根據聽眾的狀態，設定不同的簡報目標，讓聽眾往下一階段邁進。
舉某位學員的【醫療勞權演講】為例。
這位學員是某醫學中心的工會顧問，要到某大學對醫學生演講，傳達醫療人員重視自身勞權的重要性。
我們根據聽眾不同的狀態階段，討論相對應的簡報目標及因應策略。
了解不同狀態聽眾各自的簡報重點後，就可以根據聽眾的狀態組成、演講時間的長短，準備更合適的簡報內容。
比如說：多數聽眾對於勞權毫無概念，那就要多分配時間在講解勞權的基本觀念；如果多數學生都懂勞權，只是遲遲沒有付出行動，那就要鼓勵他們行動，並且告訴他們可以從什麼開始做起。
三、分析聽眾方向三：根據聽眾特質，決定表達策略
聽眾分析的第三個方向，是從聽眾的「特質」分析。
聽眾的特質，會決定不同的表達策略。通常我會從：動機強/弱、主動/被動、理性/感性，這三個角度思考。
1. 動機強/弱，決定鋪陳長短
身為簡報者，我們會遇到兩種不同類型的聽眾，一種是主動參與、動機強烈，另一種則是被動參加、動機薄弱。
面對不同類型的聽眾，我們要採取不同的策略，才能達成簡報目標。
針對動機強的聽眾，只要簡單開場，說明目的及大綱，就可以進入內容；但針對動機弱的聽眾，則必須在開場花點時間鋪陳，吸引聽眾的動機和好奇，才能引導聽眾進入簡報內容。
2. 主動/被動，決定互動方式
一場簡報中，會有積極主動發表想法的人，也會害羞內向暗自學習的人。
了解聽眾的組成，才能決定簡報中與聽眾的互動方式。
面對願意積極發表意見的聽眾，不影響簡報目標的情況，多一些發表的機會，讓他們表現自己，展現所學，活動氣氛；而面對害羞內向的聽眾，也不用勉強他們，不影響教學目標的情況，讓互動簡單一些，也是一種體貼。
3. 理性/感性，決定如何敘述
第三個角度，我們可以針對聽眾屬於理性人還是感性人，決定簡報內容的組成。
當聽眾理性嚴謹、善於分析的組成，簡報內容就要用數據支撐，邏輯展示，才能讓聽眾投入並信服；當聽眾感性柔情、充滿創意，簡報內容就能多講故事、個人啟發來使聽眾沈浸於簡報之中。
如何判斷聽眾的特質呢？可以參考這篇文章：《溝通力專欄：讓人無法拒絕的四色人格溝通 閱讀心得》。
小結一下，分析聽眾的第三個方向，是根據聽眾的特質。利用動機強/弱、主動/被動、理性/感性，可以幫助我們在準備階段決定表達策略，使簡報發揮最大的效益。
最後，我們要解決的問題是：要如何知道聽眾屬於什麼特質？
關於這個問題，除了經驗的累積，也可以透過設計課前問卷，來了解關於聽眾的更多資訊。
不過關於問卷的設計又是另一門學問了，這裡我們就不多談。
總結
這篇文章在談如何分析聽眾，幫助我們有效的準備一場簡報。
我們提到了三種角度的分析方式，分別是：權力分析、需求與狀態分析、特質分析。權力分析可以幫助我們找出關鍵的聽眾是誰；需求與狀態分析可以幫助我們設立具體合適的簡報目標；特質分析可以幫助我們思考表達策略。
聽眾是簡報成敗的斷定者，因此聽眾分析是影響簡報成敗的重要關鍵。
養成受眾思維，凡事多為對方想一步，簡報溝通的效果就會大大提升。
只有學會分析聽眾，你才能踏入簡報的世界。
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