【如何有效準備一場簡報？知道題目後要先搞清楚的三件事】
2022/08/04閱讀時間約 10 分鐘
更新日期：2021.12.06 作者：翁順法｜FAHAHA
請大家思考、回憶一下：當需要上台簡報，拿到簡報題目後，你都是怎麼開始準備的？
我給你三個選項：
1. 工欲善其事，必先利其器：先上網挑選一個精緻的簡報模板
2. 行動是解決問題的最佳解：打開Google，先copy & paste到PPT上再說
3. 一步一腳印，水到就渠成：從第一張PPT開始製作，踏實的完成一份簡報
2. 行動是解決問題的最佳解：打開Google，先copy & paste到PPT上再說
3. 一步一腳印，水到就渠成：從第一張PPT開始製作，踏實的完成一份簡報
如果你選了上述其中一個選項，那就…
大事不妙了。
上面三個選項，是我過去在教學的過程中，觀察到最多人會出現的準備流程迷思。
這個迷思會是多數人的問題，是因為我們習慣先投入看得到產出的事，以獲得安全感，好像自己至少「有努力了什麼」。
但這樣做，可能本末倒置，忽略真正的重點。就像一個學生先瘋狂K書，後來才去看考試要考什麼內容一樣荒謬。
這樣的迷思容易造成兩個悲劇：
1.做到一半發現準備方向根本錯了，必須砍掉重作
2.花太多時間設計不重要的投影片，後來卻因為時間不足而爛尾
2.花太多時間設計不重要的投影片，後來卻因為時間不足而爛尾
這是非常多人的慘痛經驗，包括我自己也是。
想要避免這兩個悲劇發生，最重要的就是在製作之前先想清楚方向、規劃好製作策略。
要怎麼做呢？拿到簡報題目後，有三件事一定要先搞清楚：
1.搞清楚：講給誰聽？
2.搞清楚：目標為何？
3.搞清楚：時間多久？
2.搞清楚：目標為何？
3.搞清楚：時間多久？
準備好了解這三件事了嗎？那我們開始囉！
先講一個實際案例
我以前在醫院工作時，單位的護理長每個月都會針對病房病人狀況，訂定主題，請護理師在晨會時跟大家簡報。
身為護理新人的我，也在工作四個月後，第一次被指派在晨會中報告護理技術：《照顧氧氣使用病人的護理標準》。
報告前一天我把這個技術的護理標準印了下來，整整有十多頁，不太可能在晨會時全講。
我思考著簡報時有誰在場：訂定主題的護理長、大夜班與白班的學姊、只多我幾個月的新人、實習的護理學生。
我心想：如果講得太簡單，學姊會不會覺得很無聊，不耐煩？如果只講重點，護生會不會認為太跳痛，聽不懂？然後，護理長到底想聽什麼呢？
後來我決定把人數佔比最高的學姊當作「目標聽眾」，因此我打算將簡報目標定位為：讓成員了解氧氣使用病人的照顧評估、重點與特殊情況。
針對此目標，我列出了簡報大綱：
- 照護評估：身體評估與理學檢查
- 照護重點：壓瘡預防、器具清潔、血氧異常判斷、
- 特殊情況：高濃度氧氣使用注意事項、COPD患者氧氣使用注意事項
由於我知道學姊都急著交班，因此我濃縮再濃縮，精準的控制每段的時間。
開場：要談的主題與重要性（30秒）
內容：三大重點說明（2分鐘）
總結：重點重述（30秒）
內容：三大重點說明（2分鐘）
總結：重點重述（30秒）
報告當天也如期進行。
講完後，護理長的回饋是這樣：「順法報告的不錯，很清晰，感覺得出有受過簡報的訓練。」
聽到這裡，我有點開心。不過護理長緊接著說：「但是我請新人報告這主題，主要是希望新人去學習如何安裝氧氣設備，怎麼裝non-rebreathing、怎麼裝ventri-mask、什麼情境用這些氧氣設備…我想這對新人來說更重要。」
當下有些意外，因為我被指定的護理標準手冊中，完全沒有提及這些內容。
不過可以發現，對於護理長來說，她認為與其整理重點，不如拿氧氣設備實際練習怎麼裝。
因為對她來說，這次報告的目的並不是讓成員去了解學理上的重點，而是讓單位新人確實掌握氧氣設備的技能……
請問從這個實際案例中，你觀察到哪些優點與缺點呢？你可以先花兩分鐘思考一下，並把它寫在紙上，再繼續往下看。
一、搞清楚：講給誰聽
一場簡報當中，不同聽眾期待聽到的內容可能都不同。我們有時無法滿足全部人的需求，要做出取捨，針對部分關鍵的聽眾準備簡報。
明確設定簡報的「目標聽眾」是很重要的，這樣我們才能根據目標聽眾的「需求」和「狀態」，設定簡報目標，準備合適的內容。否則就會像無頭蒼蠅一樣，東奔西撞，準備的辛苦，還被指責簡報沒重點、不夠認真。
如何知道目標聽眾是誰呢？最簡單的方式就是思考誰有「權力」評值你的簡報。
舉例來說。
簡報競賽：評審有權力評值簡報，因此我們就要多思考評審想聽什麼；
提案簡報：投資者有權力評值你的簡報，因此就要思考他們的需求和問題。
提案簡報：投資者有權力評值你的簡報，因此就要思考他們的需求和問題。
回到本文情境，護理長是最主要的評值者，因此她是最重要的目標聽眾。報告前應該可以事先找護理長討論，了解她選擇這個主題的目的與想法，才能抓到好的準備方向。
二、搞清楚：目標為何
當我們確定完目標聽眾後，才能夠決定簡報目標。
雖然每場簡報的目標都有所不同，但大致上可以歸納成三類：
1.傳遞資訊/知識
簡報是為了傳遞某些重要的知識或資訊，比如：教學、會議、研討會…等。
若簡報的目的是傳遞資訊或知識，那講者就必須呈現清晰的重點與架構，讓聽眾明確知道你想傳達的是什麼，而不會迷失在複雜的資訊當中。
2.改變想法/行動
簡報的目的是改變聽眾的想法或行動，以達成簡報者的目的。比如：提案、衛教、銷售、激勵演說…等。
這類型的簡報目標，講者必須試著找出聽眾的「恐懼」及「渴望」，並拆解目標為最小可行動的步驟，讓聽眾實際做出改變。
3.學會技能/操作
簡報目的在於讓聽眾學會某項技能或操作某些器具，比如：熟練軟體操作、身體評估的技術、設備的安裝與拆解…等。
這類型的簡報目標，在時間有限的情況，就應該恰當縮減講解理論的時間，讓聽眾實際練習或操作，以達成設定目標。
簡單來說，我們必須明確設定好目標，然後根據目標妥善的安排內容，這樣不僅能讓我們更有方向、更踏實的準備，簡報後也才能評值是否有達成期待。
以本文情境為例，我本來設定的目標是「傳遞資訊/知識」，但若是以護理長的期待，目標對象是新人，簡報目標就會變成「學會技能/操作」。
這裡提醒一下讀者，這三個目標的種類，只是來幫助大家思考，並不是每場簡報的目標一定要包含三類，或只能選一種類喔。
三、搞清楚：時間多久
當你了解「關鍵聽眾」是誰，也清楚定位「簡報目標」後，千萬別忘了要知道了解「時間」這項因素。
時間多久有兩層意思。其一，是簡報時間多久；其二，是準備時間多長。
簡報時間，會影響內容的取捨，報告時間越短，就必須更精簡的呈現重點、切入主題、輔以補充；準備時間，則影響準備的策略，時間越稀少，就越要在對的地方用力才行。
下面我們來討論一下，如何準備一場簡報。
準備一場簡報可以很粗略的分成三個步驟：規劃內容、製作PPT、表達練習。
三者的重要性高低又以「規劃內容」為重。至於「製作PPT」重要還是「表達練習」重要，我認為需要視簡報者本身特質及簡報目的而定，沒有標準答案。
接下來，讓我們來看這三者有什麼各自的重點：
1.規劃內容
我自己歸納內容的方式有兩種，分成兩種不同的情境。
① 對主題比較不熟、無系統化的概念
這種情況，我通常會透過便利貼發想法來提取腦中零散的點子，並組織成有脈絡的架構，這是一種「由下往上」的建構策略。
實際的操作重點、使用時機可以參考這篇文章：《表達力專欄：如何透過KJ法，建構有邏輯的表達架構？》。
② 對主題較熟悉，只需要重新客製化編排
這種作法通常適用於比較熟悉的主題，也就是講者心中已經有一個架構模型，有辦法「從上而下」的建立架構，再逐步填滿內容。
這種情況下，可以透過心智圖的方式建構架構，使用紙筆或是X-mind這個工具，來組織內容。
2.製作PPT
假設你內容沒問題了，進入到投影片製作的階段，又有什麼該注意的呢？
我認為你應該把投影片分成這三類：
① 重點投影片
這類投影片是指包含「核心關鍵訊息」的投影片，可能是結論、重點整理，那些你會花較長時間講解的投影片。
如何判斷是否為重點投影片呢？你可以這樣想：如果簡報時間突然變成一分鐘（或三分鐘，反正變很短就是了），這張投影片能夠刪掉嗎？如果不行，它就是重點投影片。
這類投影片要優先製作。
② 說明投影片
指的是「說明重點型」的投影片，訊息量較少，基本上符合一張一重點的類型。
③ 補充投影片
指的是補充資料、或是互動型的投影片。
這類投影片的功能較不強，若沒時間時甚至可以直接跳過，因此不需要花費過多時間設計。
3.表達練習
最後，談談表達練習。表達練習主要有兩個目的：發現問題、克服緊張。
① 發現問題
前期的準備你都是站在一個策劃者的角度，用較高層次的角度佈局簡報。然而當你實際進行表達練習時，你會發現有些地方「不太順」。
這時你要調整投影片的呈現方式，包括出現的順序、動畫的使用等等，讓表達更流暢與專業。
此時，投影片才真正成為輔助講者的武器。
② 克服緊張
對很多人來說，上台說話是一件很恐怖的事。
除了你本身有很嚴重的心理障礙外，不然如果你問我怎麼克服上台緊張，我一定會告訴你多練習。
緊張的本質是不確定感，而重複練習能讓你減少不確定發生的機會。所以才說，重複練習是克服緊張的最佳方式。
相信大家都聽過一句話：
你必須非常努力，才能顯得毫不費力。
不過如果你上台還是非常容易緊張，我認為這篇文章能幫助你：《表達力專欄：如何克服上台緊張？上台前後你一定要知道的觀念技巧》
總結
這篇文章主要在談一個基礎但重要的概念：簡報的事前規劃。
拿到簡報題目後，要很自然的聯想到三件事：講給誰聽？目標為何？時間多久？
千萬不要再直接打開PPT複製貼上，一邊設計簡報、一邊思考內容了。這樣不僅沒有比較快，效果也比較差。
先慢下來想清楚，之後反而會走的比較快。管理學上有句話說：
別用戰術上的勤勞，掩蓋戰略上的懶惰。
當我們能夠找到真正的問題、聽眾和目標，輔以好的準備策略，再加上認真的練習，上台簡報就不再是噩夢，而是我們發光的舞台。
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