遠距事務所 part 3-雲端硬碟

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事務所的資料保存法

律師倫理規範第38條第1項:「律師應就受任事件設置檔案,並於委任關係結束後二年內保存卷證。」
律師承辦的案件結束後,依法必須保存案件卷證至少二年。有些謹慎的律師,甚至從來不銷毀案件卷證,經年累月下來,卷宗越來越多、卷櫃越來越搖搖欲墜。如果事務所再也塞不下卷宗,有些律師會選擇另外租用倉庫存放。近年興起的個人倉庫就頗受歡迎,可以任選倉庫大小、恆溫控濕,甚至還可以24小時開倉。
但存放倉庫也有致命的缺點,就是很難隨時查找。過去的案件都是律師未來辦案的參考,臨時需要參考過往案件經驗時,若卷宗不在手邊,就頗令人頭痛。縱使卷宗就存放在事務所,卷宗如此之多,宛如是在沒有指引的圖書館中找書。甚至有時候只記得一些片段,但不確定是在哪個案件中,此時根本就是大海撈針。
而現在很多事務所都使用電腦設備撰狀,也有使用電子卷證的習慣 (相關文章:遠距事務所 part 2-電子卷證),某種程度上解決了保存地跟隨時查找的兩難-紙本卷證可以另行存放,電子卷證可以隨時用電腦查找。但這就衍生出另外一個問題:如何保存案件的電子資料和電子卷證?

電子卷證及其他檔案的儲存

在〈遠距事務所 part 1-技能樹〉一文中有提到,目前台灣的律師事務所普遍規模偏小,不太可能在事務所的編制中加入MIS人員。因此想要自己架設「內網」、建立「資料中心」幾乎是不可能。
非常多事務所都是直接將電子資料存在個人電腦的硬碟上。遇到需要交換或取用資料的時候,就土法煉鋼地用隨身碟或通訊軟體來個乾坤大挪移。人數再多一點的事務所,可能會將某一台電腦充當中心,全部人都透過samba (俗稱網路芳鄰) 的方式去中心電腦取用資料。
但這些資料儲存方式有幾個嚴重的問題。

硬碟有壽命

雖然一般機械式硬碟的壽命頗長,正常使用撐個五、六年不是問題,用到七、八年的也大有人在。但機械臂終究會有耗損,碟盤也會壞軌,品質再好的硬碟終究有壽終正寢的時候。因此如果沒有定期將資料備份出來,總有一天硬碟會罷工,此時就只有花大錢送資料救援一途。
即使有定期備份,代代相傳、逐年累積的資料會越來越肥大,使的每一次的備份越來越困難。

存取不方便

當資料只存在某一台電腦,其他人想要取用,非得透過該電腦使用者不可;即使是有一台中央電腦,也只能用在事務所內的電腦存取,更別提samba其實存有相當嚴重的資安漏洞,大家越方便存取,就越是將資料暴露在危險之中。
而資料只存在一台電腦可以統一資料的儲存點,但沒辦法統一資料的版本。當有多人同時將資料複製到自己的電腦上修改時,可能會發生回存時相互覆蓋的問題。
此外,Windows電腦對於權限的管控功能較不好操作,一但開放samba存取,就很難再細分各個帳號可以存取、唯讀、刪除檔案的權限。

中心電腦不能關機

使用一般電腦當中心電腦的缺點,就是中心電腦不能關機,一旦關機就無法讀取任何資料。但電腦不關機除了耗電以外,也會間接使硬碟壽命縮短。此外,中心電腦若是一般的Windows系統,其對於遠端存取的支援程度並不好,實在不適合作為長期的解決方案。

採用公有雲?

雖然近期公有雲大廠Google宣布將於2022年7月1日開始對企業使用的免費版G-Suite收費,但雲端硬碟仍然是許多人依賴的服務。除了Google外,Amazon、Microsoft、Dropbox、Apple等廠商也都有雲端儲存的服務,一般統稱為「公有雲」。
使用公有雲的優勢在於便利,使用者完全不需要煩惱伺服器如何管理、區域網路如何設定,只需要一組帳號密碼,其餘的事情就交給公有雲廠商處理。但缺點也很明顯,就是容量有限、價格較貴,網路上也有許多比較公有雲付費方案的資料可以參考。
而從律師事務所的角度出發,筆者認為使用公有雲還各有一項優點及缺點:

優點:自動化服務串接較容易

這部分涉及〈遠距事務所 part 5-自動化作業〉一文所提到的自動化作業,使用公有雲無須擔心太多技術面的問題,廠商自然會處理好API介接,事務所如果想要串接自動化服務,透過網頁圖形介面點選一下就完成介接。如果是自架Server就必須自己寫程式來完成自動化服務,門檻高非常多,對於沒有配置MIS部門的律師事務所來說,根本不可能。

缺點:資料掌控權

公有雲所遭受到最多的質疑,應該就是資料隱私問題。但筆者認為,公有雲業者普遍比一般使用者具備更多資安技術,自架Server的安全性未必比公有雲好,資料存在公有雲外洩的風險,其實沒有很高。而一般公有雲業者也不會刻意去窺探客戶資料,尤其是前面提及的幾個大型雲端儲存服務業者,他們的客戶成千上萬、資料量多到要去水電便宜的地方蓋資料中心,殊難想像公有雲業者會無聊到去窺探某用戶儲存的資料。因此筆者認為,資料隱私應該不是公有雲的缺點。律師事務所將案件資料儲存在公有雲上,也理應不會有違反保密義務的問題。
如果公有雲業者面臨司法部門的調取資料要求,公有雲業者是否會配合交出資料副本就是一項不確定的因素。律師處理案件所蒐集的資料,本就會同時包含有利及不利的證據,依據不自證己罪原則,律師握有客戶的不利證據時,依法沒有公開的義務。倘若檢調機構透過向公有雲業者調取與被告相關的資料時,是否等同於搜索律師事務所?倘若等於搜索事務所,現行的公有雲業者是否應該將律師事務所帳號予以註記,避免誤交資料?倘若不等於搜索事務所,那律師將案件資料放在公有雲,等於直接將資料拱手給人,以後再也沒有人敢委任律師。
因此,在沒有法律明文保護公有雲業者的拒絕權的情況下,將資料放在公有雲上就有被交出的風險,進而侵蝕被告受辯護的權利。

解決之道

既然存在自己的電腦不妥當,存在公有雲又有疑慮,筆者認為,近幾年發展快速的「私有雲」就很適合律師事務所採用。精確來說,是採用「NAS」作為儲存案件資料的解決方案。
NAS (Network Attached Storage),簡單來說就是一台專門用來存取、備份資料的小電腦,其耗電量較一般電腦低,可以全天候開機以便隨時連線取用資料;根據作業系統的不同,NAS通常具備帳號權限管理系統,可以針對不同的連線帳號,給予不同的存取權限;NAS通常具備多顆硬碟,可以建立「容錯式磁碟陣列 (RAID)」,當有硬碟損壞時,資料仍然可以受到保護。而且NAS的硬體可以放在事務所內,因此可以避免NAS資料被調取的問題
生產NAS的廠商眾多,而目前規模較大的有以下兩家:
  1. Synology群暉(Synology)
    為台灣廠商,深耕網通產品多年。其所推出的NAS種類繁多,從最基本的二槽到機櫃式都有,可以因應使用者的需求選擇。而以最便宜的二槽版本來說,可以享有Synology開發的DSM管理介面,以及建立RAID 1磁碟陣列,對資料建立備援機制。 Synology的機型雖然在硬體規格上並不特別突出,但Synology的軟體介面較為完整,操作的難度也較低,比較適合沒有資訊背景的人使用。
    筆者先前所受雇的事務所正是採用Synology DS 218+儲存資料;筆者自己本身也有一台私人的Synology DS 220+,存放近期被Google要求減量否則付費的巨量資料~QQ
  2. QNAP威聯通(QNAP)
    亦為台灣廠商,是製造網通硬體起家的廠商。其NAS種類也非常多,且硬體的規格和種類也較齊全。但QNAP在軟體方面,筆者認為整體易用度不及Synology。對於沒有MIS人員的律師事務所而言,使用上較容易遇到困難。 但QNAP的NAS也仍然具備帳號權限管理系統、RAID磁碟陣列等功能,依然是不錯的解決方案。
中短期而言,律師事務所使用NAS作為資料儲存的解決方案是可行的,整體的成本也不高。以二槽的NAS、加上2TB的硬碟二顆來說,整體價格約在2萬元左右。相較於撰文時的Google One 2TB方案,每年3,300元、限5人共同使用,NAS其實並沒有太過昂貴。

結語

案件資料的儲存,在沒有MIS人員的律師事務所,一直是個痛點。筆者藉由比較儲存在個人電腦和公有雲的優缺點,提出事務所在資料儲存上的特殊需求,而NAS應是中短期的最佳解決方案。
但長期而言,事務所必須走向遠距、自動化,NAS在與各項雲端服務的串接、自動化方面,還有改善的空間。現階段或許可以透過編寫script的方式達成,但因應未來no code趨勢,自動化服務串接必定是將來NAS廠商脫穎而出的特色。
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