除了超商傳真還有什麼選擇?

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古老的傳輸方式

傳真,根據維基百科的記載,第一部傳真機Pantelegraph由Giovanni Caselli公司於1861年出售,當時電話才剛被發明。
如此古老的傳輸方式,至今仍然被使用。而在高度依賴紙本作業的法律產業,仍然有許多律師與事務所繼續使用傳真,甚至可以說是郵寄與email以外,使用率最高的傳輸方式,因此許多事務所仍然將傳真機列為標配。

各式各樣的傳真機

當然,隨著時代演進,事務所不可能還在使用早期的熱感應紙傳真機,因為熱感應紙保存期限太短。稍具規模的事務所都會有一部落地式事務機,同時具備列印、影印、掃描、收發傳真的功能,就和7-11或全家裡面那台事務機一樣。而這種事務機售價較為高昂,事務所多半以租賃或租售方式設置,常見的品牌有富士全錄(Fuji Xerox)、京瓷(Kyocera)、愛普生(EPSON)、佳能(Canon)、理光(Ricoh)、夏普震旦(SHARP)等。
有的事務所並沒有設置落地式的事務機,而是使用桌上型的多功能事務機,這種事務機有些也具備收發傳真的功能。與落地式事務機相比,除了容量、擴充性有所不及外,功能基本上大同小異。常見的品牌有惠普(HP)、愛普生(EPSON)、佳能(Canon)、兄弟(Brother)、利盟(Lexmark)等。

無紙化傳真

雖然許多事務所都還是以事務機處理傳真,但傳真需要耗費大量的紙張(需要首頁、回傳),許多事務所助理收到傳真之後仍然會將之掃描成電子檔,以便傳送給在外的律師、客戶閱覽。因此,許多事務機也發展出無紙化傳真功能(有些稱做數位傳真),在收到傳真時,便將傳真轉為電子檔案(PDF),並以區域網路、email、或傳輸線的方式傳送並保存傳真,而無須實際列印出來。

電腦傳真

現在的人可能沒有傳真機,但一定有台電腦。沒有傳真機或事務機,但有現成(且不常用)的室內電話,可以透過USB FAX MODEM將RJ11電話線和電腦連接,由MODEM接收傳真後經由USB傳送給電腦進行後續處理及保存。
這個方式雖然可行,但USB FAX MODEM已經不太好買,許多購物網站不是售完就是缺貨;且電腦必須是開機的狀態才能接收傳真,實用性不高。

網路傳真

傳真雖然是個古老、且目前在法律產業仍廣泛被使用的傳輸技術,但終究是有所限制。例如無法傳送彩色文件,碰到照片時完全無用武之地(連傳存摺封面都會糊掉);需要另外申租一個室內電話號碼,不然可能會常常跟通話中的電話爭道;具備傳真功能的事務機通常較為昂貴,對小型或個人事務所仍然是筆額外的負擔。
相較於傳真,網路反而是更不可或缺的技術。因此國內通訊產業龍頭中華電信也有推出結合傳真和網路的「網際傳真」服務,企業無須實際設置傳真機或具傳真功能事務機,申辦網際傳真的企業會獲配一組虛擬傳真號碼,企業藉由網路平台收發傳真。
另外也有其他廠商,如網頁版的HelloFax、手機板的FAX886等,都屬於網路傳真的一種。筆者曾經使用過FAX886軟體發送傳真,功能與實體機器相差無幾,甚至還結合了簽名和文件後製的功能,對奈米用量的人而言,是個不錯的替代方案,且價格也比超商傳真便宜許多。

結論

在這個網路當道的年代,要不是筆者曾經在事務所見識過法律產業對傳真的依賴性,大概會覺得傳真就是個跟磁片、光碟一樣逐漸式微的古老技術。
以經營事務所或企業營運的角度而言,如果有設置事務機,應直接將傳真功能加入選配,傳真可以印出來、也可以無紙化,屬於進可攻、退可守的最佳方案,未來也能結合自動化收發文或檔案管理。向中華電信申租「網際傳真」服務也是選擇之一,但每月幾百元的費用累積個幾個月,應該也超過有傳真功能事務機和無傳真功能事務機的價差。至於其他網路傳真服務比較適合用在「只發不收」的場景,因為即使是實體傳真機,偶爾也會發生沒收到傳真的狀況,如果是使用第三方的網路傳真服務,當沒收到傳真的時候,會無法確認問題究竟是出在發送方、網路傳真的接收、網路傳真的轉送伺服器、或是email接收。
筆者認為,並不是沒有更好的替代方案可以取代傳真,而是法律產業普遍習慣紙本作業,才使得傳真仍保有如此重要的地位。在網路已經相當暢通、穩定的時代,是時候讓傳真退場,或至少轉向無紙化傳真,也能讓事務所或公司行號早日朝遠距作業邁進。(相關文章:遠距事務所 part 1-技能樹)
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