資訊圖表｜修正折線圖表設計，配合及突出你的訊息

辛苦做好了數據的收集和分析，資訊圖表的設計和製作就成為了最後的一哩路。好的設計能讓觀眾一眼看出你想表達的說法和結論，所靠的就是數據的有效呈現和突顯，能夠配合訊息、營造呼應的效果。我們從業界的真實例子出發，逐步分析和修正折線圖的設計和數據突顯。

先來看看幾個做得不錯的基本事項：

標題直接點出結論，而非表面地寫「快消品線上通路銷額成長率」。有些人會覺得圖表的標題愈客觀愈好，令觀眾先消化整個圖表再得出結論。然而在節奏快速的簡報中，觀眾未必有時間和興致慢慢自行分析，情願先聽你的解說，然後再決定是否取信你的分析。
副題清楚闡述百分率的意義，在觀眾心裡面發問「這些增長率是甚麼的增長？」的問題之前，搶先把問題解答，使他們放心繼續把視線推進至圖表的內容部分。
在底部位置展示數據來源，可以加強說服力及可循找性，並正確地使用較小的字體來減低注目度。

可是在另一些基本的事項上，仍然有可以改善的地方，從X軸的標籤說起吧。年份在各個標籤中不斷重複，除了非必要以外，也因為標籤字數增加了，逼使字體縮小，甚至要把標籤以斜角來顯示，這些都會影響到圖表的可讀性。

修正的方法很簡單，就是把重複的年份抽起，只在每年的一月份才展示一次。你或許會疑惑那麼一月份的標籤會否仍然太長，保留了以上的缺點呢？

其實你在圖表中右按，選擇Edit Data in Excel，在需要分行顯示的標籤，例如「JAN2020」，中間如在Excel一樣，按下Alt+Enter來分行即可（PowerPoint for Mac則是option+return），年份就能夠順利在下一行才顯示。

處理好軸線，我們來看一下圖表的部份。標題的結論（下圖的1）是有關於疫情趨緩之際的數據不低於20%，然而當望向圖表（下圖的2），眼光首先被吸引的，是兩個以鮮紅色圈出疫情爆發區間，紅色框突出了最高的四個百分率，不但無助加強訊息的傳遞，更與標題的焦點，亦即是疫情後期的數據，構成了衝突；再者，紅色邊框的下半部也與X軸標籤重疊，令標籤的文字看不清楚，觀眾對圖表的印象也更形粗糙。

要修正衝突的訊息，先要明白需要點出何時是疫情後期，而非突顯何時是疫情高峰。把鮮紅色邊框轉換成淺灰色塊，可有效降低注目度；把X軸線的標籤與軸線的距離拉開（透過Distance to axis設定修改），創造了空間來放好疫情期間的說明文字，不用再跟標籤有所重疊。

把圖表與標題的訊息都調整至同一方向，就可以著手加強圖表中數據的突顯。透過文字的字重、數據點的大小和顏色，把處於疫情後期、增加率超過20%的數據點顯明出來，觀眾也更自然和容易望向你想強調的地方。

這時候再想一下，既然訊息是要強調後疫情數據多數超過20%，那為什麼不在圖表加上20%的分隔／參考線呢？不需要自己來畫，加入一個新數列，數列中所有數據都是20%就好。線條加入後圖表給人的感覺更為完整了！

最後來看一下調整前後的比較，能夠看到當中的差異：

要是你想學習簡報或是視覺化設計，但喜歡看圖多於看文字，可以追蹤我的專頁，一口式內容，適合通勤時學習之用。

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上班族簡報日常

鮑浩賢，來自香港的上班族，十八年跨國外商工作經驗，三成職涯外派於各大金融中心。現時為私人銀行商務顧問，屬極少數定期分享雙語簡報心得，並同時仍在國際職場一線打拼中的商業簡報專家；著有「全圖解！避開99%簡報地雷：職場商業簡報實戰懶人包」一書。 FB/IG:salaryman.presentations

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