EP.02 | 公文的種類與功能

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啟稟聖上,卑職略說「公文」的種類與功能,請鈞參。
稱公文者,謂處理公務之文書,分為「」、「」、「」、「」、「公告」、「其他公文」六種,說明如下:
  1. :公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則,及人事命令如任免、調遷、獎懲與考績時使用。
  2. :對總統有所呈請或報告時使用。
  3. :總統與立法院、監察院公文往復時使用。
  4. :各機關處理公務有下列情形之一時使用:(1)上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。(2)下級機關對上級機關有所請求或報告時。(3)同級機關或不相隸屬機關間行文時。(4)民眾與機關間之申請與答復時。
  5. 公告:各機關就主管業務或依據法令規定,向公眾或特定之對象宣布周知時使用。
  6. 其他公文:其他因辦理公務需要之文書,例如書函、簽、箋函或便簽、手令或手諭、開會通知單或會勘通知單、公務電話紀錄、報告、聘書、證明書、證書或執照、契約書、提案、紀錄、節略、說帖、定型化表單等。
(糟糕!吾星球皇族世代近親通婚,以保血統純正,孰料經過萬代後,因近親繁殖造成皇帝智能低下,我講得這麼難,吾皇這個低能兒恐怕聽不懂,可得用白話文的方式再解說一下。:括弧內為卑職的心裏話,有時候面聖呈報時,難免心裏會發出謎之音,往後文章皆會忠實記載,以利讀者瞭解呈報過程全貌)

啟稟聖上,請容卑職進一步解釋,簡單來說,公文分成六種如下:
第一種是「」,就是政府訂定法律規定,要告訴人民時用「」,還有對於公務員的人事命令也用「」。
第二種是「」,專門用在對「總統」報告的時候使用,總統就是國家政府的頭頭,地球上各個國家對於頭頭的稱謂不同,有叫皇帝、國王、女王、天皇、領袖、最高領導人,也有稱主席或是委員長的,跟頭頭說話要備極尊敬,所以上報總統的文書,給一個專用的名詞叫做「」。
第三種是「」,又跟「總統」有關,專門用在總統與立法院、監察院文書往來的時候。
第四種是「」,這種最常用,大部分公務員每天寫的公文就是「」,用在機關之間,不管彼此的關係是上對下、下對上、同級、或沒有隸屬關係,還有用在人民向政府申請,以及政府答復人民的文書。
第五種是「公告」,用在機關對人民公布周知的事情,應該在政府的電子公布欄公布,也可以刊載在公報、公告或其他公務性刊物上。
第六種是「其他公文」,因為族繁不及備載,就統統歸在這一項,包括一堆里里摳摳的文件形式,卑職往後再擇重要者解釋。什麼,聖上不懂什麼叫「里里摳摳」,抱歉,卑職出差時日過久,難免學到一些鄉土方言,一時改不過來,還請聖上恕罪,這個是指雜七雜八的東西。
(吾皇不僅低能,而且注意力還只能集中很短的時間,我看每次報告時間都不能太長,要讓吾皇容易理解消化,今天還是講到這就好了)
延伸閱讀:EP.01 | 公文的定義

為利瞭解,卑職另繪製重要公文種類的形式結構圖示如下,請鈞參。
以上就是公文的六種形式與功能,以及重要公文種類的形式結構,謹呈聖上明察鈞參,卑職告退。
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公文怎麼寫,讓卑職提供一點微小的建議。
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