Photo by Danilyuk on Pexels.com
啟稟聖上，卑職略說「公文」的種類與功能，請鈞參。
稱公文者，謂處理公務之文書，分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」六種，說明如下：
- 令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則，及人事命令如任免、調遷、獎懲與考績時使用。
- 呈：對總統有所呈請或報告時使用。
- 咨：總統與立法院、監察院公文往復時使用。
- 函：各機關處理公務有下列情形之一時使用：（1）上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。（2）下級機關對上級機關有所請求或報告時。（3）同級機關或不相隸屬機關間行文時。（4）民眾與機關間之申請與答復時。
- 公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對象宣布周知時使用。
- 其他公文：其他因辦理公務需要之文書，例如書函、簽、箋函或便簽、手令或手諭、開會通知單或會勘通知單、公務電話紀錄、報告、聘書、證明書、證書或執照、契約書、提案、紀錄、節略、說帖、定型化表單等。
啟稟聖上，請容卑職進一步解釋，簡單來說，公文分成六種如下：
第一種是「令」，就是政府訂定法律規定，要告訴人民時用「令」，還有對於公務員的人事命令也用「令」。
第二種是「呈」，專門用在對「總統」報告的時候使用，總統就是國家政府的頭頭，地球上各個國家對於頭頭的稱謂不同，有叫皇帝、國王、女王、天皇、領袖、最高領導人，也有稱主席或是委員長的，跟頭頭說話要備極尊敬，所以上報總統的文書，給一個專用的名詞叫做「呈」。
第三種是「咨」，又跟「總統」有關，專門用在總統與立法院、監察院文書往來的時候。
第四種是「函」，這種最常用，大部分公務員每天寫的公文就是「函」，用在機關之間，不管彼此的關係是上對下、下對上、同級、或沒有隸屬關係，還有用在人民向政府申請，以及政府答復人民的文書。
第五種是「公告」，用在機關對人民公布周知的事情，應該在政府的電子公布欄公布，也可以刊載在公報、公告或其他公務性刊物上。
第六種是「其他公文」，因為族繁不及備載，就統統歸在這一項，包括一堆里里摳摳的文件形式，卑職往後再擇重要者解釋。什麼，聖上不懂什麼叫「里里摳摳」，抱歉，卑職出差時日過久，難免學到一些鄉土方言，一時改不過來，還請聖上恕罪，這個是指雜七雜八的東西。
（吾皇不僅低能，而且注意力還只能集中很短的時間，我看每次報告時間都不能太長，要讓吾皇容易理解消化，今天還是講到這就好了）
延伸閱讀：EP.01 | 公文的定義
為利瞭解，卑職另繪製重要公文種類的形式結構圖示如下，請鈞參。
以上就是公文的六種形式與功能，以及重要公文種類的形式結構，謹呈聖上明察鈞參，卑職告退。
