00130.官方單位工作快速上手教學3-如何寫擬辦稿

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剛到台灣官方單位工作的你,面對大量需存查的公文,及需待回復的請辦單或交辦單,知道要怎麼寫擬辦稿,以利長官批核嗎?

我曾在台灣官方單位工作,辦理不少公文及請辦單,就來說明一下。

一般擬辦稿寫法依案件性質,分成副知、分享訊息、通知開會及舉辦課程、調查索取資料,雖寫法及篇幅依案件性質有些不同,但完整架構大致分成:

一、第一段說明事由:說明誰通知因什麼原因,請我們在哪個時間點前,用哪種方式幫忙處理什麼事情?

二、第二段說明詳情:說明查證所知需注意的細節、注意事項,及高層長官建議辦理方向、前案處理情形。

三、第三段說明規劃處理方式:像是報告收集到的會辦意見,建議怎麼處理,如主管同意就會做什麼事情?

寫好後以紙本交給長官批核時,建議用標籤貼紙、螢光筆,註明來函及附件,並於附件影本畫重點、寫提示文字、畫圈標記,必要時畫流程圖,說明事件發生經過、接下來要注意的事情,方便長官了解。

畢竟在官方單位工作,溝通以書面文字為主,所以懂如何寫擬辦稿,有助培養抓重點溝通的能力!

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