台灣知名電商平台PChome新執行長於8月上任後，在中秋節前夕對內部員工發出一封信件，提到PChome目前內部存在著許多溝通協作問題，並希望透過更換系統來提高大家的工作效率。
但隨著內部信件內容曝光，卻迎來許多質疑的聲浪，有些網友認為應優先處理對外使用介面不友善的問題，更換系統方面應交由MIS團隊規劃。表面上大家看到的或許只是PChome採取更換系統的策略，但卻忽略掉數位轉型的重要性，改善內部長期的溝通協作問題，才是真正治標又治本的做法！
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PChome內部信提出的溝通協作問題
1.E-mail信箱過多，降低溝通效率
PChome內部一名員工就擁有多達3個E-mail信箱，每當需要收發信件、對內外聯繫時，不確定要使用哪一個E-mail，也深怕會漏信。當溝通管道選項過多，又沒有訂出明確的使用標準，就會導致員工降低溝通效率，進而造成後續更多工作協作的問題。
2.缺乏協作工具，文件版本不一致
在PChome的內部信件中提到，希望透過導入線上共同編輯文件的系統，來減少文件多個版本修改不一致或誤傳問題，並完整的將團隊的知識文件進行保存、管理。
由此可見PChome內部先前可能沒有採用統一的協作工具，也並未進行文件管理，導致檔案版本格式不一，甚至誤用非最新版本的檔案，間接影響到團隊的工作成果。
3.統一內部通訊渠道
為了兼顧檔案上傳雲端、線上協作及分享的安全性及便利性，PChome選擇統一系統來管理檔案以及作為通訊的渠道，滿足視訊會議及傳送文字訊息溝通的需求。
4.導入專案管理、BPM系統
為提升跨部門溝通效率及進行專案追蹤，從主管及管理團隊開始將試行新導入的專案管理系統，並由MIS提供系統使用教學輔導員工使用。
原本員工的電腦若想安裝軟體，需要自行從文管系統下載紙本安裝申請單進行人工簽核流程，待BPM系統上線後即改為以電子方式申請簽核。
圖片來源：取自網家內部信
Lale辦公提供完整企業應用工具，解決內部溝通協同大小事
更換系統不純粹只是企業邁向數位轉型的過程，系統就如同一個企業的組織架構，可以幫助企業定義出團隊和企業文化之間全新的工作模式。Lale辦公整合了企業所需要的協作應用工具與通訊渠道，有效降低團隊在切換不同系統時所產生的適應及時間成本，協助企業團隊提升工作效率。
1.統一內部溝通渠道、重大事項公告
Lale辦公提供IM即時通訊及視訊會議系統，協助統一內部的溝通渠道，並匯集所有流程簽核進度、會議通知，系統可根據組織變動自動移除離職人員，確保傳輸檔案時的安全性，避免重要資訊外流。聊天室中的重要訊息可設為置頂公告，若有需對內部全體人員進行佈達的消息，也可另外利用公佈欄通知大家，促成企業想達到的資訊公開、透明。
2.採用文件管理系統確保版本一致性
透過文件管理系統，可統一管理檔案的版本，若內容需要更新，可先將文件簽出，上傳新的版本後更新版號，確保內容一致性，並根據不同人員賦予不同的可視權限，滿足跨部門、跨團隊的文件管制與資訊共享，利於團隊協作。
3.追蹤專案進度，強化團隊執行力與成效
專案管理是團隊協作中不可或缺的一部分，若採用Lale辦公中的專案管理系統，可紀錄各個專案執行的達成進度，以及投入的人力與成本，幫助管理者能夠適時調整人力配置，以利在期限內順利完成工作進度。
4.透過BPM系統將簽核流程數位化
企業內部有許多簽核流程，例如請假、出差、設備申請等等，若採用簽核流程系統不僅能夠加速人工的處理流程，更可以省去大量印刷的紙張，協助企業邁向數位化。
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瞭解Lale辦公-專為團隊協作打造的平台：https://lalework.flowring.com/LaleWork/
原文首發於「Lale快報」網站，原文頁面連結。
