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公務員日常不日常 Day101:挑戰成為隱形主辦之活動篇

2022/12/01閱讀時間約 7 分鐘
時間逼近,我繼續指揮大家做事。
「記得做活動的小卡。」我提醒單工弟,他乖巧應允,回座位趕工去。
「參加的農民都有聯繫了嗎?」我問小孟,她向我晃晃手中的話筒,點頭。
聽說接到電話的農友都以為是葉小姐打的,真是不好意思。我已經脫離電話聯繫這類基本工作了。
絕對不是因為我不想打電話。
「邀請卡做好了嗎?」我問職代妹,她誠惶誠恐的拿起貴賓名單,想問我的意見。我指向課長,示意她去求助。
課長縱橫本地多年,他比較了解在地耆老。……絕對不是因為我嫌這個任務太麻煩。
「葉子姐,小卡做好了。」優秀的單工弟將卡製作好的文件拿給我,但我一看就皺眉。
那是他自己設計的說明小卡,內容跟排版都沒問題,然而其解析度之低,讓我無法理解。
為什麼文字旁邊模糊模糊得像是盜來的圖片啊!
「我將說明寫好後截圖成圖片,再調整一排兩張。」單工弟認真的告訴我,渾然不覺哪裡有誤。
「有一種功能叫表格。」我深吸一口氣。
「咦?可是會有框線……」
……文書軟體給我打掉重練!
啊不是大學剛畢業?你的報告怎麼寫的!
我以為文書排版是基本常識,但顯然不是。
話說之前拍攝影片時,職代妹也有類似狀況。
我們拍攝是用手機拍,拍完後我將隨身碟丟給職代妹,請她將手機影片檔案存給我。
職代妹照做了,而我打開資料夾時,發現影片容量很小,不禁感嘆了一下iPhone的厲害。
不過影片怎麼有點糊?
「因為雲端傳不過去,我用LINE傳送再下載。可惜葉子沒有用iPhone,不然就airdrop給你了。」職代妹天真無邪的說。
「……」有種東西叫做傳輸線!
我默默押著職代妹,逼她重新傳輸一次檔案。
這次的影片大小跟畫質正常多了。
想著想著,忍不住感慨年代的差異。
啊不對,又沒差幾歲,我也很年輕。
有些我認為是常識的事情,或許對某些人來說是新知。就當互相切磋學習了。
就在如此指揮使喚、吵吵鬧鬧的日子之中,本就不長的籌備期結束,活動日將至。
拜託一定要一切順利!
活動前我誠心前往附近的廟宇拜拜,祈求活動順利。
「葉子你們一直很認真在這個地方辦活動、做推廣,沒問題的。」退休後在廟宇當志工的同仁笑著對我說。
沒錯,一定沒問題的。
當天。
同仁忙碌的將活動物品搬上車,分次載運到活動會場。幾名同仁在會場等待,依據箱子上頭的標示送到不同帳篷。
我滿意的看著大家動作,並重新審視了一下流程表。
活動最大的變數是市長。市長預計中午前後會過來,但從來沒有準時過。
記得有一年為了市長改了好幾次活動流程,這次我學乖了,讓市長超然於流程外。
管他幾點到,到了就致詞,然後把農友都揪上去來個大合照就好!
頒獎什麼的讓區長來就好。
我自信的點頭,看見區長此時抵達會場,趕緊上前向他再次確認時間表。
先前已經報告過一次了,這次只是再確認而已。
「區長,市長預計頒獎後抵達,到時就大合照……」
「讓市長頒獎。」區長如是下令。
……啊,我們前幾天不是這樣說的……
我眼神死。
平行宇宙事件已經發生太多次了,每次當長官說的話又不一樣時,我就只能安慰自己又遇到平行宇宙的長官。
但辦活動嘛,本來就知道不會這麼順利。
「我知道了。」我回答,轉身衝去找主持人重新調整流程表。
跟主持人對完流程,我看見舞臺組的小孟及接待組的職代妹,將她們喊過來,告知更正的流程。
兩位副組長鎮定的點頭,分頭去召集各自的小組員。
至於負責活動的單工弟……
我走到帳篷區,看見活動組的同仁們站在一旁,有些不知所措的模樣。而單工弟正迅速敏捷的在紙箱中翻找物品,將活動道具一一擺好。
「他都不交代給我們,一個人弄得好忙。」活動組組長——人事主任走到我身旁,悠悠說道。
哎呀,不是大家不幫忙,是他不會把工作交辦下去呀!
「喂,教大家怎麼做。」我制止單工弟繼續瞎忙下去。
好熟悉的感覺,曾經我也是一個人悶頭工作,也不好意思請他人幫忙。
一個人做事有一個人的好處,不會被自己雷到;然而團結力量大,總是要學著將工作分派下去。
眼角又瞄見區長走過去、還有掛名執行長的課長也經過,我拋下活動組,跑過去報告目前的進度。
「等等XXX長官會來,改讓他頒獎。」區長揮揮手,又瀟灑的下令了。
乾!又改!
「沒問題。」課長一本正經的承諾區長,轉頭給我一個鼓勵的眼神。
……知道啦!我立刻調整!
無限眼神死。
我認命繼續找各組調整細流,但也不忘提醒他們隨機應變。
因為活動嘛,不可能完全照流程走的吧!
果不其然,XXX長官抵達時,市長也到了——欸,竟然提早到!
頒獎緊急調整成讓市長頒獎,只見舞臺組的大家一陣慌亂,市長在台上東看西看,就是不知道自己要站哪裡。
啊……回去檢討報告寫不完啦……
我站在舞臺側邊,忽然感到一陣安詳。
隨意隨意,開心就好。
主持人重新掌握秩序是幾分鐘後的事,農友總算列好隊讓市長頒獎。
來去如風的市長致詞完畢、頒獎結束、大合照,離開。
看了一下手錶,再看了一下流程表,倒是完美接回原先的內容。
剛剛其實是一場夢吧!
「接下來照原訂流程走。」我告訴主持人及副組長們,大家都露出豁然開朗的表情。
果然市長才是最大的亂源啊!
下午的水果人氣獎投票順利進行著,雖然場面一度混亂,但仍在可控範圍內。
這些活動就交給副組長去忙碌即可,我溜到帳篷區,默默吃起便當。
「你身為主辦,怎麼看起來那麼悠哉啊?」一位活動組組員詫異的看我,語氣有些半開玩笑道。
這是我今天聽到最悅耳的話了。
雖然在市長來之前,為了調整行程暈頭轉向了一會,但流程順了之後,還真的沒有我的事。
副組長各自照著流程表行動,不再有人一直拉著我問問題,大家都知道該負責的工作是什麼。有問題也會優先詢問副組長們。
這是我想要成為的,沒有存在感的主辦!
「大會報告、大會報告,葉XX請到服務台。再重複一次,……」
……為什麼用麥克風播報我的名字啊啊啊!
看來我離隱形主辦還有一段路要走。
到服務台處理完小小的突發狀況後,我環顧整個會場,感受著熱鬧的氛圍。
有人潮耶,雖然不算多,但他們都選擇來到這裡逛逛耶。
這是我、還有大家一起合力舉辦的活動喔!
好久沒有這樣的成就感了。
雖然辦活動很累人,但很好玩。
「葉小姐辛苦了!」在其中一個帳篷的農二代笑著對我招手。協會理事長正在舞臺前為了人氣獎活動而忙碌,身為兒子的農二代就在展售攤位負責顧攤。
這個活動也是農二代協助規劃出來的,感恩再感恩。
「大家的反應還不錯,希望這次可以是『第一屆』,未來成為本地指標的活動。」農二代熱情的說。
當、當然。
我想起稍早的混亂,只希望區長不要太介意,然後回公所罵爆我,以後不准我辦活動。
欸?這樣好像也不錯吼?
「謝謝公所為了本地農業盡心盡力。」幾個農友也圍過來,紛紛告訴我他們的感想與感謝。
「應該的。」我趕緊回答。
這樣一個小小的活動真的有改變什麼嗎?
知名度和以往一樣,銷售狀況也普普通通。甚至有的遊客看看就走了。
但只要還有預算、還有辦活動的可能性,我們就會繼續嘗試下去吧。
傍晚時分,在主持人的謝幕中,活動圓滿結束。
「好、累!」單工弟癱在椅子上,身上有陰影斜線還有怨氣。
「我也很累啊!快來搬東西!」職代妹戳戳他,不齒的說。
「……」小孟一整天在舞臺不斷指揮組員,已經沒聲音了。
「謝謝你們,辛苦了!」看著他們,我發自內心感謝。
這不是我一個人的活動,是有大家才能順利完成的活動。
以前的我學習一個活動的構成,現在的我學會如何詳細分工、讓活動更加精緻。
至於未來呢?
時候到了就知道了。
菜鳥公務員一枚,現任職於南部某地方公所農業課,過著每天跟農民拼命、拼感情的日子。在這裡紀錄生活,但是很怕被主管抓包。如果哪一天不再更新,可能是被抓去政風室泡茶聊天了。
野豬路上跑?野鳥被毒死?菜鳥公務員充滿糾結的每一天。
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