RPA 專案｜面試邀約信也能 RPA？專案語法大公開
2022/12/12閱讀時間約 10 分鐘
你是否曾經想過，要將自己的工作內容或部門某些作業流程進行自動化呢？
RPAI 數位優化器先前分享我們如何協助知名外商科技公司的人資同仁 Hugo 透過導入 RPA 進行業務流程自動化，協助其處理面試信件寄送、安排會議等事宜。今天，接著分享的是我們如何透過 UiPath 來完成這個專案並滿足 Hugo 的需求，以及自動化流程開發過程中所遇到的問題與解決方法分享！
小提醒：建議你先閱讀以下這篇文章，才能夠對本次專案內容有更多理解！
RPA 專案｜面試邀約信也能 RPA？人力資源流程自動化經驗分享
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前言
原先的工作流程中，Hugo 有一個 Excel 活頁簿，裡面記錄了公司希望邀約面試者的所有資訊（資料欄位請見圖一），他與這些面試者聯繫並敲定面試時間後，就會使用 Outlook 來安排會議時間，並撰寫一封正式的電子郵件，裡面包含姓名、面試職缺、面試時間、公司簽署文件、專屬會議連結等重要資訊，再個別寄出給所有面試者。
可想而知的是，雖然電子郵件有固定的模板可以使用，然而 Hugo 必須先在 Excel 找到該位面試者的資訊，然後不斷在多個畫面視窗之間進行切換、複製、貼上，接著再切換，再複製、再貼上，來完成每一封客製化的電子信件，尤其求職季一到，Excel 中有海量的面試者資料，Hugo 在反覆複製、貼上的過程中若是少打一個英文字母，或是遺漏任何一筆資料，都會造成後續作業上的麻煩，因此也非常考驗他個人的專注力與細心程度，更別提每月需要花 7 - 8 小時來處理這些重複而相對繁瑣的工作。
總結來說，Hugo 平時與面試者預約面試時間的流程大致分為三個主要步驟，本次專案的開發重點在第二點和第三點。這次我們所使用的 UiPath 版本為 2022.10.3：
- 將公司希望邀約面試者的資料輸入於 Excel 中
- 透過 Outlook 產生每個面試者的專屬會議連結
- 將會議連結與健康調查問卷等三個附件寄出給面試者
依序為面試日期、應徵職缺、隸屬哪一個團隊、面試起始時間、面試結束時間 、中文姓名、英文姓名、手機、電子信箱、教育程度、工作經歷、備註、寄信與否和會議連結。
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挑戰一：從 Outlook 改用 Microsoft Teams
首先，我們要解決的第一個問題是：如何利用 UiPath 在 Outlook 預約會議，並且把會議連結分享給面試者。
1.a UiPath 中原本就有提供相關的功能和套件，例如：Microsoft Team Scope（需要先下載 Packages - Microsoft Team）、Calender（需要先下載 Packages - Microsoft Office 365），不過由於 Microsoft Azure 需要付費才能取得金鑰並將 UiPath 跟 Azure 進行串聯，所以現階段較無法採取這個做法。
因此，我們在流程設計時選擇改用 Microsoft Teams 中提供的行事曆功能，來取代 Outlook 進行預約面試，並且使用 UiPath 的 Selector 功能，搭配 Start Process、Click、Type Into、Click Image 等功能來完成預約時間並產生會議連結的流程開發。
比較特別的是，我們也考量到每個應用程式在執行時，每台電腦記憶體容量的效能不同，開啟應用程式可能會需要等待幾秒鐘時間、Type Into 也會需要一點時間，因此我們也在每一個 Activity 之間插入了 Delay 這項功能，來增加動作和動作之間的時間差，以確保每個動作能夠完整地被執行。
1.b 我們將 Excel 表中原本的面試時間欄位，從單一儲存格格式「09：00 - 10：00」修改成兩個儲存格欄位（請見圖一的「From」和「To」）。這樣做除了讓 RPA 機器人得以擷取時間點資訊，並輸入到 Microsoft Teams 之外（如圖三），由於 Excel 儲存格是時間格式，因此 UiPath 讀取進來後，還必須轉成文字格式，才能讓 Type Into 順利執行。
挑戰二：如何讓 RPA 自動完成客製化信件
接下來，第二個部分的問題是我們要如何利用 UiPath 所具備的功能，讓機器人將 Excel 的各個欄位內容複製，並於信件內容的對應欄位中貼上呢？
而下圖四的反灰文字代表變數，會自動對應到 Excel 的各個欄位，而 UiPath 在執行流程時，就會根據 Excel 中每一列內容自動帶入，完成客製化信件內容。
流程開發延伸討論
基本上，我們克服了以上兩點挑戰之後，所開發出的 RPA 機器人就已經可以達到 Hugo 原先的需求，不過我們也想和各位過程中值得討論的幾個開發問題：
- 告訴 UiPath 哪些面試者的信件已經寄出：
我們先前都只針對的是單一列（也就是單一面試者）的情況進行說明，接著利用 For Each Row in DataTable 功能才得以製造迴圈並且完成批量工作。
不過，業主原先的習慣就是從頭到尾只使用一個 Excel 活頁簿，因此在流程規劃上，我們也必須要讓 UiPath 區分每次執行機器人時，哪些面試者的信件已經寄出，而哪些又是機器人接下來需要處理的資料。
因此，我們新增了兩個欄位「Sent」和「Team Link」，作為 IF 流程控制的判斷標準，讓機器人得以判斷哪些面試者的信件尚未寄出，請見圖一。
2. 一次產生所有會議連結，再一次寄出所有信件
另外，我們在流程開發的過程中，也開始從另一個角度去思考如何執行自動化流程：要讓 UiPath 一次產生所有面試者的專屬會議連結，再一次全部寄出信件？還是一次產生一個面試者的會議連結並且寄出信件，接著在處理第二個面試者的會議連結與信件呢？我們目前無法從官方文件得知，兩種方法背後所需的電腦運算資源會如何分配，也尚未有明確答案，不過我們內部的測試結果發現：前者花的時間其實是比較少的，因此在這次專案中，我們也使用兩個迴圈，讓 UiPath 一次產生所有面試者的專屬會議連結，再一次全部寄出信件，請參考圖二。
3. 人機協作、新增功能以降低操作風險
我們目前完成的人力資源流程自動化機器人其實算是第一個版本，可以想見的是我們可以仰賴 RPA 完成會議連結產生與寄送面試信件，不過要如何做到完全信任電腦同時也降低操作風險，因此我們除了可以多做一些防呆流程，例如透過人機協作，由使用者輸入今日需要處理的資料筆數，與機器人計算今日處理的資料筆數進行對照，來確認是否一致，也可加入許多額外功能來提升安全性，因此也期待 Hugo 後續的回饋分享，可以幫助我們持續優化與提升相關功能。
結語與心得
我們認為，這次有機會能夠接觸業界實務，了解實際工作場域的自動化自動化需求，進而完成流程自動化開發，真的是收穫滿滿，而 UiPath 有許多更為精細的功能，很難在這篇文章中交代清楚每個細節，不過身為開發者的我們，還是希望透過這個系列文章的分享，讓大家能了解 RPA 在工作場域上的實際運用與益處。
整體來說，這次專案可為 Hugo 的日常工作帶來以下成效：
- 資料搬運不再出錯：
過去 Hugo 需要在 Outlook 或 Microsoft Team 取得會議連結，先將連結複製並在 Excel 表格中貼上，之後要寄信時，再將連結複製並貼到信件當中，過程中可能會發生內容複製錯誤、貼上時少一個英文字母等種種可能，不過透過 RPA 將此部分流程進行自動化後，資料搬運的出錯機率相較於人力搬運將會降至零。 - 人機協作提升工作效率：
Hugo 與 RPA 機器人一起工作，只要設定成在背景執行，就可以同時在電腦上進行其他工作，或是離開位置去開會等等，甚至下班時間也可以讓電腦自動執行，每月省下的 7 - 8 個小時就可以拿來從事其他創造性、思考性的工作內容任務。
針對這次專案，如果你有其他想進一步了解或討論的部分，都歡迎在底下留言和我們分享或討論，如果你也想在自己的工作流程中導入 RPA 以實現自動化，也都歡迎私訊與我們聊聊，那我們就下個專案見囉！
讓我們一起由簡單開始，成就不簡單！
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這次的分享到此告一段落，想了解更多 RPA + AI 與數位轉型的最新趨勢與觀點、RPA 軟體功能介紹及實務應用案例，也歡迎追蹤 RPAI 數位優化器的社群和我們交流互動，我們下次見！
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