RPA 專案|面試邀約信也能 RPA?專案語法大公開

閱讀時間約 10 分鐘
你是否曾經想過,要將自己的工作內容或部門某些作業流程進行自動化呢?
RPAI 數位優化器先前分享我們如何協助知名外商科技公司的人資同仁 Hugo 透過導入 RPA 進行業務流程自動化,協助其處理面試信件寄送、安排會議等事宜。今天,接著分享的是我們如何透過 UiPath 來完成這個專案並滿足 Hugo 的需求,以及自動化流程開發過程中所遇到的問題與解決方法分享!
小提醒:建議你先閱讀以下這篇文章,才能夠對本次專案內容有更多理解!
RPA 專案|面試邀約信也能 RPA?人力資源流程自動化經驗分享
在開始閱讀正文之前,也別忘了先追蹤我們的 臉書粉絲專頁方格子帳號

前言

原先的工作流程中,Hugo 有一個 Excel 活頁簿,裡面記錄了公司希望邀約面試者的所有資訊(資料欄位請見圖一),他與這些面試者聯繫並敲定面試時間後,就會使用 Outlook 來安排會議時間,並撰寫一封正式的電子郵件,裡面包含姓名、面試職缺、面試時間、公司簽署文件、專屬會議連結等重要資訊,再個別寄出給所有面試者。
可想而知的是,雖然電子郵件有固定的模板可以使用,然而 Hugo 必須先在 Excel 找到該位面試者的資訊,然後不斷在多個畫面視窗之間進行切換、複製、貼上,接著再切換,再複製、再貼上,來完成每一封客製化的電子信件,尤其求職季一到,Excel 中有海量的面試者資料,Hugo 在反覆複製、貼上的過程中若是少打一個英文字母,或是遺漏任何一筆資料,都會造成後續作業上的麻煩,因此也非常考驗他個人的專注力與細心程度,更別提每月需要花 7 - 8 小時來處理這些重複而相對繁瑣的工作。
總結來說,Hugo 平時與面試者預約面試時間的流程大致分為三個主要步驟,本次專案的開發重點在第二點和第三點。這次我們所使用的 UiPath 版本為 2022.10.3:
  1. 將公司希望邀約面試者的資料輸入於 Excel 中
  2. 透過 Outlook 產生每個面試者的專屬會議連結
  3. 將會議連結與健康調查問卷等三個附件寄出給面試者
圖(一)為資料欄位示意圖。
依序為面試日期、應徵職缺、隸屬哪一個團隊、面試起始時間、面試結束時間 、中文姓名、英文姓名、手機、電子信箱、教育程度、工作經歷、備註、寄信與否和會議連結。
如果你也想開始學習 RPA,踏出邁向流程自動化的第一步,
歡迎加入「零基礎快速學習 RPA-利用 UiPath 建構自動化機器人」線上課程!課程優惠只到 2024 年 2 月 5 日,歡迎點擊連結了解看看:https://mastertalks.tw/products/rpa-uipath?ref=RPARPA

挑戰一:從 Outlook 改用 Microsoft Teams

圖(二)是全部流程概要,在主要流程(Main Sequence)中分成兩個小流程(Sequence),分別有各自的迴圈,為了判斷新、舊資料因此也加入 If 的流程控制,來判斷 Sent 欄位和 Teams Link 欄位是否有被註記。
首先,我們要解決的第一個問題是:如何利用 UiPath 在 Outlook 預約會議,並且把會議連結分享給面試者。
1.a UiPath 中原本就有提供相關的功能和套件,例如:Microsoft Team Scope(需要先下載 Packages - Microsoft Team)、Calender(需要先下載 Packages - Microsoft Office 365),不過由於 Microsoft Azure 需要付費才能取得金鑰並將 UiPath 跟 Azure 進行串聯,所以現階段較無法採取這個做法。
因此,我們在流程設計時選擇改用 Microsoft Teams 中提供的行事曆功能,來取代 Outlook 進行預約面試,並且使用 UiPath 的 Selector 功能,搭配 Start Process、Click、Type Into、Click Image 等功能來完成預約時間並產生會議連結的流程開發。
比較特別的是,我們也考量到每個應用程式在執行時,每台電腦記憶體容量的效能不同,開啟應用程式可能會需要等待幾秒鐘時間、Type Into 也會需要一點時間,因此我們也在每一個 Activity 之間插入了 Delay 這項功能,來增加動作和動作之間的時間差,以確保每個動作能夠完整地被執行。
1.b 我們將 Excel 表中原本的面試時間欄位,從單一儲存格格式「09:00 - 10:00」修改成兩個儲存格欄位(請見圖一的「From」和「To」)。這樣做除了讓 RPA 機器人得以擷取時間點資訊,並輸入到 Microsoft Teams 之外(如圖三),由於 Excel 儲存格是時間格式,因此 UiPath 讀取進來後,還必須轉成文字格式,才能讓 Type Into 順利執行。
由於我們是使用 Selector 的方式圈選、定位,非常仰賴應用程式的一致性,發現 Microsoft Team的介面會因為註冊的帳號不同有所不同,圖(三)為這次設計時所用的 Microsoft Team介面。

挑戰二:如何讓 RPA 自動完成客製化信件

接下來,第二個部分的問題是我們要如何利用 UiPath 所具備的功能,讓機器人將 Excel 的各個欄位內容複製,並於信件內容的對應欄位中貼上呢?
此時,我們可以利用 Create HTML Content 功能來建立客製化信件內容,並會自動轉成 HTML 語法,再搭配 Send SMTP Mail Message 功能寄出信件即可。
而下圖四的反灰文字代表變數,會自動對應到 Excel 的各個欄位,而 UiPath 在執行流程時,就會根據 Excel 中每一列內容自動帶入,完成客製化信件內容。

流程開發延伸討論

基本上,我們克服了以上兩點挑戰之後,所開發出的 RPA 機器人就已經可以達到 Hugo 原先的需求,不過我們也想和各位過程中值得討論的幾個開發問題:
  1. 告訴 UiPath 哪些面試者的信件已經寄出:
我們先前都只針對的是單一列(也就是單一面試者)的情況進行說明,接著利用 For Each Row in DataTable 功能才得以製造迴圈並且完成批量工作。
不過,業主原先的習慣就是從頭到尾只使用一個 Excel 活頁簿,因此在流程規劃上,我們也必須要讓 UiPath 區分每次執行機器人時,哪些面試者的信件已經寄出,而哪些又是機器人接下來需要處理的資料。
因此,我們新增了兩個欄位「Sent」和「Team Link」,作為 IF 流程控制的判斷標準,讓機器人得以判斷哪些面試者的信件尚未寄出,請見圖一。
2. 一次產生所有會議連結,再一次寄出所有信件
另外,我們在流程開發的過程中,也開始從另一個角度去思考如何執行自動化流程:要讓 UiPath 一次產生所有面試者的專屬會議連結,再一次全部寄出信件?還是一次產生一個面試者的會議連結並且寄出信件,接著在處理第二個面試者的會議連結與信件呢?我們目前無法從官方文件得知,兩種方法背後所需的電腦運算資源會如何分配,也尚未有明確答案,不過我們內部的測試結果發現:前者花的時間其實是比較少的,因此在這次專案中,我們也使用兩個迴圈,讓 UiPath 一次產生所有面試者的專屬會議連結,再一次全部寄出信件,請參考圖二。
3. 人機協作、新增功能以降低操作風險
我們目前完成的人力資源流程自動化機器人其實算是第一個版本,可以想見的是我們可以仰賴 RPA 完成會議連結產生與寄送面試信件,不過要如何做到完全信任電腦同時也降低操作風險,因此我們除了可以多做一些防呆流程,例如透過人機協作,由使用者輸入今日需要處理的資料筆數,與機器人計算今日處理的資料筆數進行對照,來確認是否一致,也可加入許多額外功能來提升安全性,因此也期待 Hugo 後續的回饋分享,可以幫助我們持續優化與提升相關功能。

結語與心得

我們認為,這次有機會能夠接觸業界實務,了解實際工作場域的自動化自動化需求,進而完成流程自動化開發,真的是收穫滿滿,而 UiPath 有許多更為精細的功能,很難在這篇文章中交代清楚每個細節,不過身為開發者的我們,還是希望透過這個系列文章的分享,讓大家能了解 RPA 在工作場域上的實際運用與益處。
整體來說,這次專案可為 Hugo 的日常工作帶來以下成效:
  1. 資料搬運不再出錯:
    過去 Hugo 需要在 Outlook 或 Microsoft Team 取得會議連結,先將連結複製並在 Excel 表格中貼上,之後要寄信時,再將連結複製並貼到信件當中,過程中可能會發生內容複製錯誤、貼上時少一個英文字母等種種可能,不過透過 RPA 將此部分流程進行自動化後,資料搬運的出錯機率相較於人力搬運將會降至零。
  2. 人機協作提升工作效率:
    Hugo 與 RPA 機器人一起工作,只要設定成在背景執行,就可以同時在電腦上進行其他工作,或是離開位置去開會等等,甚至下班時間也可以讓電腦自動執行,每月省下的 7 - 8 個小時就可以拿來從事其他創造性、思考性的工作內容任務。
針對這次專案,如果你有其他想進一步了解或討論的部分,都歡迎在底下留言和我們分享或討論,如果你也想在自己的工作流程中導入 RPA 以實現自動化,也都歡迎私訊與我們聊聊,那我們就下個專案見囉!
讓我們一起由簡單開始,成就不簡單!
如果你/妳喜歡這篇文章,歡迎點點愛心或留言,讓我們相互交流和成長!
這次的分享到此告一段落,想了解更多 RPA + AI 與數位轉型的最新趨勢與觀點、RPA 軟體功能介紹及實務應用案例,也歡迎追蹤 RPAI 數位優化器的社群和我們交流互動,我們下次見!
🚀 Instagram:RPAI 數位優化器
🚀 臉書粉絲專頁:RPAI 數位優化器
🚀 YouTube 頻道:RPAI 數位優化器
為什麼會看到廣告
avatar-img
123會員
107內容數
我們是以「機器人流程自動化(RPA)」結合「人工智慧(AI)」為主題的中文學習社群,旨在分享 RPA + AI 的學習資源、應用實例和最新發展趨勢,讓工作者透過自動化工具的有效應用,創造數位優化與轉型契機,讓我們一起由簡單開始,成就不簡單!
留言0
查看全部
avatar-img
發表第一個留言支持創作者!
RPAI 數位優化器 的其他內容
你是否曾經想過,要將自己的工作內容或部門某些作業流程進行自動化呢?RPA數位優化器這次要分享我們如何協助知名外商科技公司的人資同仁透過導入RPA進行業務流程自動化, 協助其處理面試信件寄送、安排會議等事宜,以下會分為釐清專案流程和目的、RPA流程設計與困難解決、用戶評估和後續維護三個部分進行分享。
在位科技浪潮下,各大企業為了維持市場競爭力、突破現有營運瓶頸,紛紛打著「數位轉型」口號,強調透過創新技術的導入,提升營運效率、優化客戶體驗等,然而怎樣才算是實現真正的數位轉型?RPAI 數位優化器分享企業落實數位轉型的三個主要階段,以及RPA為什麼能作為觸發企業數位轉型的一大關鍵。
一直以來,RPA 相關的中文資源就相對稀缺,因此當 RPAI 數位優化器看到東吳大學李坤璋教授今年出版的〈RPA 入門與應用:機器人流程自動化〉時,除了第一時間下單購買,也很榮幸地約訪李教授並暢談一晚,因此這篇文章主要想和大家分享,我們當晚交流的三個核心觀點!
RPA 其實只是工作流程中許多工作模組的其中一個組成部分,相較之下更像是輔助工具,因此如果我們能將 RPA 與其他功能合併使用,自動化效果才能獲得最佳發揮,而這些共同構成的自動化流程就叫做 DPA(數位流程自動化),而今天 RPA 數位優化器將透過這篇文章來介紹 DPA 和 RPA 之間的差異!
今天 RPAI 數位優化器要來分享的是,被iThome 2022 CIO大調查評選為金融業 Top1 必備技能、金融業投入占比最高的 RPA(機器人流程自動化),如何為台灣各大金控所導入企業內部,以改善作業流程、降低人力與時間成本,最後也會分享我們對於這些案例的觀察小結!
機器人流程自動化(RPA)在台灣還是新興工具和概念,不過已有越來越多企業釋出相關職缺機會。如果想從事 RPA 相關工作,我們又該如何準備面試呢?RPAI 數位優化器參考了不少國外網路資源,以下分享幾個在 RPA 職缺面試時,國外應徵者經常碰到的 RPA 觀念問題:
你是否曾經想過,要將自己的工作內容或部門某些作業流程進行自動化呢?RPA數位優化器這次要分享我們如何協助知名外商科技公司的人資同仁透過導入RPA進行業務流程自動化, 協助其處理面試信件寄送、安排會議等事宜,以下會分為釐清專案流程和目的、RPA流程設計與困難解決、用戶評估和後續維護三個部分進行分享。
在位科技浪潮下,各大企業為了維持市場競爭力、突破現有營運瓶頸,紛紛打著「數位轉型」口號,強調透過創新技術的導入,提升營運效率、優化客戶體驗等,然而怎樣才算是實現真正的數位轉型?RPAI 數位優化器分享企業落實數位轉型的三個主要階段,以及RPA為什麼能作為觸發企業數位轉型的一大關鍵。
一直以來,RPA 相關的中文資源就相對稀缺,因此當 RPAI 數位優化器看到東吳大學李坤璋教授今年出版的〈RPA 入門與應用:機器人流程自動化〉時,除了第一時間下單購買,也很榮幸地約訪李教授並暢談一晚,因此這篇文章主要想和大家分享,我們當晚交流的三個核心觀點!
RPA 其實只是工作流程中許多工作模組的其中一個組成部分,相較之下更像是輔助工具,因此如果我們能將 RPA 與其他功能合併使用,自動化效果才能獲得最佳發揮,而這些共同構成的自動化流程就叫做 DPA(數位流程自動化),而今天 RPA 數位優化器將透過這篇文章來介紹 DPA 和 RPA 之間的差異!
今天 RPAI 數位優化器要來分享的是,被iThome 2022 CIO大調查評選為金融業 Top1 必備技能、金融業投入占比最高的 RPA(機器人流程自動化),如何為台灣各大金控所導入企業內部,以改善作業流程、降低人力與時間成本,最後也會分享我們對於這些案例的觀察小結!
機器人流程自動化(RPA)在台灣還是新興工具和概念,不過已有越來越多企業釋出相關職缺機會。如果想從事 RPA 相關工作,我們又該如何準備面試呢?RPAI 數位優化器參考了不少國外網路資源,以下分享幾個在 RPA 職缺面試時,國外應徵者經常碰到的 RPA 觀念問題:
你可能也想看
Google News 追蹤
Thumbnail
這個秋,Chill 嗨嗨!穿搭美美去賞楓,裝備款款去露營⋯⋯你的秋天怎麼過?秋日 To Do List 等你分享! 秋季全站徵文,我們準備了五個創作主題,參賽還有機會獲得「火烤兩用鍋」,一起來看看如何參加吧~
Thumbnail
11/20日NVDA即將公布最新一期的財報, 今天Sell Side的分析師, 開始調高目標價, 市場的股價也開始反應, 未來一週NVDA將重新回到美股市場的焦點, 今天我們要分析NVDA Sell Side怎麼看待這次NVDA的財報預測, 以及實際上Buy Side的倉位及操作, 從
Thumbnail
Hi 大家好,我是Ethan😊 相近大家都知道保濕是皮膚保養中最基本,也是最重要的一步。無論是在畫室裡長時間對著畫布,還是在旅途中面對各種氣候變化,保持皮膚的水分平衡對我來說至關重要。保濕化妝水不僅能迅速為皮膚補水,還能提升後續保養品的吸收效率。 曾經,我的保養程序簡單到只包括清潔和隨意上乳液
Thumbnail
專案管理師是專案團隊中的靈魂人物,負責規劃、執行和控制專案,以達成專案目標。一名優秀的專案管理師需要具備多項硬實力,才能帶領團隊克服挑戰,完成專案。那麼,專案管理師究竟需要哪些硬實力呢?一起來認識五項專案管理師必備的硬實力,並分享如何培養這些硬實力 專案管理師需要與不同的
Thumbnail
本文介紹了基礎建設碳管理專案管理的重點和行動建議,包括計畫慢行動快、模塊化設計、主動規劃與早期協作、持續改進與迭代、風險管理與數據驅動決策等。並提出了制定全生命週期的碳管理策略、強化供應鏈管理、投資於新技術、教育和培訓等建議。
Thumbnail
個人認為兩者間的關係其實是種光譜,自動化服務會加入AI,降低設計流程門檻、提高辨識功能;AI 服務會加入自動化,更落地的提供實質幫助,兩者逐步靠攏,公司再根據自身需求、情境找到相對應、最適合的利基工具。
Thumbnail
RPA自動化流程是現今企業極為重視的一項技術。透過自動化流程,我們能夠將那些重複且繁瑣的操作,使其自動進行。 本單元,Meiko想來跟同學一同探索如何透過自動化流程,自動寄送員工生日賀卡,讓RPA來輔助企業,簡化流程,釋放潛力 — 利用RPA為企業效率加分
Thumbnail
發現RPA技術的無限潛力!了解如何透過Robotic Process Automation(RPA)實現自動化,克服企業勞動力短缺的挑戰。我們分享RPA的優勢、限制以及選擇最適合您企業的軟體的關鍵評估指標。結合AI技術,為您的業務帶來效率和質量的提升。不要錯過這個關於RPA未來發展趨勢的深入指南!
Thumbnail
我們也推出了一項專案活動<RPA數位傳情|在聖誕節寄出一封時空信​>,希望透過 RPA來做一個類時空信的活動,因此本篇文,也希望和大家聊聊: 1. 為何要做這樣的專案活動 2. 為何學習 RPA很重要 3. 如何設計自己的 RPA機器人
Thumbnail
RPA 全名為 Robotic Process Automation,意即「機器人流程自動化」,是一種軟體服務, 可以將其想像成有位數位助手,在一旁紀錄我們如何進行電腦操作,並且加以模仿、學習,在建立其流程後,便可讓這個軟體執行我們剛剛示範的流程任務,進而有效節省我們人為處理的時間和心力。
Thumbnail
1. 子彈筆記、日誌、每日待辦清單checklist 把當天要做的進度列出來,如果有事情延後就挪到隔天繼續紀錄(用雲端文件打字複製項目很快,要搜尋以前的紀錄也很方便)。自己使用覺得的缺點是可能比較沒有大局觀(沒有設一個確切的完成時間,只能用體感估計)。優點就是能夠集中於當天要做的事,如果是主管處理事
Thumbnail
機器人流程自動化 RPA(Robotic Process Automation) 用最簡單的話來說,就是用電腦AI來取代企業工作流程中手動、低效、低產值的重複性工作,解放人類生產力和時間到更有價值的工作上。UiPath這家羅馬尼亞公司則是RPA這個領域的領頭羊,要在NYSE上市代號(PATH)
Thumbnail
俗話說好的開始是成功的一半。專案一開始也需要有個好的開頭,後續專案做起來才容易上軌道,而這個開頭就叫做啟動會議或是Kickoff meeting。
Thumbnail
這個秋,Chill 嗨嗨!穿搭美美去賞楓,裝備款款去露營⋯⋯你的秋天怎麼過?秋日 To Do List 等你分享! 秋季全站徵文,我們準備了五個創作主題,參賽還有機會獲得「火烤兩用鍋」,一起來看看如何參加吧~
Thumbnail
11/20日NVDA即將公布最新一期的財報, 今天Sell Side的分析師, 開始調高目標價, 市場的股價也開始反應, 未來一週NVDA將重新回到美股市場的焦點, 今天我們要分析NVDA Sell Side怎麼看待這次NVDA的財報預測, 以及實際上Buy Side的倉位及操作, 從
Thumbnail
Hi 大家好,我是Ethan😊 相近大家都知道保濕是皮膚保養中最基本,也是最重要的一步。無論是在畫室裡長時間對著畫布,還是在旅途中面對各種氣候變化,保持皮膚的水分平衡對我來說至關重要。保濕化妝水不僅能迅速為皮膚補水,還能提升後續保養品的吸收效率。 曾經,我的保養程序簡單到只包括清潔和隨意上乳液
Thumbnail
專案管理師是專案團隊中的靈魂人物,負責規劃、執行和控制專案,以達成專案目標。一名優秀的專案管理師需要具備多項硬實力,才能帶領團隊克服挑戰,完成專案。那麼,專案管理師究竟需要哪些硬實力呢?一起來認識五項專案管理師必備的硬實力,並分享如何培養這些硬實力 專案管理師需要與不同的
Thumbnail
本文介紹了基礎建設碳管理專案管理的重點和行動建議,包括計畫慢行動快、模塊化設計、主動規劃與早期協作、持續改進與迭代、風險管理與數據驅動決策等。並提出了制定全生命週期的碳管理策略、強化供應鏈管理、投資於新技術、教育和培訓等建議。
Thumbnail
個人認為兩者間的關係其實是種光譜,自動化服務會加入AI,降低設計流程門檻、提高辨識功能;AI 服務會加入自動化,更落地的提供實質幫助,兩者逐步靠攏,公司再根據自身需求、情境找到相對應、最適合的利基工具。
Thumbnail
RPA自動化流程是現今企業極為重視的一項技術。透過自動化流程,我們能夠將那些重複且繁瑣的操作,使其自動進行。 本單元,Meiko想來跟同學一同探索如何透過自動化流程,自動寄送員工生日賀卡,讓RPA來輔助企業,簡化流程,釋放潛力 — 利用RPA為企業效率加分
Thumbnail
發現RPA技術的無限潛力!了解如何透過Robotic Process Automation(RPA)實現自動化,克服企業勞動力短缺的挑戰。我們分享RPA的優勢、限制以及選擇最適合您企業的軟體的關鍵評估指標。結合AI技術,為您的業務帶來效率和質量的提升。不要錯過這個關於RPA未來發展趨勢的深入指南!
Thumbnail
我們也推出了一項專案活動<RPA數位傳情|在聖誕節寄出一封時空信​>,希望透過 RPA來做一個類時空信的活動,因此本篇文,也希望和大家聊聊: 1. 為何要做這樣的專案活動 2. 為何學習 RPA很重要 3. 如何設計自己的 RPA機器人
Thumbnail
RPA 全名為 Robotic Process Automation,意即「機器人流程自動化」,是一種軟體服務, 可以將其想像成有位數位助手,在一旁紀錄我們如何進行電腦操作,並且加以模仿、學習,在建立其流程後,便可讓這個軟體執行我們剛剛示範的流程任務,進而有效節省我們人為處理的時間和心力。
Thumbnail
1. 子彈筆記、日誌、每日待辦清單checklist 把當天要做的進度列出來,如果有事情延後就挪到隔天繼續紀錄(用雲端文件打字複製項目很快,要搜尋以前的紀錄也很方便)。自己使用覺得的缺點是可能比較沒有大局觀(沒有設一個確切的完成時間,只能用體感估計)。優點就是能夠集中於當天要做的事,如果是主管處理事
Thumbnail
機器人流程自動化 RPA(Robotic Process Automation) 用最簡單的話來說,就是用電腦AI來取代企業工作流程中手動、低效、低產值的重複性工作,解放人類生產力和時間到更有價值的工作上。UiPath這家羅馬尼亞公司則是RPA這個領域的領頭羊,要在NYSE上市代號(PATH)
Thumbnail
俗話說好的開始是成功的一半。專案一開始也需要有個好的開頭,後續專案做起來才容易上軌道,而這個開頭就叫做啟動會議或是Kickoff meeting。